Что такое приходный ордер

Приходным ордером называют два разных документа. Приходный кассовый ордер по форме КО-1 оформляют, когда в кассу поступают наличные. Приходный ордер на материалы по форме М-4 раньше составляли на складе, когда товар приходил без расхождений с накладной. Разбираю, как заполнять каждый и что от складского ордера осталось сейчас.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

по приходному ордеру № 14

Приходный кассовый ордер

форма № КО-1

16 ноября 2026 г.

Принято от: ООО «Василёк», ИНН 7701234567, по договору поставки № 5 от 01.11.2026.

Основание: оплата за поставленный товар по счёту № 87 от 10.11.2026.

Сумма: 45 000 руб. 00 коп. Сорок пять тысяч рублей 00 копеек. В том числе НДС 22 % — 8 114 руб. 75 коп.

Приложение: счёт № 87 от 10.11.2026 на 1 л.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Кассир

Кассир

____________ / П. П. Петров /

Приходный ордер — это два разных документа

В бухгалтерии приходным ордером называют приходный кассовый ордер: по нему в кассу компании принимают наличные — выручку, возврат подотчётных сумм, деньги из банка. Форму № КО-1 утвердил Госкомстат России постановлением от 18.08.1998 № 88, и она действует до сих пор.

На складе раньше был свой приходный ордер — по типовой межотраслевой форме № М-4 из постановления Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Его составляли, когда материалы приходили без расхождений с документами поставщика. С 2025 года в бюджетных учреждениях форма 0504207 отменена, а вместо неё оформляют акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448) или акт о приёмке товаров, работ, услуг (ф. 0510452). В коммерческих компаниях приёмку на склад оформляют актом или штампом на накладной поставщика — об этом ниже.

Что указать в приходном кассовом ордере

Наименование организации и её код по ОКПО.
Номер ордера и дату составления.
От кого приняты деньги: название контрагента или фамилия, инициалы, реквизиты документа.
Основание: договор, счёт, возврат подотчётной суммы.
Сумму цифрами и прописью, а также выделенный НДС или запись «без НДС».
Приложение: какие документы приложены.
Подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — руководителя, и кассира. Если кассовые операции ведёт и документы оформляет руководитель, достаточно его подписи.

Как заполнять приходный кассовый ордер: образец по шагам

Возьмите бланк КО-1. Ордер состоит из двух частей: сам приходный ордер и квитанция к нему. Квитанцию отдают тому, кто внёс деньги.
Заполните шапку. Напишите название организации, код по ОКПО, номер и дату. Нумерация сквозная с начала года.
Укажите плательщика и основание. В строке «Принято от» — кто вносит деньги. В строке «Основание» — договор, счёт или заявление.
Напишите сумму. Сумма цифрами и прописью, копейки — цифрами. Если есть НДС, выделите его отдельной строкой.
Подпишите и зарегистрируйте. Ордер подписывают главный бухгалтер или бухгалтер, при их отсутствии — руководитель, а также кассир. Если кассовые операции ведёт и документы оформляет руководитель, достаточно его подписи. Запись о приёме денег заносят в кассовую книгу по форме КО-4.

Приходный ордер на материалы: что с ним сейчас

Приходный ордер по форме М-4 применяли на складе, когда количество и качество материалов совпадали с данными поставщика. Если расхождения были, составляли акт о приёмке материалов по форме М-7. На массовые однородные грузы от одного поставщика за день допускали один ордер с записями на обороте.

Сейчас в коммерческих компаниях вместо отдельного ордера можно поставить на накладной поставщика штамп с теми же реквизитами, что и в приходном ордере, и присвоить очередной номер. Компания может закрепить порядок приёмки материалов и форму первичного документа с обязательными реквизитами в своей учётной политике. В бюджетной сфере с 2025 года форма 0504207 не применяется: приёмку оформляют актом 0510448 или 0510452.

Частые вопросы

Чем приходный кассовый ордер отличается от приходного ордера на материалы?

Приходный кассовый ордер по форме КО-1 оформляют на наличные деньги в кассе. Приходный ордер на материалы по форме М-4 относился к складу и подтверждал оприходование товара. Это разные документы с разными формами и разными местами хранения.

Обязателен ли приходный кассовый ордер, если деньги пришли на расчётный счёт?

Нет. ПКО нужен только при приёме наличных в кассу. Поступление на банковский счёт оформляют выпиской банка и платёжным поручением.

Можно ли заполнить приходный кассовый ордер от руки?

Да. Форма КО-1 допускает заполнение от руки или на компьютере. Главное — все обязательные реквизиты и подписи. Исправления в кассовых документах не допускаются.

Нужен ли приходный ордер на материалы в коммерческой компании?

Строгой обязанности применять именно форму М-4 нет. Компания может утвердить свой порядок приёмки: акт, штамп на накладной поставщика или приходный ордер. Выбранный способ закрепите в учётной политике.

Что делать, если при приёмке товара нашли расхождение с накладной?

Составьте акт о приёмке материалов по форме М-7 или свой акт, утверждённый в компании. В нём зафиксируйте фактическое количество и качество, а затем предъявите претензию поставщику.

Когда бумаги отнимают время у бизнеса

Пусть рутинные документы собираются сами

Приходные ордера, накладные и акты нужно оформлять каждый день. На небольших объёмах это делает бухгалтер или сам собственник, и на другое время не остаётся.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, сверяют суммы и реквизиты и готовят бумаги к подписи. Агент подключается к почте, CRM и 1С и проверяется на ваших реальных случаях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»