Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации: образец

Бухгалтер по первичной документации принимает, проверяет и проводит в учёт накладные, акты, счета-фактуры и кассовые документы. Инструкция закрепляет, что именно он делает, у кого принимает бумаги и что отвечает за сроки и полноту. Ниже — образец с заполненными разделами и бланк для своей компании.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«___» __________ 20__ г.

Должностная инструкция

бухгалтера по первичной документации

1. Общие положения. 1.1. Бухгалтер по первичной документации относится к категории специалистов и подчиняется главному бухгалтеру. 1.2. На должность назначается лицо с образованием не ниже среднего профессионального по направлению «Экономика и управление»; требований к стажу нет. 1.3. Назначение и освобождение от должности оформляет приказ генерального директора по представлению главного бухгалтера. 1.4. В работе бухгалтер руководствуется Трудовым кодексом, Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», учётной политикой компании, приказом руководителя о документообороте и настоящей инструкцией.

2. Обязанности. 2.1. Принимает от подразделений первичные учётные документы: накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные и кассовые документы, авансовые отчёты. 2.2. Проверяет в каждом документе обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, соответствие операции договору и отсутствие арифметических ошибок. 2.3. Отражает проверенные документы в регистрах бухучёта в сроки, установленные графиком документооборота. 2.4. Возвращает документы с ошибками на исправление и ведёт журнал возвратов. 2.5. Формирует сводные документы и готовит первичку к сдаче в архив.

3. Права. 3.1. Требовать от подразделений документы, оформленные по установленной форме, и объяснения по расхождениям. 3.2. Не принимать к учёту документы без обязательных реквизитов и с исправлениями, не оформленными по правилам. 3.3. Вносить главному бухгалтеру предложения об изменении форм документов и графика документооборота.

4. Ответственность. 4.1. За полноту и своевременность отражения первичных документов в учёте. 4.2. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну. 4.3. За неисполнение обязанностей — в пределах, установленных трудовым законодательством.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / М. М. Орлова /

С инструкцией ознакомлен

Бухгалтер по первичной документации

____________ / Е. Е. Ковалёва /

Зачем нужна инструкция бухгалтеру по первичке

Первичный документ — основание для записи в бухучёте. Если накладная пришла без подписи получателя или в акте не сходится сумма, запись в учёте окажется без опоры, а при проверке компания будет доказывать, что операция была.

Должностная инструкция закрепляет за бухгалтером конкретный участок: принять документы, проверить реквизиты, провести в учёт, вернуть на исправление, сдать в архив. Тогда у главного бухгалтера не остаётся вопросов, кто пропустил документ, а у работника — что от него ждут.

Закон требует от компании утвердить формы первичных документов и порядок документооборота — это часть учётной политики по ст. 9 и 21 закона № 402-ФЗ. Инструкция дополняет их: описывает, кто именно выполняет работу.

Что входит в обязанности

Принимать от подразделений накладные, акты, счета-фактуры, кассовые документы и авансовые отчёты.
Проверять обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ: название и дату документа, составивший его экономический субъект, содержание операции, натуральный и или денежный измеритель с единицами, должности и подписи ответственных с данными для их идентификации.
Сверять документ с договором и заявкой: цена, количество, сроки поставки.
Отражать проверенные документы в регистрах учёта в сроки из графика документооборота.
Возвращать документы с ошибками и вести журнал возвратов, чтобы не терять бумаги.
Готовить первичку к сдаче в архив и следить за сроками хранения.

Как составить инструкцию

Опишите участок работы. Перечислите документы, с которыми работает бухгалтер: входящие от поставщиков, исходящие от подразделений, кассовые, банковские. Укажите, какие участки он не ведёт — расчёт зарплаты, налоги, отчётность.
Определите подчинение. Бухгалтер по первичке обычно подчиняется главному бухгалтеру. От этого зависит, кто ставит задачи и оценивает результат.
Свяжите с графиком документооборота. Сроки приёма и проведения документов возьмите из приказа о документообороте, а не придумывайте в инструкции: два документа не должны противоречить друг другу.
Закрепите право не принимать брак. Без этого права бухгалтер проводит документы с ошибками, чтобы не спорить с подразделениями. Право вернуть документ на исправление и требовать объяснений — рабочий инструмент.
Ограничьте ответственность. Пишите ответственность за те обязанности, которые перечислены выше. Ответственность за отчётность и налоги остаётся у главного бухгалтера.
Ознакомьте работника. Подпись об ознакомлении ставят до начала работы, а не задним числом. Новому сотруднику инструкцию вручают вместе с трудовым договором.

Частые ошибки

Сваливают в одну инструкцию первичку, зарплату и налоговую отчётность — работник отвечает за всё и ни за что конкретно.
Не указывают, в какие сроки документы принимают и проводят: сроки остаются в графике документооборота, а инструкция о них молчит.
Пишут «несёт ответственность согласно законодательству» без перечня обязанностей, за которые она наступает.
Требуют высшее образование и стаж там, где работа состоит в проверке реквизитов, — вакансию потом трудно закрыть.
Не дают права вернуть документ: бухгалтер проводит бумаги с ошибками, и они всплывают при сверке с контрагентом.

Частые вопросы

Чем должностная инструкция отличается от трудового договора?

Трудовой договор закрепляет условия работы: должность, оплату, режим. Инструкция описывает, что работник делает на этой должности. Условия труда из договора в инструкцию не переносят, а обязанности из инструкции не дублируют в договоре полностью.

Обязательна ли должностная инструкция?

Трудовой кодекс прямо её не требует. Но без инструкции работодателю труднее доказать, что работник не выполнил именно свои обязанности. Для бухгалтера инструкцию составляют почти всегда, потому что участки работы у нескольких бухгалтеров различаются.

Можно ли поручить бухгалтеру по первичке ещё и кассу?

Можно, если это записано в инструкции и за работником закреплён участок кассы. Тогда добавьте обязанности по кассовым документам и ответственность за них. Совмещение оформляют дополнением к инструкции или отдельным соглашением.

Нужно ли знакомить бухгалтера с инструкцией под подпись?

Да. Подпись об ознакомлении подтверждает, что работник знает свои обязанности. Если инструкцию меняют, работника знакомят с новой редакцией под подпись, а при изменении обязанностей соблюдают порядок, установленный Трудовым кодексом.

Кто утверждает инструкцию?

Руководитель компании. Главный бухгалтер готовит текст и визирует его, руководитель утверждает. Дату утверждения ставят на самом документе.

Первичка теряется между отделами и архивом

Чтобы документы доходили до учёта сами

Накладные приходят на почту, акты лежат в мессенджерах, авансовые отчёты приносят на бумаге. Бухгалтер собирает их вручную и сверяет с договорами — на это уходит день, а часть документов так и не доходит до учёта.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые забирают документы из почты и мессенджеров, проверяют реквизиты по вашим правилам и приносят бухгалтеру готовый список на проведение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»