Запись в трудовую книжку о переходе на электронную трудовую книжку: образец

Когда работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в бумажную вносят одну запись — о подаче заявления. Ниже образец заполнения всех четырёх граф, формулировка и что сделать в тот же день.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Образец заполнения

Трудовая книжка ТК-IV № 1234567

Иванова Ирина Игоревна

Дата рождения 12.03.1990

Запись в трудовую книжку

о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Запись внесена 22 мая 2026 г.

Графа 1: 15

Графа 2: 22.05.2026

Графа 3: Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ

Графа 4: Заявление от 22.05.2026 № 7

Запись внёс

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

С записью ознакомлен

Иванова И. И.

____________ / 22.05.2026 /

Что это за запись

Работник вправе отказаться от бумажной трудовой книжки и получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Для этого он пишет заявление, а работодатель выдаёт ему бумажную книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение — так установлено ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ (по ч. 2 той же статьи тем, кто заявление не подавал, книжку продолжают вести).

При выдаче в трудовую книжку вносят запись о подаче заявления. Состав и порядок записи закреплены в п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Отдельной формы нет: запись делают в общем порядке, как любую запись о работе.

Как внести запись

Получите заявление. Работник пишет его в письменном виде. Дату и номер заявления возьмите из самого документа: на них будет ссылка в графе 4.
Внесите запись. В графе 1 поставьте очередной порядковый номер, в графе 2 — дату внесения, в графе 3 — формулировку, в графе 4 — реквизиты заявления.
Датируйте днём внесения. Запись датируют тем днём, когда её фактически внесли, а не датой заявления.
Выдайте книжку на руки. Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней, книжку выдают не позднее дня увольнения.
Оформите приказ. Издайте приказ о прекращении ведения и хранения трудовой книжки и о её выдаче работнику. Реквизиты приказа в книжке не указывают.
Возьмите отметку. Попросите работника расписаться в книжке и в журнале учёта движения трудовых книжек за получение.

Что написать в каждой графе

Графа 1 — очередной порядковый номер записи в книжке.
Графа 2 — дата внесения записи: день, когда её фактически сделали.
Графа 3 — «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».
Графа 4 — основание: заявление работника с датой и номером, например «Заявление от 22.05.2026 № 7».

Какие формулировки встречаются

Точную формулировку закон не устанавливает: ч. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ говорит только, что в книжку вносится запись о подаче заявления. Роструд и практика кадрового делопроизводства дают вариант с упоминанием ст. 66.1 ТК РФ — он и приведён в образце.

Встречается и короткая запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Обе формулировки допустимы, если из записи видно, что работник подал заявление и перешёл на электронные сведения. Главное — не оставлять книжку без записи: без неё неясно, почему прекратилось её ведение.

Новый сотрудник и уже работающий

У уже работающего сотрудника запись одна — о подаче заявления. Она идёт после последней записи о работе, порядковый номер — следующий.

Принятому после 31.12.2020 впервые бумажную книжку не заводят вовсе; у принятого с уже имеющейся бумажной книжкой её продолжают вести, пока он не подаст заявление о переходе; подаст — книжку выдают на руки с записью о подаче заявления.

Перейти на электронные сведения можно и сейчас: работник с бумажной книжкой вправе подать заявление в любое время, в том числе при приёме к новому работодателю. Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не заводят, поэтому записи о переходе у них не будет.

Частые вопросы

Каким числом датировать запись о переходе на электронную трудовую книжку?

Днём, когда запись фактически внесли в книжку. Дату заявления ставят только в графе 4 как основание.

За сколько дней нужно выдать трудовую книжку после заявления?

Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если заявление подано меньше чем за три рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения — п. 35 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Нужен ли приказ о переходе на электронную трудовую книжку?

Закон его не требует, но для порядка и инвентаризации приказ издают: о прекращении ведения и хранения трудовой книжки и о её выдаче работнику. Реквизиты приказа в саму книжку не вносят.

Что делать, если работник передумал?

Вернуться к бумажной книжке нельзя: после подачи заявления работник получает сведения о трудовой деятельности только в электронном виде. Поэтому заявление стоит принимать осознанно, а книжку хранить у работника.

Нужно ли вносить запись, если работник увольняется в тот же день?

Да. Запись о подаче заявления вносят, книжку выдают на руки, а затем оформляют увольнение — так книжка останется у работника с обеими записями.

Кто подписывает запись?

Тот, кто ведёт трудовые книжки в компании: обычно специалист по кадрам или руководитель. Работник ставит подпись об ознакомлении с записью при получении книжки.

Пока кадровые документы собираются вручную, записи теряются

Чтобы заявления и записи в трудовых книжках не терялись

Заявления о переходе, приказы и отметки в журналах легко пропустить, когда кадровик один, а сотрудников десятки.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент разбирает заявления сотрудников, готовит проект приказа и напоминает кадровику, кому и в какой срок выдать трудовую книжку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»