Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Уведомление об отпуске: образец и бланк

Уведомление об отпуске — документ, которым работодатель напоминает сотруднику о дате начала отдыха по утверждённому графику. Ниже — бланк и заполненный образец: что написать, за сколько дней вручить и как подтвердить, что работник ознакомлен.

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Менеджеру отдела продаж

И. И. Иванову

от ООО «Ромашка»

Уведомление о начале отпуска

по графику отпусков на 2026 год

16 ноября 2026 г. № 27

В соответствии с графиком отпусков на 2026 год, утверждённым 15 декабря 2025 года, и ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ уведомляем вас о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Отпуск предоставляется с 1 декабря 2026 года на 14 календарных дней по 14 декабря 2026 года включительно.

Просим ознакомиться с уведомлением и поставить подпись. Отпускные будут выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Работник ознакомлен

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно уведомление, если есть график отпусков

График отпусков утверждают в декабре на следующий год, и он обязателен и для работника, и для работодателя. Но график не заменяет отдельного извещения: по ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса работодатель обязан уведомить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 прямо отвечает на частый вопрос: показать сотруднику график и взять подпись недостаточно. Уведомление вручают отдельно, иначе инспекция труда при проверке посчитает обязанность неисполненной.

Что указать в уведомлении

  • Кому адресовано: должность, фамилия и инициалы работника.
  • От кого: название компании или должность руководителя.
  • Дату и регистрационный номер, если кадровые документы в компании регистрируют.
  • Ссылку на график отпусков и на ч. 3 ст. 123 ТК РФ.
  • Даты начала и окончания отпуска и число календарных дней.
  • Напоминание, что отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  • Место для подписи работника об ознакомлении.

Как вручить уведомление

  1. Возьмите даты из графика. Сверьтесь с утверждённым графиком отпусков: уведомление не меняет даты, а только напоминает о них.
  2. Вручите за две недели. Законный срок — не позднее чем за 14 календарных дней до начала отпуска. Считайте так, чтобы у работника остались и эти две недели, и время на отпускные.
  3. Получите подпись. Работник ставит подпись и дату ознакомления на самом уведомлении или в журнале ознакомления.
  4. Отправьте удалёнщику. Работнику на удалёнке направьте скан или документ в системе электронного документооборота и сохраните подтверждение получения.
  5. Подшейте к личному делу. Уведомление храните вместе с приказом об отпуске: при проверке инспектор спросит именно эту пару.

Частые ошибки

  • Считают, что подписи в графике отпусков достаточно, и отдельное уведомление не вручают.
  • Вручают уведомление позже чем за две недели до начала отпуска.
  • Путают уведомление с приказом: уведомление только извещает, а предоставляет отпуск приказ.
  • Не сохраняют подтверждение вручения работнику на удалёнке.
  • Указывают даты, которые расходятся с утверждённым графиком, и не оформляют перенос.

Частые вопросы

За сколько дней до отпуска нужно уведомить работника?

Не позднее чем за две недели до начала отпуска — так требует ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Срок считают в календарных днях.

Нужно ли заявление на отпуск, если есть график?

Нет. Если работник идёт в отпуск по утверждённому графику, отдельное заявление не требуется: достаточно уведомления и приказа. Заявление нужно, когда отпуск предоставляют вне графика или переносят.

Чем уведомление отличается от приказа об отпуске?

Уведомление извещает работника о дате начала отдыха и подтверждает, что он о ней знает. Приказ — распорядительный документ, который предоставляет отпуск и служит основанием для расчёта отпускных и отметок в табеле и личной карточке.

Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или есть система электронного документооборота. Сохраните подтверждение отправки и получения: при споре именно оно докажет, что работника известили вовремя.

Что грозит за то, что уведомление не вручили?

Нарушение трудового законодательства: инспекция труда может привлечь организацию и должностное лицо к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме штрафа, работник вправе пожаловаться, что отпуск ему не оформили вовремя.

Нужно ли уведомлять совместителей и удалёнщиков?

Да. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть у всех, кто работает по трудовому договору, включая совместителей и сотрудников на удалёнке. Уведомление им вручают так же, как остальным.

Читать в журнале

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы напоминания о отпусках уходили сами

График, уведомления, приказы и отпускные по каждому сотруднику — рутина, в которой легко пропустить срок и получить штраф.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют даты с графиком и приносят руководителю готовое уведомление на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы