Структура и штатная численность: образец скачать в Word

Структура и штатная численность — документ, которым компания закрепляет состав подразделений и число работников в каждом из них. Ниже — бланк в Word и заполненный образец для компании с отделом продаж, производством и бухгалтерией.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Структура и штатная численность

ООО «Ромашка» на 2027 год

16 ноября 2026 г. № 3

Настоящая структура и штатная численность вводится с 1 января 2027 года и определяет состав подразделений общества и число штатных единиц в каждом из них.

При изменении структуры или численности отделов документ пересматривают и утверждают заново.

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Что такое структура и штатная численность

Документ закрепляет две вещи: из каких подразделений состоит компания и сколько человек работает в каждом из них. Его утверждает руководитель, и с даты утверждения он задаёт внутренний каркас компании.

Обязательной формы в законе нет. Компания оформляет документ так, как ей удобно: таблицей по подразделениям, схемой или текстом. Важно, чтобы из него было видно, кто за что отвечает и сколько людей в подразделении. Бланк выше можно скачать в Word и заполнить под свою компанию.

Что указать в документе

Гриф утверждения: кто и когда утвердил документ.
Дату и номер, если документы в компании регистрируют.
Перечень подразделений в порядке подчинённости: от руководства к исполнителям.
Должности в каждом подразделении и число штатных единиц по каждой.
Итоговую численность по компании.
Подпись руководителя с расшифровкой.

Как составить документ

Соберите подразделения. Выпишите все отделы, цеха и службы компании. Проверьте, что каждое подразделение есть в положении о нём или в уставе, если речь о филиалах.
Поставьте должности. В каждом подразделении перечислите должности по штатному расписанию. Должности называйте так же, как в расписании и трудовых договорах.
Посчитайте единицы. По каждой должности укажите число штатных единиц: целое, а для совместителей и неполной ставки — дробное.
Сведите итог. Сложите единицы по подразделениям и выведите общую численность. Итог должен совпадать со штатным расписанием.
Утвердите и доведите. Подпишите документ у руководителя и передайте копии в отдел кадров и бухгалтерию — по ним планируют фонд оплаты труда.

Частые ошибки

Путают документ со штатным расписанием: в расписании есть оклады и надбавки, в структуре и штатной численности — только подразделения и число единиц.
Называют должности иначе, чем в трудовых договорах, — потом приходится переделывать оба документа.
Не указывают дату введения в действие, и непонятно, с какого момента действует новая структура.
Забывают обновить документ после сокращения отдела или ввода новых должностей.

Частые вопросы

Чем структура и штатная численность отличается от штатного расписания?

Штатное расписание показывает должности, оклады и надбавки по форме Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Структура и штатная численность показывает состав подразделений и число работников в них. Оба документа должны согласовываться между собой.

Обязателен ли этот документ?

Закон его не требует. Компания составляет его для управления: чтобы видеть, сколько людей в каждом подразделении, планировать фонд оплаты труда и обосновывать сокращения. Без него штатное расписание тоже работает, но структуру компании по нему видно хуже.

Как часто пересматривают документ?

При каждом изменении структуры: открытии или закрытии подразделения, вводе должностей, сокращении. Отдельного срока закон не устанавливает, компания сама решает, когда утверждать новую редакцию.

Можно ли оформить документ схемой?

Можно. Схема удобна для больших компаний с несколькими уровнями управления. К схеме добавляют таблицу с численностью, иначе число работников в подразделениях из неё не прочитать.

Нужно ли знакомить работников с документом?

Отдельного требования нет. Если документ меняет условия труда, работников предупреждают письменно не позднее чем за два месяца по статье 74 ТК РФ. С самой структурой знакомят руководителей подразделений.

Читать в журнале

Когда структура перестаёт успевать за бизнесом

Чтобы рутина не держалась на одном человеке

Пока компания небольшая, структуру держат в голове. С ростом отделов появляются дубли задач, потерянные заявки и ручные сводки, которые собирают вручную каждый понедельник.

Я собираю ИИ-агентов под конкретную задачу: агент разбирает заявки, сверяет документы, готовит сводку по отделу и отдаёт руководителю готовый результат.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»