Журнал регистрации входящей корреспонденции: образец и бланк

Журнал регистрации входящей корреспонденции фиксирует каждый поступивший документ: от кого, когда, о чём и кому передан на исполнение. Ниже — бланк и заполненный образец, по которому можно завести свой журнал.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Канцелярия

Начат 11 января 2026 г.

Окончен «___» __________ 20__ г.

Журнал регистрации входящей корреспонденции

на 2026 год

№ 1 | 12.01.2026 | ПАО «Вектор», исх. № 8 от 12.01.2026 | О продлении договора поставки на 2026 год | Директору Смирнову А. В. | 15.01.2026 | Исполнено, ответ исх. № 3 от 14.01.2026, дело 01-12

№ 2 | 13.01.2026 | ИП Кузнецов, б/н от 13.01.2026 | Претензия по срокам поставки | Юристу Орловой Е. П. | 13.01.2026 | Ответ направлен 20.01.2026, дело 01-14

Ответственный за делопроизводство

Секретарь

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен журнал входящей корреспонденции

Журнал регистрации входящей корреспонденции — учётный документ, в котором подряд записывают всё, что поступило в компанию: письма, претензии, акты, судебные документы, обращения. Запись подтверждает, что документ получен, когда и кому передан.

Если журнала нет, на претензию легко не ответить в срок, а потом доказывать в суде, что её и не было. Запись в журнале с датой поступления и отметкой об ответе — простое доказательство, что письмо получено и рассмотрено.

Какие графы завести в журнале учёта входящей корреспонденции

Порядковый номер и дата поступления — с них начинается каждая запись.
Входящий номер, если компания присваивает его при регистрации.
Корреспондент: название организации или фамилия человека, дата и номер его документа.
Краткое содержание — одна строка, о чём документ.
Резолюция руководителя или ответственный исполнитель.
Дата передачи документа на исполнение и подпись того, кто получил.
Отметка об исполнении: что сделано, номер и дата ответа, номер дела, куда подшит документ.

Как заполнять журнал

Заведите бланк на год. Прошейте листы или заведите файл: в шапке укажите организацию, подразделение и даты начала и окончания журнала.
Записывайте в день поступления. Каждый входящий документ получает порядковый номер в день, когда его принесли или когда он пришёл по почте.
Перенесите резолюцию. Руководитель пишет, кому и что сделать; в журнал переносите исполнителя, поручение и срок.
Отметьте исполнение. Когда ответ отправлен или вопрос решён, допишите дату, номер ответа и номер дела, куда подшит документ.
Сдайте журнал в архив. Законченный журнал вместе с делами передают в архив по описи.

Где скачать образец журнала входящей корреспонденции

Бланк на этой странице — готовый журнал входящих документов: его можно скачать и распечатать, графы уже расставлены.
Образец заполнения показывает, как выглядит запись: номер, дата, корреспондент, суть, исполнитель и отметка об исполнении.
Если журнал ведут в таблице, скачайте бланк и перенесите графы в файл — получится электронный журнал регистрации входящих документов.
Для журнала регистрации входящей документации с пометкой «для служебного пользования» добавьте графы о грифе, числе экземпляров и листов, расписке в получении и отметке о подшивке или уничтожении.
Скачанный образец подходит и как журнал входящих документов для небольшого отдела: лишние графы можно убрать, недостающие дописать.

Частые ошибки

Регистрируют не всё: письма «для сведения» и претензии остаются без номера, и потом неясно, когда их получили.
Пишут только дату, без корреспондента и номера его документа — найти письмо в деле невозможно.
Оставляют пустой графу об исполнении: не видно, ответили или нет.
Нумеруют заново каждый месяц — в итоге в делах два документа с одним номером.
Ведут журнал в одном файле на несколько сотрудников без защиты — записи теряются и дублируются.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал входящей корреспонденции?

Закон не требует вести журнал именно в такой форме. Но правила делопроизводства и инструкция компании обычно требуют регистрировать входящие документы, а ГОСТ Р 7.0.97-2025 называет регистрацию среди обязательных операций с документом. Форму журнала компания выбирает сама.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да. Журнал можно вести в таблице или в системе электронного документооборота, если записи нельзя незаметно изменить, а у каждой есть дата и автор. Бумажный журнал при этом не нужен.

Что писать в графе «Краткое содержание»?

Одну короткую фразу по существу: «О продлении договора», «Претензия по срокам поставки», «Акт сверки за 2025 год». Пересказывать весь документ не нужно.

Сколько хранить журнал входящей корреспонденции?

Срок зависит от документов, которые в нём записаны, и от номенклатуры дел компании. Ориентируются на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Чем журнал отличается от реестра входящей корреспонденции?

Это одно и то же по смыслу: список поступивших документов с датами и номерами. Журналом чаще называют прошнурованную книгу записей, реестром — таблицу или перечень, который передают вместе с пачкой документов.

Когда входящие письма теряются между почтой и исполнителем

Чтобы входящие сами попадали в журнал и к нужному человеку

Письма приходят на общую почту, в мессенджеры и на бумаге. Пока секретарь перенесёт их в журнал и найдёт исполнителя, срок ответа на претензию уже прошёл.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие, вытаскивают корреспондента, номер и суть, вносят запись в журнал и передают документ ответственному.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»