Опись документов при увольнении сотрудника: образец

Опись документов при увольнении — перечень бумаг, которые работодатель передаёт работнику в последний день работы, с подписью работника об их получении. Закон её не требует, но она закрывает спор о том, выдали ли трудовую книжку и справки. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Работник: менеджер отдела продаж

И. И. Иванов

Опись документов, переданных работнику при увольнении

к трудовому договору от 12 марта 2024 г. № 17

16 ноября 2026 г.

При увольнении 16 ноября 2026 года по пункту 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ работнику переданы следующие документы:

1. Трудовая книжка серии ТК-IV № 1234567 — 1 экз. 2. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, — 1 экз. 3. Справка о доходах и суммах налога физического лица за 2026 год — 1 экз. 4. Выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р) — 1 экз. 5. Расчётный листок за ноябрь 2026 года — 1 экз.

Документы получил, претензий к составу и оформлению не имею.

Работник

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Документы передал

Специалист по кадрам

____________ / А. С. Петрова /

Зачем нужна опись документов при увольнении

Статья 84.1 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя в последний день работы выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если книжка ведётся электронно, и ознакомить его с приказом об увольнении. Другие документы, связанные с работой, выдают по письменному заявлению работника — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (статья 62 ТК РФ).

Опись эти обязанности не заменяет, но фиксирует, что именно и когда получил работник. Если он обратится в инспекцию труда или суд с жалобой, что трудовую книжку не выдали, подписанная опись станет доказательством обратного. Сам работник по ней проверяет, что получил все бумаги, и не возвращается за ними через месяц.

Что включить в опись

Трудовую книжку, если она ведётся на бумаге, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р при электронной книжке.
Сведения о заработке, если работник запросил связанные с работой документы. Для расчёта пособий СФР передаёт работодателю необходимые сведения электронно.
Справку о доходах и суммах налога физического лица за текущий год — по ней новый работодатель считает НДФЛ с начала года.
Расчётный листок за последний месяц с начисленной зарплатой и компенсацией за неиспользованный отпуск.
Копии документов, которые работник запросил письменно: приказов о приёме и увольнении, трудового договора, справок о стаже.
Выписку из раздела 3 расчёта по страховым взносам с персональными сведениями работника — если он запросил сведения за соответствующий период.

Как заполнить опись

Соберите документы до последнего дня работы. Проверьте, что трудовая книжка заполнена, вкладыш подшит, приказ об увольнении подписан. Справки закажите в бухгалтерии заранее: в день увольнения их печатают вместе с расчётным листком.
Заполните шапку. Укажите название компании, должность, фамилию и инициалы работника, дату составления. Если опись прикладывают к трудовому договору, добавьте его номер и дату.
Перечислите документы построчно. Каждую бумагу — отдельной строкой: название, реквизиты (серия и номер трудовой книжки, период, за который выдана справка), количество экземпляров. Оригиналы и копии помечайте отдельно.
Дайте работнику прочитать и подписать. Подпись работника подтверждает, что он получил всё перечисленное. Если он отказывается подписывать, составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей — он заменит подпись.
Подпишите со стороны работодателя. Опись подписывает тот, кто передаёт документы: специалист по кадрам, бухгалтер или руководитель. Один экземпляр остаётся в личном деле работника, второй — у работника.

Частые ошибки

В описи перечислены не все документы, которые работник запросил письменно: недостающие он вправе потребовать повторно, а работодатель — получить предписание инспекции труда.
Не указаны реквизиты справок: без периода и суммы невозможно доказать, что выдана именно та справка.
Опись подписана только работодателем: без подписи работника она не подтверждает передачу.
Трудовую книжку выдали без подписи в книге учёта движения трудовых книжек — опись этого не исправит, нужны обе записи.
Опись составили задним числом после жалобы работника: в суде такая бумага вызывает сомнения, лучше оформлять её в день увольнения.

Частые вопросы

Обязателен ли этот документ по закону?

Нет. Трудовой кодекс РФ не требует описи при увольнении. Её составляют по инициативе работодателя — для защиты от споров. Если работник письменно запросил документы по статье 62 ТК РФ, опись подтверждает, что запрос исполнен.

Что будет, если работник откажется подписывать опись?

Составьте акт об отказе подписать опись с подписями свидетелей. Если работник также отказался получать документы, отдельно зафиксируйте именно этот отказ. Отказ от подписи не освобождает работодателя от обязанности выдать документы.

Можно ли отправить документы почтой и указать это в описи?

Да, если работник не явился за трудовой книжкой или отказался её получить. Тогда работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться или согласиться на пересылку. В описи в этом случае укажите номер почтового отправления и дату.

Нужно ли включать в опись копию приказа об увольнении?

Только если работник её запросил. Приказ об увольнении работник и так видит под подпись — это отдельная обязанность по статье 84.1 ТК РФ. Копии приказов и договора выдают по письменному заявлению.

Сколько хранить опись?

Опись хранят в личном деле работника. Срок хранения личных дел — 50 лет, если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних документов (перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Когда увольнения превращаются в поток бумаг

Чтобы документы при увольнении собирались без ручной сверки

Каждое увольнение — это трудовая книжка, справки, расчётный листок, опись и подписи. В компании с текучкой кадровик тратит на это полдня, а ошибки в справках всплывают уже в инспекции труда.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят комплект документов по шаблону, сверяют данные работника с 1С и приносят кадровику готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»