Акт проведения служебной проверки в отношении работника: образец

Акт служебной проверки — итоговый документ комиссии: в нём фиксируют, что произошло, какие нормы работник нарушил, что смягчает и что отягчает его вину и какую меру ответственности комиссия предлагает. Ниже — заполненный образец и бланк.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Северный склад»

УТВЕРЖДАЮ: генеральный директор

П. С. Мельников

«20» ноября 2026 г.

Акт проведения служебной проверки

в отношении кладовщика Скворцова А. Н.

20 ноября 2026 г. № 7

Основание: приказ от 9 ноября 2026 г. № 41 «О проведении служебной проверки».

Комиссия в составе: председатель — заместитель директора по логистике Р. В. Гусев; члены — начальник отдела кадров Л. М. Абрамова, юрист С. И. Ковалёв.

Служебная проверка проведена в отношении кладовщика Скворцова Андрея Николаевича, принятого на работу 3 марта 2024 года.

В ходе проверки установлено: 12 ноября 2026 года Скворцов А. Н. выдал со склада партию товара на 184 500 рублей без доверенности получателя, указав в накладной данные, которых в доверенности нет. Товар получен, деньги от покупателя на счёт общества не поступили.

Причины: кладовщик не сверил доверенность с накладной и не сообщил о расхождении руководителю. Смягчающее обстоятельство — первое нарушение за время работы, отягчающее — в сентябре 2026 года Скворцов А. Н. уже получал замечание за отпуск товара без сверки документов.

Нарушены пункты 4.2 и 4.5 должностной инструкции кладовщика и пункт 3.1 договора о полной материальной ответственности.

Письменное объяснение работник дать отказался, о чём 13 ноября 2026 года составлен акт.

Выводы и предложения: служебную проверку считать оконченной; за нарушение порядка отпуска товара объявить Скворцову А. Н. выговор; удержать с него сумму ущерба в пределах среднего месячного заработка распоряжением директора; провести со складскими работниками повторный инструктаж по сверке доверенностей.

Председатель комиссии

Заместитель директора по логистике

____________ / Р. В. Гусев /

Члены комиссии

Начальник отдела кадров

____________ / Л. М. Абрамова /

С актом ознакомлен

Кладовщик

____________ / А. Н. Скворцов /

Зачем нужен акт служебной проверки

Служебную проверку проводят, когда нужно установить, что именно случилось и кто виноват: пропал товар, сорвалась поставка, клиент жалуется на грубость сотрудника, работник разгласил коммерческую тайну. Акт — итог этой работы: без него дисциплинарное взыскание или требование о возмещении ущерба держаться не на чем.

Трудовой кодекс обязывает работодателя до применения взыскания затребовать у работника письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ). Проверка и акт — способ собрать доказательства: что нарушено, чем подтверждено, были ли смягчающие обстоятельства. Суд и трудовая инспекция смотрят именно на эти документы, когда работник оспаривает выговор или увольнение.

Что указать в акте

Название общества и гриф утверждения руководителем, если акт утверждают.
Дату и номер акта, место составления.
Основание: приказ или решение о проведении проверки с датой и номером.
Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы председателя и членов.
Кого проверяли: фамилия, имя, отчество работника, должность, дата приёма на работу.
Что установлено: дата, место, действие работника и последствия — с суммами и номерами документов.
Причины и обстоятельства: смягчающие и отягчающие, прежние взыскания.
Какие нормы нарушены: пункты должностной инструкции, договора, локального акта, статьи закона.
Как работник объяснился: дал объяснение, отказался, не явился — со ссылкой на акт об отказе.
Выводы и предложения комиссии: мера ответственности, возмещение ущерба, меры по устранению причин.
Подписи членов комиссии и отметка об ознакомлении работника.

Как составить акт

Соберите материалы проверки. Накладные, служебные записки, объяснения коллег, выгрузки из системы, акт об отказе от объяснений. Каждый вывод в акте должен опираться на документ.
Опишите факт без оценок. Дата, место, что сделал работник, к чему это привело. «Халатное отношение» ничего не доказывает, а «выдал товар без доверенности на 184 500 рублей» — доказывает.
Назовите нарушенные нормы. Пункт должностной инструкции, пункт договора о полной материальной ответственности, статью закона. Общие слова «нарушил трудовую дисциплину» замените точной ссылкой.
Сформулируйте выводы. Комиссия предлагает конкретную меру: замечание, выговор, увольнение, взыскание ущерба. Решение принимает руководитель и оформляет приказом.
Ознакомьте работника. Дайте прочитать акт под подпись. Отказался — составьте об этом отдельный акт с подписями тех же членов комиссии.

Частые ошибки

В акте нет ссылки на приказ о проверке — непонятно, на каком основании комиссия работала.
Выводы шире того, что подтверждено материалами: комиссия пишет «присвоил», а доказан только факт недостачи.
Не указано, что у работника запрашивали объяснение, — взыскание по ст. 193 ТК РФ отменят.
Нарушен срок: взыскание применяют не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая болезни, отпуска работника и времени на учёт мнения представительного органа. Общий предел — шесть месяцев со дня проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудита — два года; время уголовного производства в эти сроки не включают (ст. 193 ТК РФ).
Акт подписали люди, которых нет в приказе о комиссии, или нет подписи председателя.
Работника не ознакомили с актом и не составили акт об отказе от ознакомления.

Частые вопросы

Обязателен ли акт служебной проверки?

Закон не требует проводить проверку по каждому нарушению. Но если работник оспорит взыскание, работодателю придётся доказать обстоятельства проступка, а акт с материалами проверки — основное доказательство. До взыскания работодатель обязан затребовать письменное объяснение. Если за два рабочих дня работник его не представил, составляют акт; отсутствие объяснения не препятствует взысканию.

Сколько времени даётся работнику на объяснение?

Трудовой кодекс даёт работнику два рабочих дня на письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ). Если по истечении этого срока объяснения нет, составляют акт об отказе или об отсутствии объяснений — тоже с подписями.

Можно ли уволить по результатам проверки?

Да, если проступок относится к основаниям увольнения: прогул, появление в состоянии опьянения, разглашение охраняемой законом тайны, хищение по месту работы, установленное судом. Акт проверки фиксирует обстоятельства, приказ оформляет решение. Увольнение по инициативе работодателя ограничено для беременных женщин и ряда других работников (ст. 261 ТК РФ).

Кто входит в комиссию?

Состав определяет руководитель приказом. Обычно это непосредственный руководитель работника, кадровик и юрист. В комиссию не включают самого работника и его близких родственников — иначе проверка будет необъективной.

Сколько хранить акт служебной проверки?

Документы о дисциплинарных взысканиях хранят по правилам архивного учёта: приказы о взысканиях — не менее трёх лет, а материалы проверок, связанных с ущербом или тяжёлыми последствиями, — дольше. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Что делать, если работник отказался подписать акт?

Составить отдельный акт об отказе от ознакомления с указанием даты, времени и свидетелей. Отказ не отменяет взыскание: главное — чтобы работодатель мог доказать, что ознакомить пытался.

Проверки, объяснения и приказы отнимают время руководителя

Чтобы кадровые документы собирались без ручной работы

Служебная проверка — это переписка, запросы объяснений, сверка дат и формулировок. У руководителя на это уходят дни, а ошибка в сроке или ссылке обнуляет взыскание.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают данные из кадровой системы и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»