Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка фиксирует, что сотрудник нарушил трудовую дисциплину: опоздал, не выполнил задание, ушёл раньше. На её основании руководитель требует объяснение, а потом решает, будет ли взыскание. Ниже — бланк и заполненный образец с опозданием на два часа.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Докладная записка

о нарушении трудовой дисциплины

16 ноября 2026 г. № 14

16 ноября 2026 года менеджер отдела продаж А. С. Сидоров не вышел на работу к началу рабочего дня в 9:00 и появился в офисе в 11:20. Рабочее место пустовало два часа двадцать минут, входящие звонки клиентов принимали другие менеджеры.

Своего согласия на изменение времени работы А. С. Сидоров не давал, заявление на отпуск или отгул не подавал. О причине отсутствия он не сообщил ни руководителю, ни в отдел кадров.

Прошу запросить у А. С. Сидорова письменное объяснение и рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания.

Приложение: выписка из электронной системы пропусков на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна докладная записка

Докладная записка — внутренний документ, которым работник сообщает руководителю о нарушении: сотрудник опоздал, ушёл раньше, не выполнил задание, нарушил правила. Записка запускает проверку и служит письменным подтверждением того, что о нарушении узнали в конкретный день.

Дата важна из-за сроков. По статье 193 ТК РФ взыскание применяют не позднее месяца со дня обнаружения проступка, исключая предусмотренные законом периоды. Месячный срок считают со дня, когда о проступке узнал руководитель работника, независимо от даты докладной. Два рабочих дня на письменное объяснение предоставляют после того, как его затребовали.

Единой формы закон не устанавливает. Компания закрепляет бланк в инструкции по делопроизводству, реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Что указать в записке

Адресата: должность и фамилию руководителя, который принимает решение о взыскании.
Автора: должность, фамилию и инициалы того, кто заметил нарушение, — обычно непосредственного руководителя.
Название документа и заголовок к тексту: «о нарушении трудовой дисциплины».
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Факт: что именно нарушено, кем, когда и в какое время, чем это подтверждается.
Приложения: выписка из системы пропусков, служебная записка свидетеля, скриншот из рабочей системы.
Подпись автора с расшифровкой.

Как составить записку по шагам

Зафиксируйте факт по документам. Возьмите данные системы пропусков, журнала задач, переписки — то, что показывает время и обстоятельства нарушения.
Опишите нарушение без оценок. В первом абзаце — только факты: кто, когда, что нарушил и как это отразилось на работе отдела.
Проверьте, была ли причина. Уточните, не подавал ли сотрудник заявление на отпуск, не предупреждал ли руководителя, не было ли больничного. Если причина есть, укажите её в записке.
Сформулируйте просьбу. Попросите запросить объяснение и рассмотреть вопрос о взыскании — решение принимает руководитель, а не автор записки.
Зарегистрируйте и передайте. Отдайте записку адресату под подпись или через канцелярию, копию оставьте себе. Месячный срок отсчитывают со дня, когда о проступке узнал руководитель работника; дата регистрации докладной этот срок не сдвигает.

Частые ошибки

Записка написана через неделю после проступка: месячный срок по статье 193 ТК РФ уже пошёл, а доказательств времени нарушения нет.
В тексте только выводы без фактов: «систематически нарушает дисциплину» без дат и обстоятельств не подтверждает ни одного случая.
Записку пишут на нарушение, о котором сотрудника уже наказали, — второй раз за тот же проступок взыскание не налагают.
Автор сам объявляет взыскание: записка только сообщает и просит проверить, решение оформляют приказом.
Нет приложений: без выписки из системы пропусков или другого документа опоздание трудно доказать, если сотрудник напишет жалобу.

Частые вопросы

Чем докладная записка отличается от служебной?

Служебную записку чаще пишут с просьбой или предложением — например, о закупке или изменении процесса. Докладная сообщает руководителю о событии, чаще всего о нарушении, и просит принять меры. Строгого деления закон не даёт: его задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Кто может написать докладную записку?

Любой работник, который стал свидетелем нарушения, но обычно её пишет непосредственный руководитель нарушителя. Записка от коллеги того же уровня тоже допустима, но решение о взыскании принимает руководитель, а не автор.

Нужно ли знакомить сотрудника с докладной запиской?

Знакомить с самой запиской закон не требует. По статье 193 ТК РФ у работника запрашивают письменное объяснение: его просят в письменной форме, и на ответ есть два рабочих дня. Отказ от объяснения оформляют актом.

Сколько хранить докладные записки?

Срок зависит от содержания. Записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел; докладные и другие документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, хранят три года по статье 454 Перечня № 236; при продолжающемся споре документы сохраняют до его завершения.

Можно ли уволить за один случай опоздания?

Увольнение по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ — за прогул, то есть отсутствие на работе больше четырёх часов подряд или весь рабочий день. Опоздание на два часа прогулом не считается: за него возможно замечание или выговор по статье 192 ТК РФ. При повторном нарушении в течение года возможно увольнение по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Пока записки ходят по рукам, нарушение забывается

Чтобы дисциплинарные документы собирались по срокам

Докладная, запрос объяснения, акт, приказ — на каждый случай нужно четыре документа, и все они должны быть датированы по порядку. Когда случаи повторяются, руководитель тонет в бумагах и пропускает месячный срок по статье 193 ТК РФ.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие пакеты по шаблону из данных системы пропусков и задач, следят за сроками объяснений и приносят руководителю готовые документы на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»