Выписка из личного дела сотрудника: образец и бланк

Выписка из личного дела — документ, в котором перечисляют часть сведений из личного дела работника. Ниже — бланк и образец заполнения для случая, когда сотруднику нужны данные о стаже и должности для оформления пенсии.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Исх. № 12 от 16 ноября 2026 г.

Выписка из личного дела

о трудовой деятельности Ивановой Марии Сергеевны

16 ноября 2026 г.

Настоящая выписка выдана Ивановой Марии Сергеевне, 1985 года рождения, в том, что в её личном деле содержатся следующие сведения.

Принята на должность менеджера по продажам 01.02.2019 (приказ № 15-к). Переведена на должность старшего менеджера 01.06.2023 (приказ № 42-к). Уволена по собственному желанию 15.11.2026 (приказ № 88-к).

Выписка выдана для представления в органы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Заверяю

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Что такое выписка из личного дела

Личное дело работника — это подборка документов, связанных с его трудовой деятельностью: заявление о приёме, приказы, копии паспорта и диплома, трудовой договор, дополнительные соглашения. Работодатель ведёт дело, если это предусмотрено локальными актами или законом для отдельных категорий служащих.

Выписка из личного дела — документ, который содержит не всё дело, а только нужные сведения из него. Чаще всего это данные о работе: должности, даты приёма и перевода, увольнение. Выписку составляют на бланке организации или на обычном листе с угловым штампом.

Что указать в выписке

Название организации и исходящий номер с датой — если выписку регистрируют.
Фамилию, имя, отчество и год рождения работника, на кого составлена выписка.
Какие именно сведения из личного дела приводятся: должности, даты, номера приказов.
Основание выдачи: заявление работника или требование органа.
Куда представляется выписка: в СФР, суд, банк, учебное заведение.
Подпись руководителя и лица, заверяющего документ, с расшифровкой.

Как составить выписку

Проверьте основание. Выписку выдают по письменному заявлению работника или по запросу органа. Убедитесь, что запрос законный.
Выберите нужные сведения. Не копируйте всё личное дело. Укажите только те данные, которые нужны для цели, указанной в заявлении.
Перенесите данные из документов. Сверьте должности, даты и номера приказов с оригиналами. Ошибка в одной цифре сделает выписку бесполезной.
Заверьте. Подпись руководителя и ответственного за кадры, при необходимости — печать организации.
Выдайте или отправьте. Вручите работнику под подпись или отправьте по адресу, указанному в запросе. Копию оставьте в деле.

Частые ошибки

В выписку включают лишние персональные данные: паспорт, адрес, состав семьи — если они не нужны для цели запроса.
Нет даты и исходящего номера — документ сложно учесть и подтвердить, когда и для кого он выдан.
Забывают указать, на основании чего выдана выписка, — при проверке непонятно, законно ли раскрыты сведения.
Копируют данные с ошибками: неверная дата приказа или должность приводят к отказу в приёме документа.
Выдают выписку без подписи руководителя — она не имеет силы.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель выдать выписку из личного дела?

Работник имеет право знакомиться со своими персональными данными, а работодатель обязан их предоставить по статье 89 Трудового кодекса. Выписку со сведениями о работе (должности, даты приёма, переводов, увольнения) работодатель выдаёт по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней; сведения из личного дела предоставляются бесплатно, отказ и задержка обжалуются. Если в компании есть положение о личных делах, порядок выдачи может быть уточнён в нём.

Какие сведения нельзя включать в выписку?

Данные, не относящиеся к цели запроса: сведения о здоровье, семейном положении, политических взглядах. По закону о персональных данных (152-ФЗ) обрабатываются только те данные, которые нужны для заявленной цели.

Нужна ли печать на выписке?

Закон этого не требует. Печать ставят, если она есть у организации и если документ направляют во внешнюю инстанцию, которая просит заверение печатью.

Сколько хранить выписку?

Срок хранения зависит от того, подшита ли она в личное дело. Личные дела работников хранят в архиве организации по правилам, установленным перечнем типовых архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел.

Можно ли выдать выписку по электронной почте?

Да, если работник согласен на электронную форму и в компании есть порядок такого обмена. Для внешних органов может понадобиться бумажный экземпляр с подписью.

Когда кадровые документы занимают часы

Чтобы выписки и справки готовились без задержек

Каждый запрос на выписку или справку отнимает время у кадровика: найти дело, проверить данные, подготовить документ, заверить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с учётной системой и приносят на подпись уже готовый файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»