Справка о среднесписочной численности работников в свободной форме: образец

Справку о среднесписочной численности работников составляют в свободной форме: обязательного бланка нет с 2021 года. Ниже — готовый образец и правила заполнения: какие реквизиты указать, как посчитать показатель и что приложить, если справку просят банк или контрагент.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Адрес: 101000, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10, офис 5

Справка о среднесписочной численности работников

за 2026 год

16 января 2027 г. № 3

Среднесписочная численность работников ООО «Ромашка» за 2026 год составила 42 человека.

Показатель рассчитан по Указаниям по заполнению формы федерального статистического наблюдения П-4, утверждённым приказом Росстата от 17.11.2025 № 638. В расчёт включены работники по трудовым договорам, в том числе занятые неполное рабочее время; внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам в среднесписочную численность не входят.

Сведения о численности отражены в отчёте по форме П-4 за декабрь 2026 года.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Почему свободная форма

До 2021 года действовал бланк КНД 1110018, утверждённый приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. С 1 января 2021 года этот приказ утратил силу: обязанность сдавать сведения о среднесписочной численности в налоговую отдельным документом отменена, а вместе с ней ушёл и официальный бланк.

Поэтому справку о среднесписочной численности составляют в свободной форме. Она нужна не налоговой, а банку при открытии счёта или кредите, контрагенту при проверке партнёра, организатору закупки или конкурса, а также внутри компании — например, чтобы подтвердить статус малого предприятия.

Что указать в справке

Наименование организации полностью, как в ЕГРЮЛ, или Ф. И. О. предпринимателя; ИНН и КПП, адрес.
Период, за который посчитан показатель: месяц, квартал, год или иной отрезок.
Само число — среднесписочную численность за этот период.
Ссылку на Указания Росстата, по которым сделан расчёт.
Кого включили в расчёт и кого не включили: так видно, что показатель посчитан по правилам.
Ссылку на отчётность, где эти данные уже отражены, — обычно на отчёт по форме П-4.
Должность, подпись и расшифровку подписи того, кто справку составил.

Как заполнить справку

Возьмите число из отчёта. Среднесписочная численность уже посчитана в отчёте по форме П-4 за нужный месяц. За год берут сумму месячных значений, делённую на число месяцев периода.
Укажите период. Напишите словами: «за 2026 год», «за I квартал 2027 года», «за январь 2027 года». Период должен совпадать с тем, за который посчитано число.
Опишите состав расчёта. Перечислите, кого включили: работников по трудовым договорам, в том числе занятых неполное рабочее время. Отдельно назовите тех, кто в среднесписочную численность не входит: внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам.
Составьте и подпишите. Оформите справку на фирменном бланке или на обычном листе, поставьте дату и номер, подпишите у руководителя. Печать ставьте, если компания её использует.

Чем среднесписочная численность отличается от средней

Среднесписочная численность — это число работников по трудовым договорам за период. Внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам в неё не входят: у них своя, средняя численность.

Средняя численность шире: она включает и среднесписочную численность, и внешних совместителей, и работников по гражданско-правовым договорам. Если банк или контрагент просит «среднюю численность», а вы дадите среднесписочную, показатель окажется меньше фактического. Уточните, какой именно нужен, и назовите его в справке.

Частые ошибки

Указывают число без периода — непонятно, за какой отрезок времени посчитан показатель.
Берут списочную численность на последнее число месяца вместо средней за период.
Включают внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам в среднесписочную численность.
Считают работников на неполном времени целыми единицами, а не пропорционально отработанному времени.
Ссылаются на отменённый приказ ФНС № ММ-3-25/174@ или на бланк КНД 1110018.
Не ставят дату и номер — документ теряет вид официальной справки.

Частые вопросы

Обязательно ли сдавать справку о среднесписочной численности в налоговую?

Нет. Отдельная сдача сведений о среднесписочной численности в налоговую отменена с 2021 года. Численность налоговая видит из отчёта по форме П-4 и из расчёта по страховым взносам.

Кто подписывает справку?

Руководитель организации или предприниматель лично. Если подписывает другой человек, у него должна быть доверенность, а в справке указывают должность и основание полномочий.

Нужна ли печать?

Если компания использует печать, её ставят. Отсутствие печати при подписи руководителя справку не портит: закон её для такого документа не требует.

Какой период указывать в справке?

Тот, который нужен получателю: год, квартал или месяц. Для банка и контрагента обычно просят показатель за последний отчётный год или за последний отчётный период.

Можно ли взять число из отчёта по форме П-4?

Да, и это надёжнее всего: показатель там уже посчитан по Указаниям Росстата. В справке тогда указывают, что сведения отражены в отчёте по форме П-4 за соответствующий период.

Как считают работников на неполном рабочем времени?

Пропорционально отработанному времени: человеко-часы делят на часы рабочего дня и на рабочие дни месяца. Работников, которым неполное время установлено законом, — например, инвалидов или несовершеннолетних, — считают целыми единицами.

Когда численность нужна не раз в год, а каждую неделю

Чтобы справки и отчёты собирались сами

Численность, П-4, справки для банка и контрагентов собираются из одних и тех же данных, но каждый раз их пересчитывают вручную и переносят в новый документ.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут данные из учётной системы, собирают документ по шаблону и приносят его на подпись — без ручного переноса цифр.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»