Уведомление об изменении должностной инструкции: образец

Должностную инструкцию меняют по-разному: иногда достаточно ознакомить работника под подпись, а иногда придётся предупредить его за два месяца и предложить другую работу. Ниже — бланк уведомления и образец заполнения, а рядом — как оформить дополнение к инструкции.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Менеджеру отдела продаж

ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от генерального директора

И. И. Иванова

Уведомление об изменении должностной инструкции

в связи с изменением организационных условий труда

16 ноября 2026 г. № 14

С 1 февраля 2027 года в ООО «Ромашка» вводятся новые должностные инструкции менеджеров отдела продаж: меняется порядок работы с заявками — теперь каждая заявка принимается в CRM в течение 15 минут, а не в течение дня, как было раньше.

Изменения вызваны переходом отдела на новую CRM и перераспределением нагрузки между менеджерами. Трудовые обязанности по вашей должности меняются: приём и распределение заявок закрепляются за вами.

Уведомляю, что с 1 февраля 2027 года вы продолжаете работу по новой должностной инструкции. Если вы не согласны работать в новых условиях, вам будет предложена другая имеющаяся работа, соответствующая вашей квалификации, а при её отсутствии — нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа. При отказе от перевода или отсутствии такой работы трудовой договор будет прекращён по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

С новой должностной инструкцией можно ознакомиться в отделе кадров.

Работодатель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Работник (при согласии)

Ознакомлен, согласен: менеджер отдела продаж, П. П. Петров, 16.11.2026

____________ / /

Когда работника нужно предупредить за два месяца

Должностная инструкция — документ работодателя, но обязанности из неё попадают в трудовую функцию работника. Если из-за организационных или технологических изменений нельзя сохранить определённые сторонами условия договора, работодатель может изменить их по ст. 74 ТК РФ с письменным предупреждением не позднее чем за два месяца. Трудовую функцию по этой процедуре менять нельзя.

Если же правки не затрагивают трудовую функцию и обязательные условия договора — уточняют формулировки, добавляют новые требования к знаниям, — достаточно ознакомить работника с новой редакцией под подпись. Заранее предупреждать не нужно, но ознакомление должно быть документально подтверждено.

Уведомление о внесении изменений в должностную инструкцию и уведомление о введении новой инструкции

Уведомление о внесении изменений в должностную инструкцию нужно, когда прежний документ остаётся, но отдельные пункты читаются иначе: например, у менеджера добавляется обязанность вести заявки в CRM. В таком уведомлении перечисляют, какие пункты меняются, приводят их новую редакцию и указывают дату, с которой они действуют.

Уведомление о введении новой должностной инструкции оформляют, когда прежняя инструкция заменяется целиком. В нём называют новую редакцию, дату введения и причины: новая техника, переход на другую программу, перераспределение задач между сотрудниками. Если новая инструкция меняет трудовую функцию, потребуется письменное согласие работника на перевод; другие условия договора при основаниях из ст. 74 ТК РФ можно изменить с письменным предупреждением не позднее чем за два месяца.

Что указать в уведомлении

Кому адресовано: должность, фамилия и инициалы работника.
От кого: руководитель или иное уполномоченное лицо.
Дату и номер — если уведомления регистрируют.
Что именно меняется в должностной инструкции и с какой даты.
Почему меняется: организационные или технологические условия труда.
Предупреждение за два месяца — если другие условия договора меняются по основаниям ст. 74 ТК РФ. Изменение трудовой функции оформляют как перевод с письменного согласия работника.
Предложение другой работы и последствия отказа по ст. 74 и п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Подпись работодателя и место, где работник может прочитать новую инструкцию.

Как оформить изменение должностной инструкции

Сравните старую и новую редакции. Определите, меняется ли трудовая функция или обязательные условия договора. От этого зависит, нужно ли предупреждать за два месяца.
Составьте новую редакцию или дополнение. Если правок немного, оформите дополнение к инструкции: в нём укажите, какие пункты меняются и как они читаются теперь.
Ознакомьте работника под подпись. Лист ознакомления с датой и подписью работника приложите к инструкции или дополнению.
Предупредите за два месяца. Если меняется трудовая функция, оформите перевод с письменного согласия работника. Если по основаниям ст. 74 ТК РФ меняются другие условия договора, предупредите работника не позднее чем за два месяца; при его несогласии предложите подходящие вакансии.
Оформите согласие или перевод. Если работник согласен работать в новых условиях, закрепите это дополнительным соглашением к трудовому договору. При отказе действуйте по ст. 74 ТК РФ.

Частые ошибки

Меняют трудовую функцию без письменного согласия работника, полагая, что предупреждения за два месяца достаточно.
Оформляют изменение инструкции как приказ, а ознакомление работника не подтверждают подписью.
Не предлагают имеющиеся вакансии при отказе работать в новых условиях.
Путают дополнение к инструкции с дополнительным соглашением к трудовому договору: это разные документы.
Вводят новую инструкцию задним числом и не сохраняют прежнюю редакцию с отметкой о том, когда её заменили.

Частые вопросы

Чем уведомление об изменении должностной инструкции отличается от дополнительного соглашения к трудовому договору?

Уведомление — односторонний документ работодателя: он предупреждает о будущих изменениях. Дополнительное соглашение подписывают обе стороны, и оно меняет условия трудового договора. Если меняются только положения инструкции, не входящие в договор, иногда достаточно нового текста инструкции и ознакомления под подпись.

Можно ли внести дополнение в должностную инструкцию, а не переписывать её целиком?

Да. Дополнение оформляют отдельным документом, в котором указывают номер и дату основной инструкции, изменяемые пункты и новую формулировку. Оно становится частью инструкции с даты, указанной в самом дополнении, и работника с ним знакомят под подпись.

Нужно ли предупреждать за два месяца, если меняется только название должности?

Если меняется трудовая функция, требуется письменное согласие работника на перевод. Изменение других условий договора по инициативе работодателя возможно при основаниях и с предупреждением по ст. 74 ТК РФ. Переименование должности без изменения обязанностей оформляют иначе, и здесь важно сверить формулировки с трудовым договором и штатным расписанием.

Что делать, если работник отказался знакомиться с уведомлением?

Составьте акт об отказе в присутствии свидетелей: в нём укажите дату, время и обстоятельства. Акт подтвердит, что работодатель выполнил обязанность предупредить работника.

Можно ли ввести новую должностную инструкцию без согласия работника?

Если новая инструкция не меняет трудовую функцию и обязательные условия договора, работодатель вправе утвердить её и ознакомить работника под подпись. Если инструкция меняет трудовую функцию, потребуется письменное согласие работника на перевод. Другие условия договора при наличии оснований можно изменить по процедуре ст. 74 ТК РФ.

Когда инструкции расходятся с реальной работой

Чтобы обязанности были описаны так, как работа идёт на самом деле

Должностные инструкции часто пишут один раз и забывают, а потом меняют процессы, CRM и распределение задач — и документы перестают совпадать с работой.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают и сверяют такие документы по вашим шаблонам: готовят проект новой инструкции или дополнения, подставляют данные сотрудника и приносят на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»