Запись о приеме в трудовой книжке: образец 2023

Запись о приёме в трудовую книжку делают по одной схеме: порядковый номер, дата, сведения о работе и ссылка на приказ. Ниже — заполненный образец приёма, перевода и увольнения и правила, по которым эти записи вносят.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ТК-IV № 1234567

Иванова Ирина Ивановна

14.03.1990

Трудовая книжка

сведения о работе

№ записи — 1 | Дата — 10.01.2023 | Сведения о работе — Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») | Принята в отдел продаж на должность менеджера | Приказ от 10.01.2023 № 3-к

№ записи — 2 | Дата — 01.06.2023 | Сведения о работе — ООО «Ромашка» | Переведена в отдел маркетинга на должность специалиста по маркетингу | Приказ от 01.06.2023 № 47-к

№ записи — 3 | Дата — 15.09.2023 | Сведения о работе — ООО «Ромашка» | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 15.09.2023 № 88-к

Заверяет специалист по кадрам

Специалист по кадрам

____________ / С. С. Сидорова /

Как выглядит запись о приёме

Запись о приёме занимает одну строку в разделе «Сведения о работе» и состоит из четырёх граф: порядковый номер, дата, сведения о работе и ссылка на документ-основание. Порядковый номер продолжает нумерацию записей в книжке и не прерывается при переходах между работодателями.

Дата в графе 2 — день, когда работник начал работу по трудовому договору, а не день издания приказа. Ссылку на приказ в графе 4 записывают так: «Приказ от 10.01.2023 № 3-к» — дата и номер приказа о приёме.

Что написать в каждой графе

Графа 1 — порядковый номер записи, сквозная нумерация по всей книжке.
Графа 2 — дата приёма в формате ДД.ММ.ГГГГ, она же дата начала работы.
Графа 3 — полное и сокращённое название компании в виде отдельной строки, затем запись о должности и подразделении: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».
Графа 4 — дата и номер приказа о приёме, на основании которого внесена запись.
Подраздел «Сведения о работе» заполняют чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, разборчиво, без сокращений, кроме общепринятых.

Как внести запись о приёме

Издайте приказ о приёме. Трудовой договор оформляют письменно, приказ работодатель издаёт по своему решению на основании договора.
Внесите запись в книжку. Запись о приёме вносят на основании приказа или иного решения работодателя не позднее пяти рабочих дней.
Сверьте название компании. Пишите наименование организации так, как оно указано в уставе и в ЕГРЮЛ, с сокращённым вариантом в скобках.
Заверьте запись. При увольнении записи, внесённые за время работы у данного работодателя, заверяют подписью работодателя или ответственного лица и печатью работодателя либо кадровой службы при её наличии.
Ознакомьте работника. Работник знакомится с записью под подпись в личной карточке; саму книжку он получает при увольнении.

Запись о переводе

При переводе на другую постоянную должность в графе 3 сначала повторяют название компании, затем пишут: «Переведена в отдел маркетинга на должность специалиста по маркетингу». Слово «переведена» согласуют с полом работника, должность указывают так, как она названа в штатном расписании и трудовом договоре.

Временный перевод на другую работу в трудовую книжку не вносят. Запись делают о переводе на другую постоянную работу, в том числе когда постоянным признан ранее оформленный временный перевод.

Запись об увольнении

Запись об увольнении содержит основание с точной ссылкой на норму Трудового кодекса: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Формулировку берут из приказа, а не придумывают заново.

Днём увольнения считают последний день работы. В этот день работник получает книжку с записью об увольнении, а если его нет на месте или он отказался получить книжку — работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо согласиться на пересылку по почте.

Частые ошибки

Запись о приёме делают на основании одного приказа, а ссылку в графе 4 ставят на другой — номер и дата должны совпадать.
Пишут должность не так, как в трудовом договоре и штатном расписании: расхождение создаёт спор о трудовой функции.
Ставят дату приказа вместо даты начала работы.
Забывают повторить название компании перед записью о переводе внутри организации.
Вносят запись о временном переводе, который в книжку не заносят.

Частые вопросы

Кто вносит запись о приёме в трудовую книжку?

Работодатель: руководитель организации, специалист по кадрам или другое уполномоченное лицо. Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, действующим до 01.09.2027.

Когда нужна бумажная трудовая книжка?

Лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют: сведения о работе ведут в электронном виде по статье 66.1 Трудового кодекса. Бумажную книжку продолжают вести тем, кто выбрал её до этой даты и не отказался.

Чем заверяют запись о приёме?

Отдельно заверять запись о приёме сразу после внесения не требуется. При увольнении записи за время работы у работодателя заверяют подписью работодателя или ответственного лица и печатью при её наличии.

Можно ли исправить ошибочную запись?

Да. В разделе «Сведения о работе» ошибочную запись не зачёркивают: под следующим номером пишут, что запись за соответствующим номером недействительна, затем вносят правильную запись и указывают её основание. Если ошибка в записи об увольнении, исправление делают по месту работы, где запись вносили, либо новым работодателем на основании официального документа.

Что делать, если работник потерял книжку?

По заявлению работника оформляют дубликат без записи о приёме на текущую работу: её вносят в дубликат заново на основании приказа. Остальные записи переносят из документов, подтверждающих стаж.

Когда кадровые бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы приказы и записи собирались сами

Приём, перевод и увольнение тянут за собой приказ, запись в книжке, личную карточку и уведомления. На потоке сотрудников это часы работы кадровика и риск расхождений между документами.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные работника с приказом и приносят кадровику готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»