Журнал входного контроля: образец заполнения 2023

Журнал входного контроля ведут на складе или в цехе: по нему видно, какая партия пришла, что в ней проверили, что приняли и что вернули поставщику. Ниже — бланк и заполненный образец по одной поставке.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Склад № 1, ул. Заводская, 12

Начат 11 января 2023 г.

Журнал входного контроля

учёт поступления и приёмки товара по качеству и количеству

Запись № 14 от 11 января 2023 г.

Поставщик ООО «Металлторг», счёт-фактура № 118 от 10.01.2023, накладная № 46 от 10.01.2023. Товар: лист стальной 2 мм, 40 листов. Принято по количеству — 40 листов, по качеству — 38 листов.

При проверке на двух листах обнаружены вмятины и следы коррозии. Составлен акт о браке № 3 от 11.01.2023, брак возвращён поставщику, в приёмке не принят.

Проверку провёл кладовщик Смирнов А. В., результаты принял начальник склада Кузнецов И. П.

Ответственный за приёмку

Кладовщик

____________ / А. В. Смирнов /

Зачем нужен журнал входного контроля

Входной контроль — это проверка товара при приёмке: совпадает ли количество с накладной, соответствует ли качество условиям договора и сопроводительным документам. Журнал фиксирует результат такой проверки по каждой партии.

Единой формы журнала закон не устанавливает. Организация утверждает свою форму приказом или в учётной политике, а графы строит под свой товар: у продуктового склада проверяют сроки годности и температуру, у производственного участка — размеры, марку, комплектность.

Какие графы вести в журнале

Порядковый номер записи и дата приёмки.
Поставщик и реквизиты сопроводительных документов: накладная, счёт-фактура, сертификат или декларация соответствия.
Наименование товара, артикул, единица измерения, заявленное количество.
Фактически принятое количество и количество с браком.
Что именно проверяли: внешний вид, размеры, маркировку, срок годности, комплектность, документы о качестве.
Результат: принято, принято частично, возвращено поставщику.
Реквизиты акта о браке или о расхождении, если он составлялся.
Подписи того, кто проверял, и того, кто принял решение.

Как заполнить журнал по одной поставке

Сверьте документы. Сличите накладную поставщика с заказом: наименование, артикул, количество, цена. Запишите номер и дату накладной в журнал.
Пересчитайте товар. Проверьте количество по местам или поштучно, как принято на складе. Расхождение фиксируйте сразу, не убирая товар на хранение.
Проверьте качество. Осмотрите товар по своему перечню проверок. Если нашли дефект, отложите бракованные единицы отдельно и составьте акт.
Запишите результат. В журнале укажите, сколько принято, сколько забраковано и что с браком: возврат поставщику, замена, уценка.
Подпишите запись. Запись подписывает тот, кто проверял. Если решение о приёмке принимает руководитель склада, его подпись ставится рядом.

Когда журнала недостаточно

Журнал — это учётная запись, а не документ для спора. Если товар пришёл с браком или недопоставкой, отдельно составляют акт о расхождении по количеству или акт о браке: в нём перечисляют дефекты, указывают количество и стоимость, прикладывают фото и документы поставщика.

В договоре поставки часто прописан свой порядок приёмки: срок, в который надо заявить о недостатках, и форма акта. Журнал помогает этот порядок соблюсти — по нему видно дату приёмки и что именно проверяли в тот день.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал входного контроля по закону?

Обязанность вести журнал закон прямо не устанавливает. Но если организация приняла такую форму учёта приказом или в учётной политике, вести её нужно. Для ряда товаров и производств порядок приёмки задают отраслевые правила и договор с поставщиком.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если организация ведёт учёт в информационной системе и может распечатать запись по любой партии. Бумажный журнал удобнее там, где приёмку делает кладовщик на складе и подпись нужна сразу.

Что писать в журнале, если товар пришёл без документов?

Запишите, каких документов не хватает. Проверьте требования к товару и условия договора; если продавец обязан передать документы, запросите их и при необходимости назначьте разумный срок для передачи.

Нужно ли хранить журнал и сколько?

Срок хранения организация устанавливает в номенклатуре дел; обычно журналы приёмки хранят несколько лет, чтобы подтвердить приёмку при споре с поставщиком или проверке. Конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел.

Чем журнал входного контроля отличается от акта о браке?

Журнал — это список всех поставок с результатом проверки. Акт о браке составляют по конкретной партии, когда есть дефект: в нём подробно описывают недостатки и подписывают его представители сторон.

Когда приёмка держится на одном кладовщике

Чтобы проверка партий не зависела от памяти

Журнал и акты заполняют вручную, и если кладовщик заболел или уволился, разобраться в старых записях бывает некому.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают данные приёмки, сверяют их с накладной и договором и готовят запись в журнал и акт о расхождении.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»