Служебная записка на замещение на время отпуска: образец и бланк

Служебной запиской руководитель подразделения просит возложить обязанности отпускника на коллегу и получить на это согласие. Ниже — бланк и заполненный образец: кто кому пишет, что указать про срок и оплату, чем возложение отличается от временного перевода.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о возложении обязанностей на период отпуска

16 ноября 2026 г. № 27

Ведущий менеджер отдела продаж С. С. Сидорова уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 по 14 декабря 2026 года. На это время её клиенты и текущие сделки останутся без ответственного сотрудника.

Прошу возложить на менеджера А. А. Кузнецову исполнение обязанностей С. С. Сидоровой по ведению клиентов и работе в CRM на период с 1 по 14 декабря 2026 года без освобождения от её основной работы. Согласие А. А. Кузнецовой получено, должностную инструкцию она знает.

Приложение: письменное согласие А. А. Кузнецовой на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Согласие замещающего

С возложением обязанностей согласна, с должностной инструкцией ознакомлена

____________ / менеджер А. А. Кузнецова /

Зачем нужна записка о замещении

Пока сотрудник в отпуске, его работу кто-то должен делать: отвечать клиентам, подписывать документы, вести участок. Руководитель подразделения пишет служебную записку на имя руководителя компании и просит возложить эти обязанности на коллегу.

Формы закон не устанавливает, поэтому компания вправе утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству. Записка фиксирует, кому и на какой срок передают работу, — дальше на её основании издают приказ.

Что указать в записке

Адресата: руководителя компании или того, кто вправе издавать приказ о возложении обязанностей.
Автора: должность и фамилию с инициалами — обычно руководитель подразделения, где работает отпускник.
Кто уходит в отпуск: должность, фамилия, даты отпуска по приказу.
На кого возлагают обязанности: должность, фамилия, и что именно он будет делать — конкретный участок, а не «всё по отделу».
Срок: с какого по какое число, с привязкой к датам отпуска.
Оговорку, что замещающий не освобождается от своей работы, — если совмещение, а не перевод.
Отметку о согласии замещающего и о том, что он знает должностную инструкцию.
Приложения: письменное согласие, при необходимости — проект приказа.

Как оформить замещение

Определите вид замещения. Если коллега продолжает свою работу и дополнительно берёт участок отпускника — это совмещение (ст. 60.2 ТК). Если его полностью освобождают от текущих задач и переводят на должность отпускника — временный перевод (ст. 72.2 ТК). От этого зависят и записка, и оплата.
Получите согласие. Возложение дополнительной работы возможно только с письменного согласия работника (ст. 60.2 ТК). Согласие приложите к записке или оформите отдельным документом.
Напишите записку. Укажите, кто уходит в отпуск, на кого и что возлагают, на какой срок и на каких условиях по оплате.
Издайте приказ. На основании записки руководитель компании издаёт приказ: с ним знакомят и замещающего, и отпускника.
Передайте дела. Перед отпуском отпускник передаёт замещающему клиентов, документы и пароли; передачу лучше зафиксировать списком или актом.

Возложение обязанностей и временный перевод: в чём разница

При совмещении сотрудник выполняет и свою работу, и дополнительную по другой должности, а доплату определяют по соглашению сторон (ст. 60.2, 151 ТК). При временном переводе его освобождают от текущей работы и он трудится на месте отпускника; условия оплаты стороны закрепляют в письменном соглашении о переводе. Гарантия оплаты не ниже среднего заработка по прежней работе действует для переводов в случаях, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 ТК.

Записка и приказ должны называть вид замещения прямо. Иначе бухгалтерия не поймёт, как платить, а работник при споре сможет утверждать, что выполнял чужую работу бесплатно.

Записка или заявление

Служебную записку пишет руководитель подразделения — он предлагает решение и просит его утвердить. Заявление пишет сам работник, например когда просит поручить ему дополнительную работу или, наоборот, отказывается от неё.

На практике встречаются оба варианта, и компании нередко обходятся одним документом. Если у вас нет утверждённого порядка, выберите один и закрепите его в локальном акте, чтобы бумаги не дублировали друг друга.

Частые ошибки

Не указан срок: «на время отпуска» без дат — потом неясно, когда доплата прекращается.
Не указан вид замещения: совмещение и перевод оплачивают по-разному, а в записке этого не видно.
Нет письменного согласия замещающего — условие ст. 60.2 ТК не выполнено.
Возлагают «все обязанности» без конкретики: замещающий не понимает объём, а споры о нём решает суд.
Записку подписывает сам замещающий как автор — он не вправе просить за руководителя; его подпись нужна как согласие.

Частые вопросы

Обязательно ли письменное согласие замещающего?

Да, если это совмещение или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы. Статья 60.2 ТК требует письменного согласия работника. При временном переводе по ст. 72.2 ТК письменное согласие нужно, кроме случаев, прямо названных в законе.

Можно ли возложить обязанности без доплаты?

Размер доплаты при совмещении стороны определяют соглашением (ст. 151 ТК). Работа без оплаты сверх оклада — нарушение: условие об оплате должно быть в приказе или дополнительном соглашении.

На какой срок можно возложить обязанности?

На срок отпуска, указанный в приказе, или на иной срок по соглашению сторон. Если замещение затягивается, лучше оформить новый приказ с новыми датами, а не оставлять старый.

Нужно ли знакомить замещающего с должностной инструкцией отпускника?

Да, если он будет выполнять обязанности по этой должности. Отметку об ознакомлении ставят в записке или в приказе — иначе работник вправе отказаться от задач, которых нет в его инструкции.

Кто подписывает служебную записку?

Автор — руководитель подразделения. Замещающий ставит отдельную отметку о согласии и об ознакомлении с инструкцией. Решение руководитель компании оформляет резолюцией, а затем приказом.

Что делать, если отпускник заболел и не вышел в срок?

Замещение продолжается, если стороны так договорились, но даты в приказе надо продлить. Если работник вернулся раньше, замещение прекращают днём выхода — тоже приказом.

Пока бумаги ходят по рукам, работа стоит

Чтобы заявки и согласования не ждали подписи

Записки о замещении, заявки и согласования отнимают время у руководителей: каждую бумагу нужно прочитать, проверить сроки и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют даты и данные и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»