Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Внутренняя опись приказов по личному составу для сдачи в архив: образец

Внутренняя опись — учётный документ внутри дела: она перечисляет приказы по личному составу по порядку и показывает, сколько листов занимает каждый. Ниже — бланк и заполненный образец описи, которую подшивают перед самими приказами в дело, передаваемое в архив.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Дело № 02-04

Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение)

за 2026 год, 3 тома

Внутренняя опись документов дела

приказов по личному составу за 2026 год

Опись составлена 18 января 2027 г.

В дело включены приказы генерального директора по личному составу за 2026 год: о приёме, переводе и увольнении работников. Приказы расположены в хронологическом порядке, каждый имеет свой номер и дату.

Всего в дело внесено 148 (сто сорок восемь) приказов; листы внутренней описи пронумерованы отдельно от листов документов дела.

Составитель описи

Специалист по кадровому делопроизводству

____________ / А. П. Иванова /

Согласовано

Начальник отдела кадров

____________ / С. Н. Петров /

Зачем нужна внутренняя опись

Внутренняя опись перечисляет документы внутри одного дела: номер, дату, заголовок каждого приказа и листы, которые он занимает. По ней архив принимает дело и проверяет комплектность, а сотрудник находит нужный приказ, не листая всю папку.

Внутреннюю опись составляют на дела, сформированные по номенклатуре дел, — в том числе на приказы по личному составу, которые хранятся десятилетиями и чаще всего нужны для подтверждения стажа и льгот. Опись подшивают перед приказами, а её листы нумеруют отдельно от листов документов дела.

Что указать в графах внутренней описи

  • Номер по порядку — сквозная нумерация строк описи, а не номер приказа.
  • Индекс (номер) документа — номер приказа, например 58-лс.
  • Дата документа — дата приказа, а не дата его подшивки.
  • Заголовок документа — о чём приказ: о приёме, переводе, увольнении, отпуске, с указанием фамилии и инициалов работника.
  • Номера листов дела — лист, на котором начинается приказ, и при необходимости оборот листа.
  • Примечание — основание увольнения, номер трудового договора, отметка о выбытии листа.
  • Итоговая запись — сколько документов внесено в дело и с какого листа начинаются сами приказы.
  • Подпись составителя с должностью и расшифровкой, при необходимости — виза начальника отдела кадров.

Как составить внутреннюю опись

  1. Соберите приказы за период. Возьмите приказы по личному составу за год, сгруппированные по видам: приём, перевод, увольнение, отпуска, поощрения. Приказы по отпускам и командировкам можно формировать отдельным делом, если так записано в номенклатуре дел.
  2. Проверьте нумерацию и даты. Приказы по личному составу нумеруют отдельно от приказов по основной деятельности и добавляют буквенный индекс «лс» или «к». Убедитесь, что номера идут без пропусков, а даты совпадают с приказами.
  3. Пронумеруйте листы дела. Пронумеруйте листы документов дела, а листы внутренней описи — отдельно. Номера ставьте простым карандашом.
  4. Заполните таблицу. Переносите приказы в опись в том же порядке, в каком они подшиты. Напротив каждого — лист, на котором он начинается.
  5. Подведите итог и подпишите. Посчитайте число внесённых документов, укажите его цифрами и прописью, поставьте дату и подпись составителя. Опись подшейте перед приказами.

Чем внутренняя опись отличается от описи дел

  • Внутренняя опись — внутри одного дела: перечисляет приказы, из которых оно состоит, и живёт вместе с ними.
  • Опись дел — сводный учётный документ на все дела организации за год: в ней строки — это дела, а не отдельные приказы.
  • Опись дел по личному составу сдают в архив отдельно от описи дел по основной деятельности: у них разные сроки хранения и разные заголовки.
  • Внутренняя опись входит в состав дела и при передаче остаётся в нём; опись дел хранится в архиве организации как отдельный документ.

Опись приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности — о назначении на должность руководителя, о создании комиссий, об утверждении положений — формируют в отдельные дела. Внутренняя опись на них составляется так же: номер, дата, заголовок, листы дела.

Разница в заголовке дела и в сроках хранения: приказы по основной деятельности хранят постоянно, приказы по личному составу — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В номенклатуре дел их ведут разными индексами, поэтому и в архив они уходят разными описями.

Частые вопросы

Обязательна ли внутренняя опись по закону?

Правила работы архивов организаций, одобренные решением Росархива от 06.02.2002, предусматривают внутреннюю опись для дел, сформированных по номенклатуре. Архив принимает дело с описью охотнее: по ней видно, все ли приказы на месте. Если в компании утверждена инструкция по делопроизводству, порядок берут из неё.

Каким листом дела считается внутренняя опись?

Листы внутренней описи нумеруют отдельно от документов дела. Опись подшивают перед приказами, а количество её листов отдельно указывают в листе-заверителе.

Нужно ли вносить в опись приказы об отпусках и командировках?

Если они подшиты в это же дело — да, каждый отдельной строкой. Чаще отпуска и командировки формируют отдельным делом с самостоятельной внутренней описью.

Что делать, если приказ изъяли или добавили после подшивки?

В графе «Примечание» делают отметку о выбытии или поступлении документа со ссылкой на акт. Новые приказы дописывают в конец описи, итоговую запись исправляют и заверяют подписью.

Сколько хранят приказы по личному составу

Срок зависит от вида приказа: о приёме, переводе и увольнении — долго, о предоставлении отпусков и командировках — коротко. Точные сроки берут из перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляют в номенклатуре дел компании.

Опись собирают вручную, а приказов за год сотни

Чтобы описи и подшивка дел собирались сами

Каждый приказ нужно перенести в таблицу, сверить номер, дату и лист — на дело из полутора сотен приказов уходит день, и ошибки в нумерации всплывают уже в архиве.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые выгружают приказы из учётной системы, раскладывают их по делам и заполняют внутреннюю опись по шаблону — специалисту остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы