Справка о том, что сотрудник не находится в декретном отпуске: образец

Справку об отпуске просят по разным поводам: сотруднику нужна бумага для другого работодателя, для суда или для банка, а иногда — подтверждение, что человек в декрет не уходил. Ниже два бланка: справка о том, что сотрудник не находится в декретном отпуске, и справка о том, что он в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, 127015, г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 5

Исх. № 27 от 30 октября 2026 г.

Справка

о том, что работник не находится в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком

30 октября 2026 г.

Настоящая справка выдана Ивановой Марии Сергеевне, 1988 года рождения, работающей в ООО «Ромашка» в должности бухгалтера с 1 февраля 2021 года.

На дату выдачи справки работник в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет не находится. Отпуск по уходу за ребёнком не оформлялся, заявление не подавалось, ежемесячное пособие по обязательному социальному страхованию не назначалось.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Сидорова /

Работник

Справку получила

____________ / М. С. Иванова /

Зачем нужна такая справка

Справка подтверждает факт, который есть в кадровых документах компании: был ли сотрудник в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребёнком и на какую дату. Её просят в разных ситуациях: сотрудник устраивается на вторую работу и хочет подтвердить, что не получает пособие по уходу за ребёнком по прежнему месту; человеку нужно доказать в суде, что отпуск не оформлялся; банк или контрагент проверяет сведения.

Справку о том, что сотрудник не находится в декретном отпуске, закон не требует — обязательной формы нет. Компания оформляет её в свободном виде на своём бланке, а данные берёт из личной карточки работника, приказов об отпуске и табеля учёта рабочего времени.

Что указать в справке

Наименование компании, ИНН и адрес — чтобы было понятно, кто выдал документ.
Фамилию, имя, отчество работника, год рождения, должность и дату приёма на работу.
Дату, на которую подтверждается факт: с какого числа сотрудник в отпуске или, наоборот, в отпуске не находится.
Что именно подтверждается: отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет или оба отпуска сразу.
Ссылку на основание: приказ о предоставлении отпуска, заявление работника, личная карточка.
Куда предъявляется справка, — по желанию заявителя.
Подпись руководителя и главного бухгалтера, исходящий номер и дату.

Как оформить справку

Проверьте кадровые документы. Поднимите приказы об отпусках и личную карточку работника: в справке не должно быть расхождений с ними.
Выберите формулировку. Для подтверждения, что отпуска не было, пишите «не находится»; для подтверждения отпуска — «находится» и укажите даты начала и окончания.
Заполните бланк. Возьмите бланк из этой страницы, впишите данные работника и компании, поставьте дату, на которую подтверждаете факт.
Подпишите. Справку подписывают руководитель и главный бухгалтер; если компания небольшая, достаточно руководителя, но подпись бухгалтера снимет лишние вопросы у получателя.
Зарегистрируйте и выдайте. Присвойте исходящий номер, выдайте оригинал под подпись работника или отправьте по запросу организации-получателя.

Справка о том, что сотрудник находится в отпуске по уходу за ребёнком

Вторая ситуация — нужно подтвердить, что сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком до трёх лет. Такую справку просят для второго работодателя, для назначения пособия, для суда и для органов соцзащиты.

В тексте укажите даты: с какого числа и по какое сотрудник в отпуске, на основании какого приказа, за кем ухаживает — имя и год рождения ребёнка. Если отпуск ещё продолжается, пишите «по настоящее время» и добавляйте дату выдачи справки.

Справка об отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет оформляется так же: на бланке компании, с подписями и исходящим номером. Отдельной формы закон не устанавливает, поэтому компания может утвердить свой шаблон в инструкции по делопроизводству.

Частые ошибки

Пишут «декретный отпуск» без уточнения: в законе такого термина нет, есть отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком. Лучше назвать оба.
Не указывают дату, на которую подтверждается факт: через месяц справка становится неоднозначной.
Ставят только подпись руководителя без расшифровки или без печати, если компания печать использует.
Путают справку с выпиской из личной карточки: выписка подтверждает все кадровые события, справка — только одно.

Частые вопросы

Обязательна ли справка о том, что сотрудник не в декретном отпуске?

Нет, обязательной формы и обязанности выдавать именно такую справку закон не устанавливает. Компания оформляет её по запросу работника или организации, которой нужны сведения.

В какой срок компания должна выдать справку?

По письменному заявлению работника выдайте справку, связанную с его работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления — по статье 62 ТК РФ, — получателю обычно нужно быстро.

Можно ли указать в справке только отпуск по уходу за ребёнком?

Можно, если получателю нужно подтверждение именно этого отпуска. Если неясно, что просят, укажите оба отпуска и их даты — так справка закроет больше вопросов.

Нужна ли печать на справке?

Если компания использует печать, поставьте её — для внешних получателей это привычный признак подлинности. Если печати нет, достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера.

Можно ли выдать справку бывшему сотруднику?

Да, по его письменному заявлению. Данные о работе и отпусках хранятся в личной карточке и приказах, поэтому компания может подтвердить факты и после увольнения.

Справки, заявления и приказы собираются вручную

Чтобы кадровые документы готовились без задержек

Каждую справку сотрудник просит вручную: бухгалтер открывает карточку, сверяет приказы, правит шаблон и отправляет на подпись. На потоке это часы в неделю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по шаблону собирают такие документы из данных учётной системы, подставляют реквизиты и приносят на подпись готовый файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»