Служебная записка о сокращении штатной единицы: образец

Записка фиксирует, что предложение убрать должность исходит от руководителя подразделения и опирается на расчёт загрузки, а не на личное отношение к сотруднику. С неё начинается процедура: генеральный директор видит обоснование и принимает решение, а кадровая служба получает основание готовить приказ и уведомления.

Единой формы в законе нет. Компания оформляет записку по своему бланку, а реквизиты обычно ставят по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Руководитель рассматривает записку и ставит резолюцию. Если решение положительное, издают приказ об изменении штатного расписания, а работников, которых затрагивает сокращение, предупреждают персонально под подпись не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Работнику предлагают имеющиеся вакансии, а при увольнении по сокращению выплачивают выходное пособие и сохраняют средний заработок на период трудоустройства по правилам ст. 178 ТК РФ.

Сокращение численности или штата — основание для увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. У некоторых работников есть преимущественное право остаться на работе при равной производительности труда и квалификации (ст. 179 ТК РФ), а беременных женщин и женщин с детьми до трёх лет увольнять по этому основанию нельзя (ст. 261 ТК РФ). Эти вопросы кадровая служба проверяет до того, как готовить уведомления.