Штатная расстановка: образец и бланк

Штатная расстановка — таблица, по которой видно, кто из сотрудников занимает каждую штатную единицу, где пустое место и кто работает на полставки. Ниже — бланк и заполненный образец на небольшой отдел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

на 1 ноября 2026 года

УТВЕРЖДАЮ: генеральный директор П. П. Петров

Приказ от 30.10.2026 № 41

Штатная расстановка

ООО «Ромашка» на 1 ноября 2026 года

№ 7 от 01.11.2026

Отдел продаж: начальник отдела — Иванов И. И., менеджер — Смирнова А. В. (полная ставка), менеджер — Кузнецов Д. А. (0,5 ставки, совместитель), менеджер — вакансия.

Бухгалтерия: главный бухгалтер — Серебрякова Ю. В., бухгалтер — вакансия.

Всего по штату 12 единиц, занято 10, вакансий 2.

Составил

Начальник отдела кадров

____________ / Е. В. Васильева /

Согласовано

Главный бухгалтер

____________ / Ю. В. Серебрякова /

Что такое штатная расстановка

Штатная расстановка — документ, в котором по каждой должности из штатного расписания видно, кто её занимает сейчас: фамилия и инициалы работника, полная у него ставка или неполная, где место свободно. Иногда её называют штатным списком или штатным замещением.

Обязательным документом она не является: закон её не требует, компания ведёт её по своему решению. Нужна она руководителю и кадровику, чтобы за минуту понять, кто где работает, сколько людей в отделе и какие места открыты под набор.

Чем расстановка отличается от штатного расписания

Штатное расписание — план: какие должности есть, сколько по ним единиц и какие оклады. Его форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и его ведут все, у кого есть работники.
Расстановка — факт: кто именно сидит на каждой единице из этого плана на выбранную дату.
В расписании должность «менеджер» стоит три раза — в расстановке у каждой из трёх строк будет своё имя или пометка «вакансия».
Расстановку составляют на дату, а не на год: она устаревает после каждого приёма и увольнения.

Что указать в штатной расстановке

Название компании и дату, на которую составлена расстановка.
Гриф утверждения, если документ утверждает руководитель приказом.
Структурное подразделение — отдел, цех, филиал.
Должность так же, как она записана в штатном расписании и в трудовых договорах.
Количество штатных единиц по расписанию.
Фамилию и инициалы работника, который занимает единицу, или пометку «вакансия».
Вид занятости: полная ставка, неполная, совместительство, временный работник, отпуск по уходу.
Подписи составителя и того, кто согласовал документ.

Как заполнить бланк

Возьмите штатное расписание. Выпишите оттуда отделы, должности и число единиц — это скелет таблицы, он должен совпадать с расписанием.
Впишите работников. Напротив каждой единицы поставьте фамилию и инициалы того, кто на ней работает по трудовому договору.
Отметьте неполные ставки. Если человек работает на 0,5 или 0,75 ставки, напишите это рядом с фамилией, чтобы не путать с полной единицей.
Пометьте вакансии. Свободные единицы подпишите «вакансия» — по ним видно, сколько людей ещё нужно нанять.
Сверьте с кадровыми документами. Проверьте фамилии и должности по трудовым договорам и приказам о приёме, затем утвердите расстановку у руководителя.

Частые ошибки

Пишут должность иначе, чем в штатном расписании и трудовом договоре, — документы перестают совпадать.
Не показывают долю ставки каждого совместителя: из-за этого непонятно, какая часть штатной единицы занята.
Забывают пометить вакансию, и по документу кажется, что отдел укомплектован.
Составляют расстановку раз в год и не обновляют после приёма и увольнения.
Указывают оклады: для расстановки они не нужны, это поле штатного расписания.

Частые вопросы

Обязательна ли штатная расстановка?

Нет. Закон её не требует, компания ведёт её по своему решению. Обязателен только документ, на который она опирается, — штатное расписание.

Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания?

Расписание показывает, какие должности и в каком количестве есть в компании и с какими окладами. Расстановка показывает, кто из работников занимает каждую единицу на конкретную дату и где есть свободное место.

Нужно ли указывать в расстановке оклады?

Нет. Оклады, надбавки и фонд оплаты труда — это штатное расписание по форме № Т-3. В расстановке достаточно должности, числа единиц, фамилии работника и вида занятости.

Как показать работника на неполной ставке?

Напишите рядом с фамилией размер ставки — например, 0,5. Если одну штатную единицу занимают два совместителя по полставки, укажите обоих и долю каждого.

Кто подписывает штатную расстановку?

Обычно составитель — кадровик или руководитель отдела кадров, а утверждает руководитель компании. Если в компании так принято, документ согласует главный бухгалтер. Порядок закрепляют в инструкции по делопроизводству.

Как часто обновляют расстановку?

Каждый раз, когда меняется состав работников: после приёма, перевода, увольнения или выхода из отпуска по уходу. Удобно составлять её на первое число месяца.

Когда состав и вакансии приходится сводить вручную

Чтобы расстановка собиралась из ваших кадровых данных

Кадровик переносит фамилии из приказов в таблицу руками, а к следующему приёму она уже устарела.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие таблицы по шаблону из данных CRM и учётной системы и приносят руководителю готовый документ на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»