Унифицированная форма Т-3: штатное расписание, бланк Excel

Штатное расписание по форме № Т-3 — таблица, в которой видно, какие должности есть в компании, сколько по ним ставок и сколько платят в месяц. Ниже — бланк в Excel и образец заполнения с расчётом итогов.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Форма по ОКУД 0301017, по ОКПО 12345678

Номер документа 4, дата составления 01.12.2026

УТВЕРЖДЕНО приказом организации от 01.12.2026 № 87

на период с 01.01.2027, штат в количестве 12 единиц

Штатное расписание

на 2027 год

01.12.2026 № 4

Структурное подразделение: отдел продаж, код 02. Должность: менеджер по продажам. Количество штатных единиц: 3. Оклад: 60 000 ₽. Надбавка за интенсивность: 5 000 ₽. Всего в месяц: 195 000 ₽.

Итого по документу: 12 штатных единиц, месячный фонд заработной платы 1 240 000 ₽.

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

____________ / Е. В. Васильева /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / Ю. В. Серебрякова /

Что такое форма Т-3

Унифицированная форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Это таблица, в которой перечислены структурные подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки, а также итог по каждой должности и по всему документу.

С 2013 года форма не обязательна: организация вправе утвердить своё штатное расписание. Но форму Т-3 по-прежнему берут за основу, потому что в ней уже есть все нужные графы и код по ОКУД 0301017.

Что заполнить в бланке

Наименование организации и код по ОКПО.
Номер документа и дату составления.
Реквизиты приказа, которым штатное расписание утверждено.
Период, на который действует расписание, и общее количество штатных единиц.
По каждой должности: структурное подразделение и его код, название должности, количество ставок, оклад, надбавки и итог в месяц.
Итоговую строку с месячным фондом заработной платы.
Подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Как заполнить форму Т-3

Заполните шапку. Укажите название компании, код по ОКПО, номер и дату документа. Впишите номер и дату приказа, которым утверждаете расписание.
Перечислите должности. Сгруппируйте должности по структурным подразделениям. В графе 2 укажите код подразделения, в графе 3 — должность, в графе 4 — количество штатных единиц. Неполную ставку покажите как 0,5 или 0,25.
Поставьте оклады и надбавки. В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку, в графах 6–8 — надбавки. Если надбавок нет, ставьте прочерк.
Посчитайте итог. В графе 9 итог за месяц по должности: (оклад + надбавки) × количество ставок. В строке «Итого» сложите все значения графы 9 — это месячный фонд заработной платы.
Подпишите. Расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Утверждает его руководитель компании отдельным приказом.

Как считать итоги

Графа 9 «Всего в месяц» считается по формуле: (графа 5 + графы 6–8) × графа 4. Например, если оклад 50 000 ₽, надбавка 5 000 ₽, а ставок 2, итог — 110 000 ₽.

В строке «Итого» сложите все значения графы 9. Полученная сумма — месячный фонд заработной платы. Она показывает, сколько компания тратит на оклады и надбавки за месяц, без страховых взносов и премий, которые в форме не отражаются.

Частые ошибки

В графе 4 указывают число штатных единиц, а не работников. Если на должности два человека по 0,5 ставки, в графе 4 пишут 1, а не 2.
Забывают прочерк в пустых графах надбавок — в пустой ячейке непонятно, нет надбавки или её не заполнили.
Не указывают период действия расписания: непонятно, с какой даты оно вводится.
Неверно считают итог: умножают на количество ставок только оклад, забывая надбавки.
Подписывает только руководитель, а главный бухгалтер и кадровик не ставят подписи — форма Т-3 предусматривает обе.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму Т-3?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны. Компания вправе утвердить свою форму штатного расписания. Форму Т-3 удобно взять за основу: в ней есть все нужные графы.

Кто утверждает штатное расписание?

Руководитель организации. Он издаёт приказ, в котором указывает дату введения расписания в действие и ответственных за подготовку. Сам бланк подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как показать неполную ставку?

В графе 4 укажите 0,5 или 0,25, в графе 5 — полный оклад по должности. Итог в графе 9 считается с учётом доли ставки: (оклад + надбавки) × 0,5.

Нужно ли вносить изменения в штатное расписание при повышении окладов?

Да. Изменения оформляют приказом и составляют новое штатное расписание или приложение с новыми окладами. Дату введения изменений указывают в приказе.

Сколько хранить штатное расписание?

Штатное расписание хранят в организации постоянно, если иное не установлено номенклатурой дел. Конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел компании.

Когда штатное расписание собирается вручную

Чтобы кадровые документы собирались сами

Штатное расписание, приказы и заявления отнимают время у кадровика и руководителя: каждую бумагу надо проверить, согласовать и подписать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»