Приказ о предоставлении документов в бухгалтерию в срок: образец

Приказ закрепляет, кто, какие документы и к какому числу приносит в бухгалтерию. Без него сроки сдачи первички держатся на памяти сотрудников, а закрытие месяца срывается. Ниже — образец приказа и бланк, который можно заполнить под свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

Приказ

о сроках предоставления документов в бухгалтерию

16 ноября 2026 г.

В целях своевременного формирования бухгалтерской и налоговой отчётности, достоверного учёта доходов и расходов и закрытия отчётного месяца в срок приказываю:

1. Утвердить Перечень документов, предоставляемых в бухгалтерию, и сроки их предоставления (приложение № 1 к настоящему приказу).

2. Руководителям подразделений и материально ответственным лицам сдавать в бухгалтерию первичные документы, авансовые отчёты и материальные отчёты в сроки, установленные приложением № 1.

3. Документы сдавать в бухгалтерию в бумажном виде с подписью ответственного лица либо в электронном виде через систему электронного документооборота с квалифицированной электронной подписью.

4. Главному бухгалтеру ежемесячно до 5-го числа сообщать руководителю компании о нарушении сроков сдачи документов.

5. Настоящий приказ вступает в силу с 1 декабря 2026 года. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен приказ о сроках сдачи документов

Бухгалтерия закрывает месяц по документам, которые принесли подразделения: накладные, акты, авансовые отчёты, материальные отчёты склада. Если документ приходит через неделю после события, расход попадает в другой период, а отчётность расходится с фактом.

Приказ устанавливает единый график: кто сдаёт, какие документы и к какому числу. Сотрудник видит срок и ответственность, а бухгалтерия получает основание требовать документы, а не напоминать о них каждый месяц.

Форму приказа закон не задаёт. Компания составляет его в свободной форме и прикладывает перечень документов со сроками — приложение к приказу.

Что включить в приказ

Перечень документов и сроки их сдачи — отдельным приложением к приказу.
Ответственных: руководителей подразделений, материально ответственных лиц, кладовщика, менеджеров, которые оформляют авансовые отчёты.
Форму сдачи: бумажный документ с подписью или электронный с квалифицированной подписью.
Порядок отчёта о просрочке: кто и к какому числу сообщает руководителю о нарушении сроков.
Дату вступления приказа в силу и того, кто контролирует исполнение.
Лист ознакомления: сотрудники, которых приказ касается, ставят подпись и дату.

Какие сроки поставить в приложении

Первичные документы по отгрузке и покупкам — не позже 2–3 рабочих дней после события или даты документа.
Авансовые отчёты — в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки или после дня, на который выданы деньги под отчёт.
Материальные отчёты склада и подотчётных лиц — ежемесячно до 3–5-го числа месяца, следующего за отчётным.
Табели и кадровые документы — до 1–2-го числа месяца, следующего за отчётным, если учёт кадров ведёт отдельное подразделение.
Закрывающие документы от контрагентов — до 5-го числа месяца, следующего за отчётным, чтобы бухгалтерия успела сверить расчёты.

Как оформить приказ

Приказ издаёт руководитель компании и подписывает сам. В шапке — название компании, номер и дата приказа, место издания. В тексте — распорядительная часть: что утвердить, кому сдавать документы, в какой форме и к какому сроку.

Перечень документов и сроков удобнее вынести в приложение № 1: таблица из трёх колонок — документ, кто сдаёт, срок. Приказ без приложения превращается в общую фразу, и сроки снова никто не соблюдает.

С приказом знакомят под подпись тех, кого он касается. Лист ознакомления хранят вместе с приказом: он подтверждает, что сотрудник знал срок.

Частые ошибки

Сроки в приказе не совпадают со сроками учётной политики и графиком документооборота — бухгалтерия и подразделения работают по разным правилам.
В приказе нет приложения с перечнем документов: сотрудник не понимает, что именно и когда сдавать.
Не назначен ответственный за контроль — приказ есть, а просрочки продолжаются.
Нет листа ознакомления: сотрудник говорит, что о сроке не знал.
Сроки поставили нереальными: документ требует подписи контрагента, а на сдачу дали один день.

Как приказ связан с учётной политикой

Сроки сдачи документов — часть графика документооборота, который компания закрепляет в учётной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Приказ о предоставлении документов в бухгалтерию в срок — рабочий инструмент: он доводит график до сотрудников и назначает ответственных.

Если правила меняются, приказ переиздают или оформляют новый с датой вступления в силу. Старый приказ отменяют отдельным пунктом, чтобы в компании не действовали два разных срока одновременно.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о сроках сдачи документов в бухгалтерию?

Закон не требует отдельного приказа именно об этом. Но график документооборота компания обязана закрепить в учётной политике по ст. 8 закона № 402-ФЗ, а приказ доводит сроки до сотрудников и даёт бухгалтерии основание требовать документы.

Кто подписывает приказ?

Руководитель компании. Главный бухгалтер визирует приказ и знакомится с ним под подпись, если приказ его касается.

Можно ли указать в приказе штраф за просрочку?

Штраф за нарушение внутреннего срока устанавливать нельзя. За дисциплинарный проступок работодатель вправе применить предусмотренное законом взыскание с соблюдением порядка статей 192–193 ТК. Условия премирования закрепляют в положении об оплате труда или трудовом договоре.

Нужно ли знакомить с приказом всех сотрудников?

Только тех, кого он касается: руководителей подразделений, материально ответственных лиц, менеджеров, которые оформляют авансовые отчёты. Остальные сотрудники документы в бухгалтерию не сдают.

Как часто пересматривать сроки?

Когда меняется структура подразделений, учётная система или график документооборота. Если изменений нет, приказ действует без срока и переиздаётся по необходимости.

Документы приходят вовремя, а месяц всё равно закрывается в спешке

Чтобы первичка собиралась без напоминаний

Приказ задаёт сроки, но напоминать о них, проверять комплектность и сверять суммы с договорами по-прежнему приходится вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают документы от подразделений, проверяют реквизиты и суммы, напоминают ответственным о сроке и приносят в бухгалтерию готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»