Акт на списание представительских расходов: образец

Представительские расходы — это траты на официальный приём и обслуживание представителей других организаций, приехавших на переговоры, а также участников совещаний совета директоров или правления. Налоговый кодекс относит их к прочим расходам на производство и реализацию (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК).

Деньги на встречу обычно выданы под отчёт конкретному сотруднику. Чтобы закрыть авансовый отчёт и провести сумму в бухгалтерском и налоговом учёте, нужен документ, где зафиксировано: мероприятие состоялось, деньги потрачены на перечисленные цели, остаток возвращён. Этот документ — акт на списание. Его подписывает комиссия, а не один сотрудник: так подтверждается, что каждая сумма проверена по первичным документам.

Представительские расходы уменьшают налог на прибыль только в пределах 4 % от фонда оплаты труда за отчётный период (п. 2 ст. 264 НК). Суммы сверх норматива в налоговом учёте не учитываются, хотя в бухгалтерском учёте списываются полностью.

В составе представительских расходов по п. 2 ст. 264 НК учитывают затраты на официальный приём, транспортное обеспечение участников, буфетное обслуживание и услуги переводчиков, если они не входят в штат компании. Расходы на алкоголь в перечне нет: практика относит их к представительским только при документальном подтверждении, что они поданы в рамках официального приёма, и судьба таких сумм в спорах с инспекцией неоднозначна.

Компания на методе начисления признаёт расход в том периоде, к которому он относится (п. 1 ст. 272 НК). При методе начисления представительские расходы, оплаченные подотчётным лицом, признают в налоговом учёте на дату утверждения авансового отчёта. Если отчёт утверждён в декабре, расход признают в декабре.