Протокол совместного совещания: образец и бланк

Закон не требует оформлять протокол каждой встречи. Но если стороны договариваются о поставках, подряде или совместном проекте, протокол — обычная практика: он фиксирует договорённости до того, как их перенесут в договор или допсоглашение.

Протокол подписывают председательствующий и секретарь. Когда на совещании представлены две равноправные компании, подписи ставят руководители делегаций или уполномоченные представители — тогда у каждой стороны остаётся экземпляр с подписями другой.

Протокол общего собрания участников ООО оформляет решение высшего органа общества, и в случаях, установленных законом, его удостоверяет нотариус. Протокол совместного совещания — рабочий документ встречи представителей сторон: он фиксирует обсуждение и договорённости, но не заменяет решение органа общества.

Можно, если стороны обмениваются документами в электронном виде и могут подтвердить, кто подписал. Тогда протокол подписывают электронными подписями и хранят вместе с файлами совещания — презентацией, расчётами, перепиской.

Срок зависит от того, что решено на совещании. Протоколы, которые подтверждают условия сделки или важные для компании решения, хранят не меньше срока действия договора и далее по номенклатуре дел компании; документы, нужные для расчёта налогов, — не меньше пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).