Акт согласования материалов с заказчиком: образец и бланк

Акт согласования материалов фиксирует, что подрядчик показал заказчику образцы и документы на них, а заказчик их принял. Ниже — заполненный образец и пустой бланк: таблица образцов, приложения с сертификатами, подписи сторон.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Строймонтаж», именуемое «Заказчик»

в лице генерального директора А. В. Соколова, действующего на основании устава,

и ООО «Отделка Плюс», именуемое «Подрядчик»

в лице директора М. С. Кузнецова, действующего на основании устава,

Акт согласования образцов материалов, изделий, конструкций и оборудования

к договору подряда № 27/2026 от 12 октября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 4

Подрядчик представил на согласование, а Заказчик согласовал образцы материалов и изделий, приобретаемых для работ по устройству внутренней отделки помещений второго этажа здания по адресу: г. Тверь, ул. Советская, д. 18, в составе, указанном в таблице.

К каждому образцу приложены документы, подтверждающие соответствие качества: сертификаты соответствия, декларации о соответствии, паспорта изделий. Перечень документов указан в графе 6 таблицы.

Согласованные образцы хранятся у Подрядчика до сдачи работ и предъявляются Заказчику по его требованию. Замена согласованного материала допускается только с письменного согласия Заказчика, оформленного новым актом.

Заказчик

Генеральный директор ООО «Строймонтаж»

____________ / А. В. Соколов /

Подрядчик

Директор ООО «Отделка Плюс»

____________ / М. С. Кузнецов /

Зачем нужен акт согласования материалов

По договору подряда подрядчик выполняет работу из своих материалов, если договор не предусматривает иное (п. 1 ст. 704 ГК РФ). Заказчику важно заранее увидеть, чем именно будут отделывать стены, укладывать пол и ставить двери: цвет, фактура и партия одного артикула могут отличаться от картинки в каталоге.

Акт согласования материалов закрывает этот вопрос. Подрядчик показывает образцы и документы на них, заказчик подтверждает выбор подписью. Дальше спор «мы договаривались о другом» решается по таблице акта, а не по памяти.

Форму закон не устанавливает. Акт составляют приложением к договору подряда или к приложению о материалах и оформляют по правилам делового документа: название, дата и номер, стороны, состав образцов, подписи.

Что указать в акте

Название и номер акта, дату, номер и дату договора подряда, к которому он относится.
Стороны: заказчика и подрядчика с полными наименованиями, должности и фамилии подписантов, основание полномочий (устав, доверенность).
Объект: адрес и вид работ, для которых согласуют материалы.
Таблица образцов: наименование материала, производитель и артикул, цвет или фактура, единица измерения и количество, документы на качество.
Сведения о хранении образцов: у кого остаются, до какого момента, как предъявляются заказчику.
Правило замены: только с письменного согласия заказчика и новым актом.
Приложения: копии сертификатов, деклараций, паспортов изделий с номерами и датами.
Подписи сторон с расшифровкой.

Как согласовать материалы по шагам

Соберите образцы и документы. На каждый материал — образец и действующий документ о качестве: сертификат соответствия, декларация, паспорт изделия. Проверьте, что в документе тот же артикул и производитель, что на образце.
Заполните таблицу. По строке на каждый материал: наименование, производитель, артикул, цвет, количество, документ. Одинаковые материалы разных партий — отдельными строками, чтобы потом не спорить о партии.
Покажите заказчику. Передайте акт с образцами и копиями документов. Заказчик сверяет образец с таблицей и подписывает акт или возвращает с замечаниями.
Подпишите и приложите к договору. Подписанный акт храните вместе с договором подряда. Дальше все замены — только новыми актами с той же нумерацией.
Сверяйте при приёмке. При сдаче работ проверьте, что установленные материалы совпадают с согласованными по артикулу и производителю. Расхождение — повод для замечаний в акте приёмки.

Частые ошибки

В таблице только название материала без производителя и артикула — привезённый аналог потом не отличить от согласованного.
Нет документов о качестве или в сертификате другой артикул, чем в акте.
Акт подписан без даты и номера договора — непонятно, к какой стройке он относится.
Образцы не сохранены: при споре не с чем сравнить установленный материал.
Замену материала согласовали в переписке без нового акта — при приёмке возникает спор о том, что считать согласованным.

Частые вопросы

Обязателен ли акт согласования материалов по закону?

Общей обязанности в Гражданском кодексе нет. Но заказчик вправе контролировать ход и качество работ (ст. 715 ГК РФ), а состав материалов и их качество стороны определяют в договоре. Если договор подряда требует согласовывать материалы актом, акт становится обязательным для сторон.

Кто подписывает акт со стороны заказчика?

Руководитель организации или лицо по доверенности. В акте указывают должность, фамилию и инициалы, а также основание полномочий — устав или доверенность. Если подписывает представитель по доверенности, её реквизиты вносят в акт.

Можно ли заменить материал после подписания акта?

Да, с письменного согласия заказчика. Замену оформляют новым актом с указанием, какой образец отменяется и какой согласуется вместо него. Так в документах остаётся история решений.

Нужно ли прикладывать сертификаты к акту?

Да, если материалы подлежат обязательной сертификации или декларированию. В таблице указывают номер и дату документа, копии сертификатов и деклараций удобно приложить к акту, если стороны согласовали такой порядок. На многие отделочные материалы действуют технические регламенты, и документ о соответствии подтверждает, что материал для работ подходит.

Что делать, если заказчик не подписывает акт?

Направьте акт с образцами письменно и зафиксируйте дату передачи. Отказ или замечания заказчика оформляют письмом. Пока материал не согласован, работы с ним не начинают, иначе спор о качестве решается уже по установленному материалу.

Сколько хранить акт?

Акт — приложение к договору подряда, поэтому храните его столько же, сколько договор и документы по объекту. Сроки хранения документов организация устанавливает в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Согласования образцов съедают недели

Чтобы акты и заявки собирались без переписки

Образцы, сертификаты, таблицы и подписи ходят между объектом, офисом и заказчиком неделями. Каждый акт переписывают вручную, а часть документов теряется в переписке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают акт согласования по шаблону, подтягивают реквизиты договора и документы на материал и приносят заказчику готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»