Номенклатура дел 2023: готовый образец с новыми сроками хранения

Номенклатура дел — список всех дел компании на год: как они называются, сколько хранятся и где лежат. Ниже — готовый образец с заполненными графами и бланк, по которому можно собрать свою номенклатуру по действующему перечню архивных документов.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П. П. Петров

01.12.2022

Номенклатура дел

ООО «Ромашка» на 2023 год

Индекс документа 01-04

Индекс дела: 01-05. Заголовок дела: «Приказы по основной деятельности». Количество единиц хранения: 1. Срок хранения: постоянно. Статья по перечню: ст. 19. Примечание: ведётся в электронном виде.

Индекс дела: 02-03. Заголовок дела: «Личные карточки работников». Количество единиц хранения: 1. Срок хранения: 50 лет. Статья по перечню: ст. 444. Примечание: при завершении делопроизводства после 01.01.2003.

Индекс дела: 03-02. Заголовок дела: «Годовые бухгалтерские отчёты». Количество единиц хранения: 1. Срок хранения: постоянно. Статья по перечню: ст. 351. Примечание: —

Составил

Секретарь

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Начальник отдела кадров

____________ / С. С. Сидорова /

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел — это перечень дел компании на календарный год с индексами, заголовками, сроками хранения и отметкой, где дело лежит. Она нужна, чтобы документы не терялись, а при проверке или сдаче в архив можно было сразу показать, что где хранится и сколько.

Форму компания выбирает сама. Практика делопроизводства и правила работы архивов опираются на перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки в нём обновлены по сравнению с прежним перечнем 2010 года — отсюда и разговоры о «новых сроках хранения».

Что указать в номенклатуре дел

Индекс дела: номер раздела и порядковый номер дела через дефис, например 02-03.
Заголовок дела: что именно лежит в папке — «Личные карточки работников», «Годовые бухгалтерские отчёты».
Количество единиц хранения: сколько томов или папок заведено на год.
Срок хранения: постоянный или число лет по статье перечня.
Статья по перечню: номер статьи приказа Росархива № 236, по которой взят срок.
Примечание: отметка «в электронном виде», «при завершении делопроизводства после 01.01.2003» и подобные уточнения.

Как составить номенклатуру дел

Разбейте работу по направлениям. Выделите разделы: руководство, бухгалтерия, кадры, основная деятельность. Номер раздела станет первой частью индекса дела.
Соберите заголовки дел. Пройдите по перечню Росархива № 236 и по своим папкам: каждому документу — своё дело, без формулировок «разное» и «переписка».
Поставьте срок хранения. Возьмите срок из статьи перечня. Для документов, которых в перечне нет, срок определяет экспертная комиссия компании по значимости бумаг.
Заполните графы. Внесите индекс, количество единиц, статью перечня и примечания — так номенклатура станет рабочим инструментом, а не списком для вида.
Утвердите и введите в действие. Номенклатуру подписывает составитель, согласуют руководители подразделений, утверждает руководитель компании. Действует она с 1 января следующего года.

Частые ошибки

Заголовки вроде «Разные документы» и «Переписка»: по ним нельзя ни найти бумагу, ни определить срок хранения.
Срок взят с потолка, без ссылки на статью перечня — при сдаче в архив такое дело вернут на переработку.
Не указано, что дело ведётся в электронном виде: бумажную папку ищут там, где её нет.
Номенклатура составлена один раз и не меняется: новые направления работы остаются без дел.
Номенклатуру путают с описью дел: опись — это перечень уже законченных дел, передаваемых в архив.

Частые вопросы

Чем номенклатура дел отличается от описи дел?

Номенклатура — план на год: какие дела будут заведены и сколько они хранятся. Опись составляют по итогам года на дела, законченные делопроизводством и готовые к передаче в архив. Сначала номенклатура, потом опись.

Сколько хранится сама номенклатура дел?

Номенклатура дел организации хранится постоянно: она показывает, какие документы были в компании и куда они ушли. Номенклатуры структурных подразделений хранят по правилам компании, обычно не меньше нескольких лет.

Обязательна ли номенклатура для небольшой компании?

Закон прямо не обязывает каждую компанию вести номенклатуру, но без неё невозможно определить сроки хранения и порядок передачи документов в архив. Для организаций с архивом и для тех, кто сдаёт документы в государственный или муниципальный архив, она нужна.

Можно ли вести номенклатуру в электронном виде?

Да. Электронная таблица удобнее бумажной: графы те же, а сроки и статьи перечня видно сразу. В примечании к делу укажите, что документы ведутся в электронном виде, — это влияет на порядок хранения.

Что делать с документами, которых нет в перечне?

Срок хранения таких документов устанавливает экспертная комиссия компании, оценивая их значение для работы и для истории бизнеса. Решение комиссии фиксируют протоколом и переносят в номенклатуру.

Когда бумаги ищут дольше, чем читают

Чтобы документы находились сами

Номенклатура работает, только если её соблюдают: папки названы как в перечне, сроки проставлены, электронные дела лежат в своих разделах. Вручную это держится до первой загруженной недели.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, определяют тип и раскладывают их по делам номенклатуры — в почте, в папках и в учётной системе.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»