Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения: образец

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения — архивный учётный документ, который перечисляет дела с длительным, но не постоянным сроком хранения. Ниже — образец по рекомендуемой форме из приложения № 11 к Правилам Росархива № 77 и пояснения, как её заполнить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Ромашка»

_____________ / П. П. Петров /

«16» января 2027 г.

Фонд № 1

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

за 2026 год

Опись № 3

Название раздела: Бухгалтерия

В данный раздел описи внесено 12 (двенадцать) дел с № 1 по № 12, в том числе литерные номера: нет; пропущенные номера: нет.

Наименование должности составителя описи: бухгалтер; подпись: ____________; расшифровка подписи: И. И. Иванова; дата: 16.01.2027.

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив): директор; подпись: ____________; расшифровка подписи: П. П. Петров; дата: 16.01.2027.

СОГЛАСОВАНО. Протокол ЭК структурного подразделения от 15.01.2027 № 1.

Составитель описи

Бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Руководитель архива (лицо, ответственное за архив)

Директор

____________ / П. П. Петров /

Что такое опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения — учётный документ архива организации. В неё включают дела, срок хранения которых больше 10 лет, но не является постоянным: например, бухгалтерские документы, кадровые приказы, договоры с длительным сроком.

Форму описи рекомендует приложение № 11 к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Правила действуют для государственных и муниципальных органов и организаций; коммерческие компании применяют эту форму как образец, закрепив её в своей инструкции по делопроизводству.

Какие дела вносить в опись

Дела с одинаковым сроком хранения свыше 10 лет, но не постоянного хранения.
Документы, которые уже описаны в номенклатуре дел и хранятся в архиве организации.
Каждое дело — отдельная строка с индексом, заголовком, крайними датами, сроком хранения и количеством листов.
Дела постоянного хранения в эту опись не включают — для них составляют опись дел постоянного хранения.
Документы по личному составу, как правило, описывают отдельной описью по личному составу.

Как заполнить опись

Подготовьте шапку. Укажите наименование организации, фонд, номер описи, год. Утверждает опись руководитель организации или уполномоченное лицо.
Заполните таблицу. В графы 1–7 внесите номер по порядку, индекс дела, заголовок, крайние даты, срок хранения, количество листов и примечания. Если дел много, разбейте таблицу на разделы по структурным подразделениям.
Подведите итог по разделу. После каждой таблицы укажите, сколько дел внесено (цифрами и прописью), их номера, литерные и пропущенные номера.
Поставьте подписи. Опись подписывает составитель и руководитель архива (лицо, ответственное за архив), с расшифровкой и датой.
Согласуйте с экспертной комиссией. Если в организации есть экспертная комиссия, опись согласуют протоколом ЭК структурного подразделения.

Частые ошибки

В опись попадают дела постоянного хранения — для них нужна отдельная опись.
Не указывают крайние даты или срок хранения — опись теряет учётное значение.
В итоговой записи пишут только цифру без расшифровки прописью — по форме нужны оба варианта.
Забывают про литерные и пропущенные номера — их указывают отдельной строкой, даже если их нет.
Опись подписывает только составитель, без руководителя архива или уполномоченного лица.

Частые вопросы

Чем опись дел временного (свыше 10 лет) хранения отличается от описи дел постоянного хранения?

В опись временного хранения включают дела со сроком хранения больше 10 лет, но не постоянным. Опись постоянного хранения — отдельный документ для дел, которые хранят бессрочно.

Обязательна ли такая опись для коммерческой организации?

Правила Росархива № 77 обязательны для государственных и муниципальных органов и организаций. Коммерческая компания может применять рекомендуемую форму как образец, если закрепит её в своей инструкции по делопроизводству или положении об архиве.

Нужно ли согласовывать опись с экспертной комиссией?

Форма предусматривает гриф согласования протоколом экспертной комиссии структурного подразделения. Если в компании такая комиссия создана, опись согласуют; если нет — этот блок не заполняют.

Кто утверждает опись?

Руководитель организации или уполномоченное им лицо. В шапке указывают наименование организации и фонда, ставят подпись и дату.

Что писать в графе «Примечания»?

Сведения, которые помогают понять особенности дела: например, о выделении дела к уничтожению после истечения срока, о передаче в другой архив или о наличии особых документов. Если примечаний нет, графу оставляют пустой.

Когда архивные описи собираются вручную

Чтобы описи и акты собирались по шаблону

Опись дел, акт о выделении к уничтожению, номенклатура дел — рутинные документы, которые отнимают время у бухгалтера и делопроизводителя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют сроки хранения и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»