Протокол совещания: образец 2023

Протокол совещания фиксирует, кто собрался, что обсуждали и что решили. Ниже — бланк и заполненный образец протокола с повесткой, выступлениями и поручениями, у которых есть исполнитель и срок.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРОТОКОЛ совещания

20 ноября 2023 г. № 7

г. Москва

Протокол совещания

по подготовке к отопительному сезону

Председательствующий — генеральный директор П. П. Петров. Секретарь — офис-менеджер А. С. Смирнова.

Присутствовали: главный инженер В. Н. Кузнецов, начальник хозяйственного отдела М. Ю. Орлова, главный бухгалтер Е. А. Фомина, ведущий инженер С. Д. Волков.

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О готовности инженерных сетей к отопительному сезону. 2. О закупке резервного насоса для котельной. 3. О графике дежурств в выходные дни.

1. СЛУШАЛИ: В. Н. Кузнецова — о результатах опрессовки сетей. Опрессовка завершена, выявлены две утечки на участке теплотрассы у корпуса 2. ВЫСТУПИЛИ: М. Ю. Орлова — предложила привлечь подрядчика для устранения утечек до 1 декабря 2023 года. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Устранить утечки на участке теплотрассы у корпуса 2 до 1 декабря 2023 года. Ответственный — главный инженер В. Н. Кузнецов. 1.2. Представить акт выполненных работ секретарю совещания до 5 декабря 2023 года. Ответственный — начальник хозяйственного отдела М. Ю. Орлова.

2. СЛУШАЛИ: Е. А. Фомину — о стоимости резервного насоса и источниках финансирования. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Включить закупку резервного насоса в план закупок на декабрь 2023 года. Ответственный — главный бухгалтер Е. А. Фомина. Срок — 10 декабря 2023 года.

3. СЛУШАЛИ: М. Ю. Орлову — о распределении дежурств в выходные дни в декабре. ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Утвердить график дежурств на декабрь 2023 года и довести его до сотрудников до 27 ноября 2023 года. Ответственный — начальник хозяйственного отдела М. Ю. Орлова.

Председательствующий

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Секретарь

Офис-менеджер

____________ / А. С. Смирнова /

Что фиксирует протокол совещания

Протокол совещания — документ, который подтверждает: совещание состоялось, такие-то люди собрались, обсудили такие-то вопросы и приняли такие-то решения. Из протокола видно, кто за что отвечает и к какому сроку.

Единой формы протокола в законе нет. Компания закрепляет её в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование организации, вид документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подписи. Образец 2023 года по составу реквизитов не отличается от нынешнего — менялись только отдельные требования к оформлению.

Что указать в протоколе

Наименование организации и вид документа — «Протокол совещания».
Дату и регистрационный номер: протоколы нумеруют в течение календарного года.
Место составления — город.
Заголовок к тексту: о чём совещание, одной строкой.
Председательствующего и секретаря — по фамилии и инициалам.
Присутствующих: должности, фамилии и инициалы. Если участников больше пятнадцати, пишут общее число и прикладывают список.
Повестку дня: вопросы по порядку, каждый с номером.
По каждому вопросу — три раздела: «слушали», «выступили», «постановили».
В решениях — что сделать, кто ответственный и к какому сроку.
Подписи председательствующего и секретаря.

Как составить протокол

Запишите ход совещания. Секретарь ведёт черновик: кто говорил, что предложил, какие цифры назвал. Дословная стенограмма не нужна — нужны суть и решения.
Сформулируйте повестку. Каждый вопрос — отдельным пунктом с номером. Повестку лучше разослать участникам до совещания: тогда обсуждают по делу.
Разделите обсуждение и решение. В «слушали» — кто докладывал и о чём, в «выступили» — короткие записи реплик, в «постановили» — только принятые решения.
Поставьте исполнителя и срок к каждому решению. Формулировка начинается с глагола в повелительном наклонении: «устранить», «представить», «утвердить». Рядом — должность ответственного и дата.
Подпишите и разошлите. Протокол подписывают председательствующий и секретарь. Копии рассылают исполнителям, чтобы у каждого был документ со своим поручением.

Полный и краткий протокол

Полный протокол содержит доклады и выступления: его ведут на совещаниях, где важен ход обсуждения, — например, при разборе спорного проекта. Краткий протокол оставляет только повестку и решения, без текста выступлений; его ведут на оперативных совещаниях, где решения важнее реплик.

Форму выбирает компания и закрепляет в инструкции по делопроизводству. В одном документе смешивать оба вида не стоит: читателю непонятно, где обсуждение, а где уже принятое решение.

Частые ошибки

Нет исполнителя и срока: решение записано, но непонятно, кто его выполняет и когда.
В «постановили» попали предложения, которые не приняли, — протокол должен содержать только принятые решения.
Повестка без номеров: на решения потом нечем сослаться.
Присутствующих перечислили без должностей — непонятно, чьё мнение учтено.
Протокол подписал только секретарь: подпись председательствующего подтверждает, что решения приняты.

Частые вопросы

Обязателен ли протокол после каждого совещания?

Нет. Протокол нужен там, где решения надо зафиксировать и потом проверить их исполнение: совещания у руководителя, проектные и технические совещания, заседания коллегиальных органов. Для короткого разговора двух коллег достаточно переписки.

Кто подписывает протокол совещания?

Председательствующий и секретарь. Председательствующий отвечает за принятые решения, секретарь — за точность записи. Если протокол ведёт коллегиальный орган, подписывает председатель этого органа.

Чем протокол отличается от стенограммы?

Стенограмма записывает речь дословно, протокол — по существу: вопрос, кто выступил, что решили. Стенограмму ведут на судебных заседаниях и в отдельных коллегиальных органах; в обычной компании хватает протокола.

Можно ли вести протокол в электронном виде?

Да. Компания вправе вести протоколы в системе электронного документооборота и подписывать электронной подписью, если порядок закреплён во внутренних документах.

Сколько хранят протоколы совещаний?

Срок зависит от содержания документа. Компания устанавливает его по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляет в своей номенклатуре дел.

Протоколы съедают время секретаря и руководителя

Чтобы поручения из протокола доходили до исполнителей

После совещания протокол надо подготовить, разослать, а потом месяцами проверять, закрыты ли поручения. На это уходит время, а часть решений теряется в переписке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают протокол по шаблону из записей совещания, рассылают поручения исполнителям и напоминают о сроках — руководитель видит, что закрыто, а что висит.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»