Отчёт водителя за рейс: бланк скачать бесплатно

Отчёт водителя за рейс — документ, в котором водитель по возвращении сдаёт итоги поездки: сколько прошёл, сколько сжёг топлива, что потратил и что привёз. Ниже — бланк и образец заполнения на одном листе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», транспортный участок

Водитель Петров Сергей Иванович

Автомобиль ГАЗель Next, гос. номер А123ВС 77

Путевой лист № 214 от 16 ноября 2026 г.

Отчёт водителя за рейс

о поездке по маршруту Москва — Нижний Новгород — Москва

16 ноября 2026 г.

Выехал 16 ноября 2026 года в 06:00, вернулся 17 ноября 2026 года в 21:40. Маршрут: Москва — Нижний Новгород — Москва. Показания одометра при выезде — 184 260 км, при возвращении — 185 100 км.

Пробег за рейс — 840 км. По путевому листу топливо выдано в объёме 105 л, остаток в баке при возвращении — 12 л. Израсходовано 93 л.

Расходы в пути: платная дорога 1 200 рублей, стоянка 600 рублей, мойка 500 рублей. Чеки приложены.

Груз доставлен получателю, транспортная накладная № 318 подписана, товар принят без замечаний. Выручка по рейсу — 46 000 рублей.

Приложение: чеки на 2 300 рублей на 3 л. в 1 экз.

Водитель

Водитель

____________ / С. И. Петров /

Принял

Начальник транспортного участка

____________ / А. В. Смирнов /

Зачем нужен отчёт водителя за рейс

Путевой лист фиксирует допуск машины и водителя к работе и движение по маршруту. Отчёт за рейс подводит итог поездки: пробег, расход топлива, деньги, потраченные в пути, и что именно доставлено. По нему транспортный участок сверяет списание топлива с фактическим расходом, а бухгалтерия принимает расходы по чекам.

Формы отчёта закон не устанавливает, поэтому компания утверждает свой бланк приказом руководителя и прикладывает его к учётной политике. Обязательные сведения путевого листа перечислены в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390: наименование и номер листа, сведения о сроке действия, о собственнике и о водителе, показания одометра, дата и время выезда и возвращения.

Что включить в бланк

Организация, подразделение и номер отчёта с датой.
Водитель: фамилия, имя, отчество и номер путевого листа, по которому выполнен рейс.
Автомобиль, государственный номер, показания одометра при выезде и при возвращении.
Маршрут, время выезда и возвращения.
Топливо: сколько выдано, сколько осталось в баке, сколько израсходовано.
Расходы в пути: платные дороги, стоянки, мойка, ремонт — с чеками.
Итог по грузу: что доставлено, отметка получателя, выручка по рейсу.
Подписи водителя и того, кто принял отчёт.

Как заполнить отчёт

Запишите показания одометра. Снимите километраж при выезде и при возвращении: разница даёт пробег за рейс.
Сведите топливо. К остатку топлива в баке перед рейсом прибавьте полученное за рейс топливо и вычтите остаток при возвращении — получите фактический расход. Сравните его с нормой по распоряжению Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р, если компания считает расход по нормам.
Соберите расходы. Каждый платёж в пути подтвердите чеком или квитанцией и впишите сумму в отчёт.
Отметьте доставку. Укажите документ получателя — транспортную накладную или акт — и выручку по рейсу.
Подпишите и сдайте. Водитель подписывает отчёт, механик или начальник участка принимает его и ставит свою подпись.

Частые ошибки

Пишут расход топлива по норме, а не по факту, и расхождение со списанием всплывает только при сверке.
Не прикладывают чеки: без них бухгалтерия не примет расходы в пути.
Не указывают номер путевого листа, и отчёт не связать с выпуском машины на линию.
Считают пробег по карте, а не по одометру, — тогда километраж расходится с путевым листом.
Сдают отчёт через неделю: детали поездки забываются, а чеки теряются.

Частые вопросы

Чем отчёт водителя за рейс отличается от путевого листа?

Путевой лист — документ допуска к рейсу и учёта работы машины, его оформляют до выезда и ведут в течение дня. Отчёт заполняют по итогам поездки: он сводит пробег, топливо, расходы и доставку. Один дополняет другой, и номер путевого листа в отчёте указывают именно для связи двух документов.

Обязателен ли отчёт водителя по закону?

Отдельной обязательной формы нет. Компания вводит её сама, если так удобнее контролировать топливо, расходы и доставку. Для учёта работы транспорта обязателен путевой лист по приказу Минтранса № 390.

Как считать расход топлива?

По факту: к остатку в баке перед рейсом прибавляют топливо, полученное за рейс, и вычитают остаток при возвращении. Если компания списывает топливо по нормам, берут нормы из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р для своей марки и условий работы, а разницу с фактом разбирают отдельно.

Можно ли вести отчёт в электронном виде?

Можно, если в компании принят электронный документооборот и подпись водителя и принимающего оформлена по правилам системы. Тогда бумажный экземпляр не нужен, а чеки сканируют и прикладывают к электронному отчёту.

Сколько хранить отчёты водителей?

Срок задаёт номенклатура дел компании и перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Отчёты, которые подтверждают расходы, хранят не меньше срока хранения документов для налогового учёта.

Когда отчёты водителей собирают вручную

Чтобы рейсы сходились без пересчёта в таблицах

Отчёты с чеками и путевыми листами приходят десятками, и кто-то вручную переносит километры, литры и суммы в таблицу — с ошибками и опозданием.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы по шаблону, сверяют пробег и расход с путевым листом и приносят готовую сводку по рейсам.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»