Приказ 236 Росархива: сроки хранения документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 утвердил типовой перечень архивных документов со сроками хранения. По нему компания решает, сколько держать договор, приказ, ведомость или журнал инструктажа, и закрепляет эти сроки в своей номенклатуре дел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Выписка из номенклатуры дел

на 2027 год

16 ноября 2026 г. № 14

Индекс дела 01-05. Приказы по основной деятельности. Срок хранения — постоянно. Основание: приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Индекс дела 02-11. Личные карточки работников (Т-2). Срок хранения — 50 лет. Основание: приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Индекс дела 03-04. Первичные учётные документы и приложения к ним. Срок хранения — 5 лет при условии проведения проверки. Основание: приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Составил

Секретарь

____________ / И. И. Иванова /

Что утверждает приказ 236 Росархива

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 утвердил перечень типовых архивных документов, которые образуются в работе организаций, с указанием сроков хранения. Перечень охватывает управленческую документацию: бухгалтерскую, кадровую, налоговую, документы по охране труда и делопроизводству.

Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» обязывает хранить первичные документы, регистры и бухгалтерскую (финансовую) отчётность по правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года; приказ № 236 эти правила конкретизирует, но сам закон на него не ссылается.

Для конструкторской и технологической документации действует отдельный перечень — приказ Росархива от 28.12.2021 № 142. В 2026 году новых редакций перечня 236 не выходило.

Что есть в перечне

Номер статьи перечня и вид документа: приказы, договоры, лицевые счета, ведомости, журналы, акты, переписка.
Срок хранения: от «до минования надобности» и 1 года до 50 и 75 лет, а также «постоянно».
Примечания: например, «при условии проведения проверки» — документ нельзя уничтожить, пока проверку не провели.
Отдельные разделы по видам деятельности: учёт, кадры, охрана труда, делопроизводство.
Ссылка на закон, который задаёт срок для отдельных документов, — например, на Налоговый кодекс для налоговых документов.

Как найти срок хранения документа

Определите вид документа. Не название бумаги в конкретной компании, а категорию из перечня: приказ по личному составу, договор, авансовый отчёт, журнал инструктажа.
Найдите статью в перечне. Откройте нужный раздел перечня и найдите строку с вашим видом документа; рядом стоит номер статьи и срок.
Прочитайте примечание. Приписка меняет срок: «при условии проведения проверки», «до замены новыми», «по месту составления». Без примечания срок считается обычным.
Перенесите в номенклатуру дел. В номенклатуре дел у каждого дела укажите индекс, название, срок хранения и основание — номер статьи перечня.
Сверьте с отраслевыми актами. Для конструкторских и технологических документов смотрите приказ № 142, для отдельных отраслей — свои перечни.

Ориентиры по срокам

Приказы по основной деятельности и протоколы — постоянно.
Первичные учётные документы и приложения к ним — 5 лет при условии проведения проверки; налоговые документы — не меньше 5 лет, потому что за этот срок налоговая может запросить документы при проверке.
Личные карточки работников формы Т-2 и трудовые договоры — долгий срок, до 50 лет и больше; для кадровых документов по личному составу перечень задаёт отдельные строки.
Акты о несчастных случаях на производстве — 45 лет.
Журналы инструктажей по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет (ст. 423 перечня); переписка по вопросам основной деятельности — 5 лет, срок 3 года применяется только к отдельным видам переписки, прямо названным в перечне.

Чем приказ 236 не является

Перечень не заменяет номенклатуру дел и не обязывает хранить всё подряд: он даёт типовой срок для вида документов, а компания решает, какие дела у неё действительно образуются.

Перечень не устанавливает порядок работы архива и правила делопроизводства. Обновлённые ГОСТ Р 7.0.8-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяются добровольно — по ч. 1 ст. 26 закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ. Приказ Росархива от 09.07.2026 № 91 поправил Правила делопроизводства, но только для госорганов.

Новые формы охраны труда — СОУТ, обучение по типовым программам — в перечне названы общими категориями: журналы инструктажей, протоколы проверки знаний, программы обучения. Срок берут по этим строкам, даже если точного термина в перечне нет.

Частые вопросы

Приказ 236 Росархива действует в 2026 году?

Да. Это действующий перечень типовых архивных документов со сроками хранения. Новых редакций в 2026 году не выходило; изменения 2026 года касаются смежных документов — ГОСТов по оформлению и Правил делопроизводства для госорганов.

Можно ли уничтожить первичные документы через 5 лет?

Только если за этот период прошла проверка налоговых или других контролирующих органов и аудиторская проверка, для которой документы могли понадобиться. Примечание «при условии проведения проверки» в перечне означает именно это. Если проверки не было, уничтожать документы рискованно: при проверке должностное лицо могут привлечь к ответственности за нарушение требований к учёту.

Сколько хранить налоговые документы?

Не меньше 5 лет: за этот период налоговая может запросить документы при проверке — она охватывает три календарных года, предшествующих году решения о проверке. Точный срок по конкретному документу смотрите в перечне и в Налоговом кодексе.

Где закрепить сроки хранения?

В номенклатуре дел организации: у каждого дела указывают индекс, название, срок хранения и основание — номер статьи перечня. Номенклатура и служит рабочим списком, по которому документы передают в архив и уничтожают.

Что грозит за уничтожение документов раньше срока?

Ответственность за нарушение требований к учёту и отчётности: при проверке отсутствие документов может обернуться штрафом для организации и должностного лица, а спор с контрагентом — проигранным из-за отсутствия доказательств. Поэтому уничтожение оформляют актом и только после сверки сроков.

Когда номенклатура дел живёт в чьей-то голове

Чтобы сроки хранения не приходилось вспоминать

Перечень 236 большой, примечания меняют срок, а дела заводятся стихийно: к концу года никто не помнит, что уже пора в архив, а что нельзя трогать до проверки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, сверяют их с номенклатурой дел и приносят руководителю готовый список на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»