Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт о пропаже имущества: образец и бланк

Акт о пропаже имущества фиксирует, что вещь или деньги пропали, когда это обнаружили и при каких обстоятельствах. Ниже — бланк в Word и заполненный образец для склада, где не нашли товар по учёту.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ: генеральный директор П. П. Петров

16 ноября 2026 г.

Акт о пропаже имущества

об отсутствии товара на складе

16 ноября 2026 г. № 7

Место составления: склад по адресу г. Москва, ул. Складская, д. 4. Комиссия в составе начальника склада И. И. Иванова, кладовщика А. С. Смирнова и бухгалтера О. В. Кузнецовой провела проверку наличия товара по данным учёта.

При сверке 16 ноября 2026 года обнаружено отсутствие 12 упаковок бумаги для офисной техники формата А4 по 500 листов, учтённых по накладной от 3 ноября 2026 г. № 218. На складе по учёту числилось 60 упаковок, фактически найдено 48. Стоимость отсутствующего товара по данным бухгалтерского учёта — 24 000 рублей.

Причины отсутствия товара не установлены. Следов взлома на дверях и окнах склада нет, записи камер видеонаблюдения за 3–16 ноября 2026 года изъяты для просмотра. Кладовщик А. С. Смирнов дал письменное объяснение.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: первый хранится в бухгалтерии, второй направлен в отдел безопасности для проверки.

Председатель комиссии

Начальник склада

____________ / И. И. Иванов /

Члены комиссии

Кладовщик

____________ / А. С. Смирнов /

Член комиссии

Бухгалтер

____________ / О. В. Кузнецова /

Зачем нужен акт о пропаже имущества

Акт фиксирует сам факт пропажи: что именно исчезло, сколько это стоит по учёту, когда и при каких обстоятельствах обнаружили. Без такого документа обращение в полицию и разговор с работником о возмещении ущерба держатся на словах.

Акт — внутренний документ компании, единой формы в законе нет. Компания утверждает бланк приказом или в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025: название организации, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подписи.

Акт о пропаже не заменяет заявление в полицию, объяснение работника и инвентаризацию. Он идёт вместе с ними: показывает проверяющему, суду или страховщику, что компания заметила пропажу сразу и описала её по горячим следам.

Что указать в акте

  • Название организации и её подразделения, где пропало имущество.
  • Дату, номер и место составления: город, адрес склада, офиса, магазина.
  • Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы не меньше трёх человек, один из них — председатель.
  • Что пропало: наименование, количество, характеристики, инвентарный или номенклатурный номер, документ, по которому вещь числилась.
  • Стоимость по данным бухгалтерского учёта — без неё не посчитать размер ущерба.
  • Когда и при каких обстоятельствах обнаружили пропажу, что уже сделали: осмотрели помещение, сняли записи камер, взяли объяснение.
  • Сколько экземпляров составлено и где они хранятся.
  • Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.

Как составить акт о пропаже

  1. Соберите комиссию. Включите в неё руководителя подразделения, материально ответственного работника и бухгалтера. Человек, у которого пропала вещь, подписывает акт, но председателем его не назначают.
  2. Сверьте учёт с фактом. Возьмите накладные, инвентарные карточки, данные программы. Запишите, сколько числилось и сколько нашли: разница и есть пропажа.
  3. Опишите вещь точно. Наименование, количество, серийный или инвентарный номер, стоимость по учёту. Формулировка «пропал товар» без перечня бесполезна для полиции и суда.
  4. Зафиксируйте обстановку. Осмотрите помещение, опишите состояние дверей, замков, окон. Если есть камеры, укажите период записей и кому их передали.
  5. Возьмите объяснение. Попросите материально ответственного работника написать объяснение в свободной форме. Отказ от объяснения тоже отметьте в акте.
  6. Подпишите и раздайте. Подпишите акт всеми членами комиссии, один экземпляр оставьте в бухгалтерии, второй отдайте руководителю или в отдел безопасности.

Частые ошибки

  • Пишут «недостача» вместо конкретного перечня: без наименований и количества акт ничего не доказывает.
  • Не указывают стоимость по учёту — потом нечем обосновать размер ущерба.
  • Составляют акт задним числом, когда пропажу нашли неделю назад: дата должна совпадать с днём обнаружения.
  • Подписывает один человек — акт силы коллективного документа не имеет.
  • Путают акт о пропаже с актом инвентаризации: инвентаризация сверяет весь учёт, акт фиксирует одну пропажу.

Частые вопросы

Обязателен ли акт о пропаже имущества?

Закон не требует акта как обязательного документа. Но при обращении в полицию, взыскании ущерба с работника и споре со страховщиком акт показывает, что пропажу заметили и описали сразу. Без него придётся доказывать факт пропажи другими документами.

Кто подписывает акт?

Комиссия не меньше трёх человек: руководитель подразделения, материально ответственный работник и бухгалтер. Акт утверждает руководитель организации. Если пропало имущество у одного сотрудника, он подписывает акт как член комиссии, но не как единственный подписант.

Нужно ли вызывать полицию до составления акта?

Если есть признаки кражи — взлом, следы проникновения, — сначала вызывают полицию, а акт составляют по факту осмотра. При недостаче без следов проникновения акт составляют сами, а заявление в полицию подают, если пропажа похожа на кражу.

Можно ли взыскать ущерб с работника по акту?

Акт — одно из доказательств, но не решение о взыскании. Ущерб не выше среднего месячного заработка работодатель взыскивает распоряжением не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Сверх этой суммы — только добровольно или через суд.

Сколько хранить акт о пропаже?

Акт относится к документам по недостачам и хранится по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет точный срок в своей номенклатуре дел.

Пока акт пишут вручную, пропажа обрастает версиями

Чтобы такие акты собирались по шаблону и без задержек

Акт о пропаже, объяснение, служебная записка и заявление в полицию пишутся в спешке, а потом расходятся по папкам и почте.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документ по шаблону из данных учёта, проверяют суммы и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы