Как заполнять книгу учёта доходов и расходов при УСН для ИП: образец

Книга учёта доходов и расходов — единственный регистр, по которому ИП на упрощёнке считает налог. Ведут её все упрощенцы, форма утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Ниже — что писать в каждом разделе и как выглядит заполненная строка.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

КНИГА УЧЁТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

индивидуального предпринимателя Иванова Ивана Ивановича

за 2026 год

Книга учёта доходов и расходов

индивидуального предпринимателя, применяющего упрощённую систему налогообложения

Дата начала ведения: 01.01.2026

ИНН 770000000000, ОГРНИП 320000000000000, адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1. Объект налогообложения: доходы.

Расчётные счета: р/с 40702810000000000001 в ПАО «Банк», БИК 044525000.

Раздел I. Доходы и расходы. Запись № 1 от 15.01.2026: поступление от ООО «Ромашка» по счёту № 12 за услуги — 120 000,00 ₽, доход учитывается.

Индивидуальный предприниматель

ИП

____________ / И. И. Иванов /

Кому и зачем нужна КУДиР

Книгу учёта доходов и расходов ведут все, кто применяет упрощённую систему: и организации, и индивидуальные предприниматели, с объектом «доходы» или «доходы минус расходы». Обязанность установлена статьёй 346.24 Налогового кодекса.

КУДиР — регистр налогового учёта, а не бухгалтерский баланс. По записям в ней считают базу по единому налогу: при «доходах» — только поступления, при «доходах минус расходы» — поступления за вычетом признаваемых расходов.

Форму и порядок заполнения утвердил приказ ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@; с 2024 года по ней работают и в 2026 году. Каждый календарный год — новая книга. ИП без деятельности и без работников тоже ведёт книгу: пустую, без записей, но с заполненным титульным листом.

Из чего состоит книга

Титульный лист: год, дата начала ведения, ФИО и ИНН предпринимателя, ОГРНИП, адрес, объект налогообложения, расчётные счета.
Раздел I «Доходы и расходы»: все поступления и признаваемые расходы по датам, сплошной нумерацией записей.
Раздел II «Расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы»: заполняют при объекте «доходы минус расходы», если в году покупали или продавали такие объекты.
Раздел III «Расчёт убытка прошлых лет»: только для «доходов минус расходы», если прошлые годы закончились с убытком и его переносят.
Раздел IV «Торговый сбор»: только для объекта «доходы», если ИП платит торговый сбор в городе, где он введён.
Книга заканчивается разделом IV для торгового сбора. Расчёт налога за год отражают в декларации по УСН.

Как заполнять книгу: по шагам

Заполните титульный лист. Один раз в начале года: год, дата начала ведения, ФИО и ИНН, ОГРНИП, адрес, объект налогообложения, номера расчётных счетов и названия банков. Ошибка в ИНН или годе — самая частая, перепроверьте.
Записывайте поступления по датам. Каждая операция — отдельная строка с порядковым номером. Записи идут строго по хронологии: операция за 15 марта не может стоять после записи за 20 марта. Доход учитывают по оплате: деньги пришли на счёт или в кассу.
Отделяйте доходы от необлагаемых поступлений. В книгу попадают доходы от реализации и внереализационные доходы по статье 249 и 250 НК. Не учитывают, например, сам заём, возврат займа, пополнение счёта собственными деньгами, суммы полученного НДС у плательщиков НДС.
При «доходах минус расходы» заполняйте расходы. Признаваемые расходы записывают в графу 5 раздела I после оплаты и при наличии подтверждающих документов; для отдельных расходов соблюдают дополнительные условия статьи 346.17 НК. Перечень расходов приведён в статье 346.16 НК. Расходы без документов или не из перечня в книгу не попадают.
Подведите итоги за квартал и год. Итоги по доходам и расходам выводят за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Сверьте суммы с банковскими выписками и кассой: расхождение с декларацией налоговая заметит первой.
Распечатайте, прошейте и подпишите. Годовую книгу распечатывают, нумеруют страницы, прошивают, на последнем листе указывают число листов, ставят подпись и печать, если она есть. Хранят книгу 5 лет.

Образец заполнения книги доходов и расходов при УСН

ИП на объекте «доходы» записывает только поступления. Пример строки раздела I: запись № 1 от 15.01.2026 — оплата от ООО «Ромашка» по счёту № 12 за услуги, сумма 120 000,00 ₽, графа «доходы» заполнена, графы расходов пустые.

ИП на объекте «доходы минус расходы» в той же строке заполняет и доход, и расход, если он относится к этой операции и оплачен. Отдельной строкой идёт расход, не привязанный к поступлению: например, оплата аренды помещения за январь с платёжным поручением и актом.

Образец заполнения книги учета доходов и расходов при УСН доходы минус расходы отличается только числом заполненных граф: структура строк и нумерация те же. Образец заполнения КУДиР при УСН доходы — одна заполненная графа дохода на строку.

Частые ошибки при заполнении

Записывают в доход всю сумму, поступившую на счёт, включая займы, возвраты, пополнения собственными деньгами.
Ставят операции не по датам: бухгалтер переносит строки из выписки пачками, и хронология ломается.
При «доходах минус расходы» включают расходы без документов или не из перечня статьи 346.16 НК.
Забывают про НДС: предъявленную покупателю сумму налога не включают в доходы для УСН, в том числе при применении ставок 5 % или 7 %.
Не заполняют раздел IV при торговом сборе, а потом уменьшают налог на сборе, которого нет в книге.
Хранят электронную книгу без распечатки и подписи — при проверке бумажный экземпляр всё равно попросят.

Частые вопросы

Обязателен ли образец заполнения книги учета доходов и расходов при УСН для ИП на 6 %?

Да, обязанность вести книгу есть у всех упрощенцев, независимо от объекта. При «доходах» заполняют титульный лист, раздел I (только графы доходов) и раздел IV, если ИП платит торговый сбор. Разделы II и III не нужны.

Как правильно заполнять книгу доходов и расходов по УСН для ИП без работников?

Так же, как с работниками: на состав книги наличие сотрудников не влияет. Разница только в том, что расходы на зарплату и взносы за работников при «доходах минус расходы» в книгу не попадут, если работников нет, а взносы ИП за себя при «доходах» уменьшают налог, но в разделе I не отражаются.

Как заполнять КУДиР для ИП на УСН 6 %: нужно ли писать расходы?

Нет. При объекте «доходы» расходы в книге не отражают: они не уменьшают налог. Уменьшают его страховые взносы, но их показывают не в разделе I, а в декларации и в расчёте налога.

Нужно ли заверять книгу в налоговой?

Нет. Книгу не регистрируют и не сдают вместе с декларацией. Её ведут в течение года и предъявляют по требованию налоговой при проверке или камеральной проверке декларации.

Можно ли вести КУДиР в электронном виде?

Да, в течение года — в электронном виде или на бумаге. По окончании года электронную книгу распечатывают, нумеруют, прошивают, указывают число листов и подписывают.

Сколько хранить книгу доходов и расходов?

Пять лет после окончания года, за который она велась. Вместе с книгой хранят подтверждающие документы: выписки, платёжные поручения, чеки, акты, накладные.

Что будет, если не вести книгу?

Отсутствие книги — нарушение правил учёта доходов и расходов. Штраф по статье 120 НК: 10 000 ₽ при нарушении в одном налоговом периоде и 30 000 ₽ — более чем в одном. При занижении базы из-за отсутствия учёта штраф считают от суммы неуплаченного налога.

Когда книга собирается из выписок вручную

Чтобы записи в книге появлялись сами

Переносить каждую оплату из банка и кассы в КУДиР руками — часы в конце квартала и риск разойтись с декларацией.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают выписки и документы, раскладывают поступления и расходы по строкам книги и приносят готовую сверку к сроку отчётности.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»