Служебная записка на приобретение принтера: образец

Служебная записка на приобретение принтера — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя согласовать покупку техники за счёт компании. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с обоснованием, суммой и приложениями.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о приобретении принтера для отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 14

В отделе продаж вышел из строя сетевой принтер: он не печатает документы на подпись клиентам, а ремонт сервисная компания оценила дороже нового устройства. Менеджеры вынуждены отправлять договоры в общий принтер бухгалтерии, из-за чего документы задерживаются на день и больше.

Прошу согласовать покупку одного лазерного принтера для отдела продаж стоимостью до 40 000 рублей за счёт бюджета отдела на ноябрь. Коммерческие предложения трёх поставщиков прилагаю.

Приложение: коммерческие предложения на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое служебная записка на приобретение принтера

Служебная записка — внутренний документ компании. Ею сотрудник обращается к руководителю: просит согласовать покупку принтера, картриджей или другой техники за счёт компании и объясняет, зачем она нужна.

Единой формы в законе нет. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Если в компании принята заявка на закупку, записка служит обоснованием к ней.

Что указать в служебной записке

Адресата: должность, название компании или отдела, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название документа и заголовок к тексту: «О приобретении принтера для отдела продаж».
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Обоснование: что случилось с текущей техникой и как это мешает работе.
Просьбу: какой принтер нужен, сколько их, предельная сумма и срок покупки.
Приложения: коммерческие предложения, счёт, акт о неисправности — на скольких листах.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на покупку принтера

Определите адресата. Пишите тому, кто распоряжается деньгами: генеральному директору, финансовому директору или руководителю отдела, если бюджет отдела у него.
Объясните причину. Первый абзац — факты: принтер сломался, ремонт невыгоден, печать в другом отделе тормозит работу. Без этого покупку не согласуют.
Опишите, что покупаете. Модель или требования к ней: лазерный, сетевой, двусторонняя печать. Так руководитель видит, что цена соответствует задаче.
Назовите сумму и срок. Предельная стоимость и дата, к которой техника нужна. Сумму подтвердите коммерческими предложениями.
Подпишите и передайте. Подпишите записку и передайте адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Нет обоснования: записка просит принтер, но не говорит, почему без него не обойтись.
Не указана сумма и модель — руководителю приходится переспрашивать, решение откладывается.
Нет коммерческих предложений: цену нечем подтвердить, и бухгалтерия не может проверить закупку.
Несколько покупок в одной записке: принтер, картриджи и бумагу лучше вынести в отдельные записки или в одну заявку с позициями.
Записку путают с заявкой: заявку оформляют по форме компании в системе закупок, а записка объясняет руководителю, зачем тратить деньги.

Частые вопросы

Чем служебная записка на принтер отличается от заявки на закупку?

Заявка — учётный документ по форме компании, её заводят в системе закупок и она идёт по процедуре. Служебная записка обращена к руководителю и объясняет причину покупки. Часто записку пишут первой, а заявку оформляют после согласования.

Обязательно ли прикладывать коммерческие предложения?

Закон этого не требует. Но без них нечем подтвердить цену, и руководитель или бухгалтерия могут попросить обоснование позже. Двух-трёх предложений от разных поставщиков обычно достаточно.

Можно ли написать служебную записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранят служебные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в своей номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда закупки и согласования съедают рабочий день

Чтобы заявки и записки собирались сами

Записки на технику, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»