Заявка на аванс: образец и бланк

Заявка на аванс — внутренний документ, которым сотрудник или руководитель отдела просит выдать деньги вперёд: на командировку, закупку, подрядчику по договору. Ниже — бланк в Word и образец заполнения служебной записки на аванс.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от руководителя отдела закупок

И. И. Иванова

Служебная записка

о выдаче аванса на командировку

16 ноября 2026 г. № 27

С 24 по 27 ноября 2026 года отдел закупок проводит переговоры с двумя поставщиками в Екатеринбурге и на складе поставщика. Поездка согласована, билеты забронированы.

Прошу выдать аванс на командировку в размере 68 000 рублей: проезд, гостиница за три ночи и суточные. Авансовый отчёт сдам в течение трёх рабочих дней после возвращения.

Приложение: расчёт расходов на 1 л. в 1 экз., бронь гостиницы на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Руководитель отдела закупок

____________ / И. И. Иванов /

Что такое заявка на аванс

Заявка на аванс — просьба выдать деньги раньше, чем закрыт расчёт: до поездки, до поставки, до подписания акта. Внутри компании её оформляют служебной запиской на имя руководителя, который распоряжается деньгами, — генерального директора, финансового директора, а в небольших компаниях и главного бухгалтера.

Отдельной формы в законе нет. Компания закрепляет бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Письмо на аванс — то же самое, когда заявку пишут на фирменном бланке и адресуют контрагенту или в вышестоящую организацию: например, подрядчик просит аванс по договору. Для расчётов с внешними партнёрами чаще достаточно письма за подписью руководителя с реквизитами договора и счёта.

Что указать в заявке на аванс

Адресата: должность, название компании, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название и заголовок к тексту: о чём просьба, одной строкой.
Дату и регистрационный номер, если внутренние записки в компании регистрируют.
Сумму аванса цифрами и прописью и на что именно она нужна.
Срок, к которому деньги нужны, и дату, когда сдадите авансовый отчёт или закроете документы.
Основание: договор, счёт, бронь, согласованная смета — с номером и датой.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать заявку на аванс

Определите распорядителя денег. Пишите тому, кто подписывает платёж: генеральному или финансовому директору. Копию — в бухгалтерию.
Объясните, зачем аванс. Первый абзац — что предстоит и почему без денег вперёд это не сделать: поездка, предоплата поставщику, работа подрядчика.
Посчитайте сумму. Разложите её по статьям: проезд, проживание, суточные, предоплата. Приложите расчёт или счёт на эту сумму.
Назовите срок. Укажите, к какому числу нужны деньги и когда отчитаетесь за них.
Подпишите и передайте. Передайте записку адресату или в канцелярию, копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Просьба без суммы и срока: руководителю приходится переспрашивать, платёж уходит в следующий реестр.
Сумма не разложена по статьям — бухгалтерия не может проверить её по смете.
Нет основания: договора, счёта или брони, — и непонятно, кому и за что платить.
Не сказано, когда будет авансовый отчёт: деньги выданы, а закрывающих документов нет месяцами.
Заявку путают с заявлением на выплату зарплаты или отпускных: там другой предмет и другой порядок.

Частые вопросы

Чем заявка на аванс отличается от заявления на аванс?

Заявление пишет работник о своих выплатах — например, о части зарплаты или отпускных, — и оформляет его по правилам компании. Заявка на аванс — просьба выдать деньги на рабочие расходы: командировку, закупку, предоплату подрядчику. Предмет разный, поэтому и документы разные.

Можно ли оформить заявку на аванс письмом?

Можно. Если компания не требует бланка, письмо на аванс за подписью руководителя с суммой, назначением и реквизитами счёта решает ту же задачу. Для внешнего контрагента письмо удобнее записки: его отправляют на фирменном бланке.

Нужна ли печать на заявке?

Внутри компании нет: записку подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией. На письме внешнему контрагенту печать ставят, если компания её использует.

Облагается ли аванс НДФЛ и взносами?

Аванс на командировку или хозяйственные расходы — не доход работника, если он отчитается за него. Налоги считают с суммы, которая осталась у работника без оправдательных документов, — это уже доход.

Сколько хранят заявки на аванс?

Срок зависит от содержания: записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Когда заявки на аванс теряются между почтой и 1С

Чтобы заявки собирались и проверялись сами

Заявки на аванс приходят по почте, в мессенджерах и на бумаге. Каждую надо сверить со сметой и бюджетом, проверить основание и передать в платёжный реестр — на это уходит день, а деньги ждут.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие заявки, проверяют сумму и основание по вашим правилам и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»