Журнал учёта персональных данных: образец

Журнал учёта персональных данных — бумажный или электронный реестр, в котором оператор записывает, какие данные получил, кому передал, когда уничтожил и что ответил человеку, обратившемуся по своим данным. Ниже — образец заполнения и перечень журналов, которые нужны в работе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Начат 12 января 2026 г.

Окончен ______________

Журнал учёта обращений субъектов персональных данных

по вопросам обработки персональных данных

Запись № 1 от 12 января 2026 г.

Обратился Петров Пётр Петрович, работник отдела продаж, с требованием предоставить сведения об обработке его персональных данных и прекратить передачу сведений о нём сторонней организации.

Требование зарегистрировано в день обращения. Сведения об обработке подготовлены и направлены заявителю 15 января 2026 года. Передача данных сторонней организации прекращена с 12 января 2026 года.

Ответ направил специалист по кадрам И. И. Иванов 15 января 2026 года, заявитель получил его лично под подпись.

Ответственный за обработку персональных данных

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен журнал учёта персональных данных

Оператор персональных данных — любая компания и любой предприниматель, которые получают сведения о людях: работниках, клиентах, посетителях сайта. Закон 152-ФЗ требует, чтобы оператор мог показать, откуда взялись данные, кому он их передал и когда удалил.

Журнал и есть такое доказательство. Проверяющий видит не общие слова о политике обработки, а записи с датами и подписями: когда человек дал согласие, когда попросил удалить данные, когда носитель уничтожили.

Единой обязательной формы журнала закон не устанавливает. Оператор утверждает свои формы приказом и ведёт их по правилам, которые сам же и закрепил. Для обработки без средств автоматизации действует постановление Правительства от 15.09.2008 № 687: оно устанавливает правила обособления, хранения и уничтожения персональных данных. В случаях, предусмотренных статьёй 21 закона № 152-ФЗ, уничтожение подтверждают по требованиям Роскомнадзора.

Какие журналы ведёт оператор

Журнал учёта обращений субъектов персональных данных: кто, когда и с каким требованием обратился, что оператор сделал и когда ответил.
Журнал учёта согласий: чьё согласие получено, на что, когда и на какой срок, когда отозвано.
Журнал учёта передачи персональных данных: кому и по какому основанию передали данные, дата и подпись получателя.
Журнал учёта машинных носителей: какие диски, флешки и ноутбуки с данными закреплены за сотрудниками, где хранятся.
Журнал учёта выдачи паролей: кому и когда выдали доступ к информационной системе с данными.
Журнал уничтожения носителей персональных данных: что уничтожили, каким способом, кто участвовал и чем подтвердил.

Что писать в графах

Порядковый номер записи и дата — по каждому обращению, согласию или передаче отдельно.
Кто обратился: фамилия, имя, отчество и контакт, по которому человек написал или позвонил.
Основание: как оператор получил данные — от самого человека, от его представителя, из договора.
Суть требования или согласия: что именно просит человек или на что согласен.
Дата исполнения: когда данные предоставили, исправили, удалили или когда прекратили передачу.
Подпись ответственного и того, кто принял данные, — с расшифровкой.
Примечание: номер ответа, реквизиты письма, ссылка на дело.

Как завести журнал

Определите, какие журналы нужны. Возьмите за основу шесть форм выше и уберите те, которых в работе нет: если данные не передают сторонним организациям, журнал передачи не нужен.
Утвердите формы приказом. Приказом руководителя утвердите формы журналов и назначьте ответственного за ведение. С этого дня журнал становится документом компании.
Заведите бумажный или электронный журнал. Бумажный журнал прошейте, пронумеруйте листы и скрепите подписью руководителя. Электронный ведите так, чтобы записи нельзя было незаметно изменить.
Заполняйте в день события. Запись делают в тот же день, когда получили согласие, передали данные или ответили человеку. Позже восстановить даты не получится.
Храните и передавайте по акту. Журналы храните в запираемом шкафу, при смене ответственного передавайте по акту с подписями обоих.

Сроки ответа на обращение

Оператор отвечает на запрос человека о его персональных данных в течение 10 рабочих дней со дня получения обращения. Этот срок установлен частью 1 статьи 20 закона 152-ФЗ.

Оператор вправе продлить срок не больше чем на 5 рабочих дней и обязан сообщить человеку причину продления.

Срок зависит от требования и основания. Например, при выявлении неточных данных их блокируют с момента обращения на период проверки, если это не нарушает права и законные интересы субъекта или третьих лиц; подтверждённо неточные данные уточняют в течение семи рабочих дней после представления подтверждающих сведений. Срок уничтожения определяют по основанию, указанному в статье 21 закона № 152-ФЗ.

Отказ в предоставлении сведений должен быть мотивированным и письменным. Запись об отказе и его причине тоже попадает в журнал обращений.

Частые ошибки

Журнал завели, но записи вносят задним числом — по таким записям не видно, когда на самом деле получили согласие.
Согласие хранят отдельным листом, а в журнале нет ни даты, ни предмета согласия — при отзыве не понять, что прекращать.
Журнал обращений пуст, хотя люди писали на почту с просьбой удалить данные: письма не считают за обращениями.
Электронный журнал ведут в обычной таблице, которую может править любой сотрудник, без защиты от изменений.
Носители уничтожают, но акт не составляют и в журнал уничтожения не пишут — доказать удаление нечем.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта персональных данных по закону?

Обязательной формы нет, но обязанность фиксировать обработку есть. Постановление № 687 устанавливает правила обработки и хранения данных на материальных носителях при неавтоматизированной обработке, а статья 20 закона 152-ФЗ обязывает оператора отвечать на обращения и подтверждать исполнение требований. Журнал — самый простой способ это доказать.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно. Электронный журнал должен хранить дату и автора каждой записи и защищаться от незаметного изменения: подойдёт система с журналом изменений или таблица с ограниченным доступом и резервными копиями. Бумажный вариант проще предъявить проверяющему.

Сколько хранить журналы?

Срок устанавливает сама компания в номенклатуре дел. Для документов по обработке персональных данных разумный срок — не меньше срока обработки и периода, в течение которого возможны споры, обычно 3 года после последней записи. Данные бухгалтерского и налогового учёта хранят 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Нужно ли записывать в журнал каждое согласие работника?

Закон не требует записывать каждое согласие в журнал. Оператор должен иметь возможность доказать получение согласия либо наличие другого основания для обработки. Журнал помогает быстро найти согласие и проверить его предмет, срок и отзыв.

Что будет, если журнала нет

Без журнала искать подтверждения может быть сложнее. Получение согласия, ответ на обращение и уничтожение данных подтверждают соответствующими документами. Ответственность по статье 13.11 КоАП РФ зависит от конкретного нарушения.

Когда журналы и согласия собираются вручную

Чтобы учёт данных вёлся сам

Согласия, обращения и передачи данных приходят из разных мест: почта, сайт, отдел кадров. Вручную их разносят по журналам неделями, а часть теряется.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают обращения по данным, подставляют их в форму журнала, проверяют сроки ответа и приносят ответственному готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»