Как заверить устав: копия верна — образец

Заверенная копия — это копия документа с надписью «Копия верна», подписью и печатью организации. Ниже — образец надписи по ГОСТ Р 7.0.97-2025, бланк приказа о заверении копий и правила для устава, трудового договора и приказа о приёме.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

№ 12

Приказ о заверении копий документов

об утверждении порядка заверения копий и ответственного лица

16 ноября 2026 г.

Для выдачи копий документов контрагентам, работникам и в налоговую инспекцию назначить ответственным за заверение копий секретаря-референта Е. А. Смирнову.

Копии заверять надписью «Копия верна» по ГОСТ Р 7.0.97-2025: указывать название должности заверившего, его подпись, фамилию и инициалы, дату заверения. На копиях документов, выданных другим организациям, ставить печать общества.

Сверять копию с подлинником, прошивать многостраничные копии и нумеровать листы. Подлинники хранить в делах общества.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Генеральный директор

____________ / А. П. Петров /

С приказом ознакомлена

Секретарь-референт

____________ / Е. А. Смирнова /

Что значит «копия верна»

Надпись «Копия верна» подтверждает, что копия совпадает с подлинником. Организация сама заверяет копии своих документов: устава, приказов, трудовых договоров, доверенностей. Такая копия имеет силу для контрагентов, работников, банков и инспекций.

Нотариус для копий внутренних документов компании не нужен. Нотариальное удостоверение копии требуется, когда закон прямо его предписывает: например, для копии документа при регистрации наследства или для некоторых документов в суде по требованию судьи. Для копии устава и приказов по личному составу достаточно заверения самой организации.

Как заверить копию документа

Сверьте копию с подлинником. Проверьте все страницы, подписи, печати и даты. Копия должна повторять подлинник без пропусков и исправлений.
Напишите надпись «Копия верна». Место — под текстом документа или на обороте последнего листа. По ГОСТ Р 7.0.97-2025 надпись дополняют словами «Должность / Подпись / И. О. Фамилия / Дата».
Подпишите и поставьте печать. Подписывает тот, кто уполномочен: руководитель или сотрудник по приказу. Печать ставят на копиях, которые выдаются другим организациям, если общество её использует.
Прошейте многостраничный документ. Устав, трудовой договор и другие документы на нескольких листах прошивают нитью, листы нумеруют, концы нити заклеивают наклейкой с подписью и печатью.
Запишите выдачу. Отметьте в журнале, кому и когда выдали копию: это пригодится, если копию используют в споре.

Образец надписи по ГОСТ Р 7.0.97-2025

Надпись размещают ниже реквизитов документа. Она состоит из слова «Копия верна», названия должности заверившего, его личной подписи, фамилии с инициалами и даты заверения.

Образец: «Копия верна. Секретарь-референт (подпись) Е. А. Смирнова. 16.11.2026». Если копия выдаётся в другую организацию, ниже ставят печать общества.

На копии приказа о приёме на работу добавляют запись о том, что работник с документом ознакомлен, — если копию выдают работнику по его просьбе.

Как заверить копию устава

Проверьте, что копия повторяет действующую редакцию устава и все листы на месте.
Прошейте копию, пронумеруйте листы и заклейте концы нити наклейкой с подписью и печатью.
На обороте последнего листа напишите «Копия верна», должность, подпись, фамилию и дату.
Поставьте печать общества, если копия нужна банку, контрагенту или в регистрирующий орган.
Для налоговой инспекции оформляйте копию по инструкции ФНС: тома до 150 страниц, сшив на три прокола, наклейка с количеством листов цифрами и прописью.

Как заверить трудовой договор и приказ о приёме

Копию трудового договора заверяет работодатель: подпись руководителя или уполномоченного сотрудника и печать общества, если она есть.
На копии приказа о приёме на работу указывают, что работник ознакомлен с приказом, и ставят его подпись и дату.
Копию договора работнику выдают по письменному заявлению; факт выдачи отмечают в журнале или на самом заявлении.
Копию договора для суда или инспекции труда заверяют так же, как для работника, — надписью «Копия верна» с подписью и датой.

Как заверить копию договора с контрагентом

Сверьте копию с подлинником, включая приложения, дополнительные соглашения и протоколы разногласий.
Заверьте каждый лист или прошейте документ и заверьте на обороте последнего листа.
Укажите должность, подпись, фамилию и дату заверившего; поставьте печать общества.
Если договор нужен для суда, приложите копию с надписью «Копия верна» и подлинник для сверки.

Заверение копий для налоговой инспекции

Для копий, которые организация сдаёт в налоговую инспекцию по её требованию, действует отдельная инструкция — приложение 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628. ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяется по желанию налогоплательщика.

Копии собирают в тома до 150 страниц, нумеруют, сшивают на три прокола нитью. Концы нити выводят на оборотную сторону, связывают и заклеивают наклейкой. На наклейке указывают должность, подпись, фамилию, количество листов цифрами и прописью и дату. Подпись должна частично заходить на наклейку; печать не требуется.

Слова «Копия верна» в заверительной записи для ФНС не обязательны: достаточно указанных сведений о заверившем и количестве листов.

Частые вопросы

Нужен ли нотариус, чтобы заверить копию устава?

Нет. Копию устава заверяет сама организация. Нотариус нужен, только если закон или требующая сторона прямо предписывает нотариальное удостоверение копии.

Обязательна ли печать на копии?

Для копий, которые остаются внутри организации, печать не нужна. На копиях, выдаваемых другим организациям, печать ставят, если общество её использует.

Можно ли заверить копию документа без подлинника?

Нет. Заверивший подтверждает, что копия совпадает с подлинником, поэтому подлинник нужен для сверки. Без него надпись «Копия верна» будет недостоверной.

Кто вправе заверять копии в организации?

Руководитель или сотрудник, назначенный приказом. Полномочие лучше закрепить в приказе о заверении копий документов или в инструкции по делопроизводству.

Что делать, если копия нужна для суда?

Заверьте копию надписью «Копия верна» с подписью и датой и приложите подлинник для сверки. Если суд потребует нотариальное удостоверение, копию заверит нотариус.

Копии, приказы и согласования съедают время руководителя

Чтобы рутинные документы собирались сами

Заверение копий, приказы и справки отнимают у руководителя и секретариата часы: каждую бумагу нужно проверить, подписать и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»