Инструкция по делопроизводству в организации: образец

Инструкция по делопроизводству задаёт в компании единые правила: как оформлять документы, кто их подписывает, как они регистрируются и сколько хранятся. Ниже — образец такой инструкции для ООО и разбор разделов, из которых она складывается.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНА

приказом ООО «Ромашка»

от 16 ноября 2026 г. № 47

Инструкция по делопроизводству

в ООО «Ромашка»

1. Общие положения. 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок подготовки, оформления, регистрации, прохождения и хранения документов в ООО «Ромашка». 1.2. Инструкция разработана на основе ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 1.3. Требования Инструкции обязательны для всех работников общества.

2. Ответственность за делопроизводство. 2.1. Общее руководство делопроизводством возложено на секретаря генерального директора. 2.2. Работники подразделений отвечают за подготовку документов по своему направлению и их передачу на регистрацию в день подписания.

3. Правила оформления документов. 3.1. Документы общества оформляются на бланках с угловым или продольным расположением реквизитов. 3.2. Обязательные реквизиты: наименование организации, дата и регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, подпись. 3.3. Даты пишутся словесно-цифровым способом: 16 ноября 2026 г.

4. Регистрация и прохождение документов. 4.1. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются в журналах или в системе электронного документооборота в день поступления или подписания. 4.2. Приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются раздельно.

5. Хранение документов. 5.1. Номенклатура дел утверждается генеральным директором до начала календарного года. 5.2. Документы передаются в архив по описи после завершения дел в делопроизводстве. Сроки хранения определяются номенклатурой дел и перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем компании инструкция по делопроизводству

Без инструкции каждый отдел оформляет документы по-своему: один ставит дату цифрами, другой словами, приказы лежат в разных папках, а найти прошлогодний договор к нужной дате не получается. Инструкция сводит эти правила в один документ, и новый сотрудник работает по нему с первого дня.

Единой обязательной формы для коммерческой организации закон не устанавливает. Компания составляет инструкцию сама, опираясь на ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Государственные органы и органы местного самоуправления дополнительно работают по Правилам делопроизводства, утверждённым приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, — их можно взять за ориентир.

Какие разделы включить в образец

Общие положения: зачем нужна инструкция, на каких стандартах основана, на кого распространяется.
Ответственность за делопроизводство: кто ведёт регистрацию, кто отвечает за подготовку документов в подразделениях.
Правила оформления: бланки, обязательные реквизиты, шрифт, поля, даты и нумерация.
Регистрация и прохождение: где и в какой срок регистрируют входящие, исходящие и внутренние документы.
Подготовка отдельных видов: приказы, служебные письма, протоколы, акты — по каждому короткий порядок.
Хранение: номенклатура дел, передача в архив, сроки по перечню Росархива.
Приложения: формы журналов регистрации, образцы бланков, номенклатура дел.

Как составить и утвердить инструкцию

Опишите, как документы ходят сейчас. Пройдите по пути входящего письма и исходящего приказа: кто получает, кто регистрирует, где хранится. Так в инструкцию попадут реальные правила, а не идеальные.
Сверьте оформление с ГОСТ. Проверьте состав реквизитов, расположение грифа утверждения, оформление дат и ссылок по ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Соберите текст по разделам. Возьмите образец за основу и подставьте свои подразделения, должности и систему документооборота.
Утвердите приказом. Инструкция — локальный нормативный акт, её вводят в действие приказом руководителя. Гриф утверждения ставят в правом верхнем углу первого листа.
Ознакомьте работников. Каждый, кто работает с документами, ставит подпись об ознакомлении. Инструкцию выкладывают в общий доступ и пересматривают, когда меняется структура или система документооборота.

Как оформить гриф утверждения

Если инструкцию утверждает руководитель лично, гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНА (прописными буквами, без кавычек), наименования должности, подписи, инициалов, фамилии и даты. Слово согласуют с названием документа: инструкция утверждена, положение утверждено.

Если инструкцию вводят распорядительным документом, в грифе пишут УТВЕРЖДЕНА, наименование приказа в творительном падеже, его дату и номер: «УТВЕРЖДЕНА приказом ООО „Ромашка“ от 16 ноября 2026 г. № 47». Гриф размещают в правом верхнем углу первого листа.

Частые ошибки

Инструкция переписывает ГОСТ целиком: получается справочник на сто страниц, которым никто не пользуется. Нужны только те правила, которые компания действительно соблюдает.
Не указаны ответственные: непонятно, кто регистрирует документ и в какой срок.
Сроки хранения взяты на глаз, без номенклатуры дел и перечня Росархива.
Инструкцию утвердили, но не ознакомили работников — тогда сослаться на неё в споре не получится.
Инструкция не обновляется после смены системы документооборота или структуры компании.

Частые вопросы

Обязательна ли инструкция по делопроизводству для ООО?

Закон не требует её от коммерческой организации. Но без инструкции нет единых правил оформления и хранения документов, а при проверке или споре труднее доказать, что документ оформлен правильно. Компания принимает её как локальный нормативный акт.

Чем инструкция по делопроизводству отличается от номенклатуры дел?

Инструкция описывает, как работать с документами: оформлять, регистрировать, подписывать, передавать. Номенклатура дел — это перечень дел с заголовками и сроками хранения. Номенклатура обычно идёт приложением к инструкции или утверждается отдельно.

Кто утверждает инструкцию в ООО?

Руководитель компании — генеральный директор или единственный участник, если он руководит обществом. Утверждение оформляют приказом или личной подписью на грифе.

Можно ли взять за основу инструкцию госоргана?

Можно, но с поправкой: госорганы работают по Правилам делопроизводства, утверждённым приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и по своим ведомственным инструкциям. В коммерческой организации часть этих правил избыточна — оставьте то, что касается ваших документов.

Как часто пересматривать инструкцию?

Когда меняются стандарты, система документооборота, структура или виды документов. Если изменений нет, инструкция действует без пересмотра; дату ввода в действие указывают в приказе.

Инструкция есть, а документы всё равно собирают вручную

Чтобы бумаги собирались по инструкции без ручной работы

Пока правила живут в тексте, приказы, заявки и согласования собирают вручную: пересылают по почте, сверяют реквизиты, ищут подписи.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент готовит документ по шаблону, проверяет реквизиты и приносит руководителю готовый файл на подпись. Подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на настоящих случаях компании.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»