Письмо о списании неустойки по 44-ФЗ: образец

Неустойку по контракту списывает заказчик, а поставщик может написать ему письмо с просьбой списать и приложить подтверждения. Ниже — образец такого письма и уведомления, которым заказчик оформляет списание.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В ФГБУ «Наука»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

от ООО «Мебель Плюс»

ИНН 7809876543, КПП 780101001

Письмо о списании начисленной неустойки

по контракту № 145/2022 от 21 ноября 2022 г.

19 августа 2025 г. № 17

По государственному контракту № 145/2022 от 21 ноября 2022 г. на поставку мебели обязательства исполнены в полном объёме: товар принят по акту приёмки от 15 января 2025 г., сведения о приёмке внесены в реестр контрактов ЕИС.

Претензией от 1 февраля 2025 г. № 15/25 заказчик начислил пени за просрочку поставки в размере 48 500 руб., это 3,2 % цены контракта 1 515 625 руб. Неустойка не уплачена.

На основании подпункта «а» пункта 3, пунктов 9 и 11 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 4 июля 2018 г. № 783, прошу списать начисленную неустойку как подлежащую списанию: контракт исполнен полностью, а сумма неустойки не превышает 5 % цены контракта.

Приложения: акт приёмки от 15 января 2025 г. на 1 л.; акт сверки расчётов от 21 августа 2025 г. на 1 л.; претензия от 1 февраля 2025 г. № 15/25 на 1 л.

Директор поставщика

Генеральный директор ООО «Мебель Плюс»

____________ / А. В. Смирнов /

Кто и когда списывает неустойку

Списание неустойки по 44-ФЗ — обязанность заказчика, а не право. Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 04.07.2018 № 783: если контракт исполнен полностью и начисленная, но неуплаченная неустойка не превышает 5 % цены контракта, заказчик списывает её.

Поставщик в этой процедуре — заявитель. Письмо заказчику не создаёт обязанности само по себе, но фиксирует позицию, приносит документы и подталкивает заказчика к решению, если тот медлит. Списание оформляют внутренним распоряжением или приказом, а поставщику направляют уведомление.

Что написать в письме заказчику

Реквизиты контракта: номер, дата, предмет, реестровый номер в ЕИС.
Подтверждение полного исполнения: номер и дата акта приёмки, запись о приёмке в реестре контрактов.
Размер начисленной и неуплаченной неустойки цифрами и прописью и её доля в цене контракта в процентах.
Ссылка на постановление № 783 и пункт Правил, по которому неустойку списывают.
Просьба списать неустойку — отдельным абзацем, а не в конце описания проблемы.
Перечень приложений: акт приёмки, акт сверки, претензия, платёжные документы.
Подпись руководителя и дата.

Как добиться списания

Проверьте условие списания. При полном исполнении контракта неуплаченную неустойку до 5 % цены контракта списывают полностью. Если она превышает 5 %, но не превышает 20 %, списывают половину при уплате второй половины. Для отдельных обстоятельств действуют специальные правила. Если неустойку уже удержали из оплаты, правила о списании к ней не применяются.
Соберите документы. Акт приёмки, акт сверки расчётов, претензия заказчика с расчётом пеней. Если неустойка начислена неправильно, приложите свой расчёт.
Напишите письмо. Сошлитесь на постановление № 783, назовите сумму и долю в цене контракта, попросите списать. Отправьте с уведомлением о вручении или через ЕИС.
Дождитесь решения. Заказчик принимает решение о списании и направляет поставщику уведомление. По Правилам № 783 уведомление направляют в течение 20 дней со дня принятия решения.
Проверьте результат. Убедитесь, что неустойка списана в бухгалтерском учёте заказчика и что претензия закрыта письменно. Устного обещания недостаточно.

Уведомление о списании неустойки по 44-ФЗ: образец заполнения

Уведомление о списании неустойки составляет заказчик по форме из приложения к Правилам № 783. Образец заполнения простой: в шапке — наименование заказчика, ИНН, КПП и адрес, затем реквизиты контракта — номер, дата и запись в реестре контрактов ЕИС.

В тексте указывают основание — приказ или распоряжение о списании с датой и номером — и сумму списания цифрами и прописью. Внизу подпись руководителя и печать организации. Поставщику уведомление направляют для сведения и подшивают в материалы контракта.

Решение о списании заказчик принимает распоряжением или приказом, а в отдельных организациях — решением комиссии по поступлению и выбытию активов. В решении перечисляют документы, которые рассмотрели: контракт, акт приёмки, акт сверки, претензию, письмо поставщика с обоснованием.

Не путайте списание с освобождением от неустойки по части 9 статьи 34 44-ФЗ. Освобождение применяют, когда нарушение произошло из-за непреодолимой силы или по вине заказчика, и его доказывает сторона. Списание по постановлению № 783 работает, когда неустойка начислена правильно, но её сумма укладывается в порог.

Частые ошибки

Просят списать неустойку, которая превышает 5 % цены контракта: при неустойке свыше 5 %, но не более 20 % цены контракта можно списать половину после уплаты второй половины. Для отдельных обстоятельств действуют специальные правила.
Не прикладывают акт приёмки и акт сверки — заказчику нечем подтвердить полное исполнение.
Путают письмо поставщика с уведомлением заказчика и ждут, что списание произойдёт само.
Не проверяют, удержана ли неустойка из оплаты: удержанную сумму правила о списании не возвращают.
Считают долю от суммы контракта без НДС или от остатка оплаты, а не от цены контракта.

Частые вопросы

Обязан ли заказчик списать неустойку по постановлению № 783?

Да, если контракт исполнен полностью и начисленная, но неуплаченная неустойка не превышает 5 % цены контракта. Это правило действует и для штрафов, и для пеней. Правила предусматривают и другие основания. Например, при сумме свыше 5 %, но не более 20 % цены контракта заказчик списывает половину после уплаты второй половины. Для отдельных обстоятельств действуют специальные правила.

В какой форме поставщик пишет письмо?

Свободной. Утверждённой формы для письма поставщика нет, важны реквизиты контракта, сумма неустойки, ссылка на постановление № 783 и приложения. Письмо подписывает руководитель или представитель по доверенности.

Можно ли отправить письмо через ЕИС?

Да, если заказчик принимает документы в ЕИС или по электронной почте, указанной в контракте. Для спора надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о вручении или документ с электронной подписью.

Сколько ждать ответа?

По Правилам № 783 при наличии оснований и необходимых документов заказчик оформляет решение в течение 10 дней со дня сверки расчётов. Уведомление о списании он направляет в течение 20 дней со дня принятия решения.

Что делать, если заказчик отказал?

Попросите письменный отказ с расчётом. Если неустойка начислена неверно или условие списания выполнено, спор решают претензией, а затем обращением в суд или жалобой в контрольный орган в сфере закупок.

Когда претензии и письма по контрактам собираются вручную

Чтобы письма и претензии собирались по шаблону

Письма о списании, претензии и ответы на них отнимают время: каждое надо сверить с контрактом, посчитать долю неустойки и приложить документы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с контрактом и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»