Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Служебная записка о премировании сотрудников: образец при увеличении нагрузки

Служебная записка о премировании — внутренний документ, которым руководитель отдела просит директора выплатить премию сотрудникам и объясняет, за что. Когда нагрузка выросла, а оклады остались прежними, записка превращает устную просьбу в решение с датой, суммой и подписью. Ниже — бланк в Word и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о премировании сотрудников отдела продаж за увеличение нагрузки

16 ноября 2026 г. № 21

С 1 октября 2026 года отдел продаж ведёт три новых направления вместо одного: к двум действующим клиентским группам добавилась работа с партнёрской сетью. Штат отдела не изменился — четыре менеджера, объём обращений вырос с 640 до 1 120 в месяц, число оформленных сделок — с 96 до 158.

Менеджеры выполняют прежние обязанности в большем объёме: обрабатывают обращения сверх нормы и остаются после смены, чтобы закрыть заявки партнёров. По статье 99 ТК РФ такая работа сверх нормальной продолжительности рабочего времени является сверхурочной.

Прошу согласовать единовременную премию четырём сотрудникам отдела продаж за октябрь 2026 года в размере 15 000 рублей каждому за счёт фонда оплаты труда отдела. Расчёт нагрузки и список сотрудников прилагаю.

Приложение: 1) расчёт обращений и сделок за сентябрь–октябрь 2026 года на 2 л. в 1 экз.; 2) список сотрудников на премирование на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Согласовано

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужна записка, если премию платят по приказу

Премия — это выплата работнику за труд, она входит в заработную плату по статье 129 ТК РФ. Порядок премирования компания устанавливает сама: в трудовых договорах, положении об оплате труда или положении о премировании. Если в этих документах сказано, что премию выплачивают по решению руководителя, записка становится тем документом, на котором это решение основано.

Без записки просьба остаётся разговором в коридоре: непонятно, за какой период премия, за что именно и почему одному сотруднику дали, а другому нет. Записка фиксирует причину и сумму до того, как бухгалтерия начислит выплату, и защищает руководителя, если сотрудники спросят, по какому принципу делили деньги.

Что показать в записке про увеличение нагрузки

  • Что изменилось: новые направления, клиенты, регионы, смены — конкретно, с даты.
  • Чем измеряется рост: число обращений, заявок, сделок, обслуживаемых объектов, смен или строк в накладных за месяц до и после.
  • Кто именно вырос: перечислите сотрудников, их должности и участок, на котором прибавилось работы.
  • Почему не обойтись без премии: штат не увеличен, вакансия не закрыта, подмена другими отделами невозможна.
  • Сколько просите: сумма на человека или общий фонд, за какой период и из какого источника.
  • Что приложено: расчёт, список сотрудников, выписка из положения о премировании, если премия им предусмотрена.

Как написать записку о премировании

  1. Сверьтесь с положением о премировании. Посмотрите, есть ли в нём основание для такой выплаты. Если премия разовая и положением не предусмотрена, так и напишите: просите выплату по решению руководителя.
  2. Соберите цифры до и после. Возьмите два сравнимых периода — месяц до роста нагрузки и месяц после. Один показатель роста убедительнее, чем общие слова о загруженности.
  3. Сформулируйте просьбу одной строкой. Сумма на человека, период, число сотрудников, источник выплаты. Директору проще согласовать конкретную цифру, чем диапазон.
  4. Согласуйте с бухгалтерией. Премия — часть расходов на оплату труда, с неё удерживают НДФЛ по прогрессивной шкале статьи 224 НК РФ и начисляют страховые взносы. Бухгалтер подтвердит, что сумма проходит по фонду оплаты труда.
  5. Подпишите и передайте на резолюцию. Резолюция директора на записке — основание для приказа о премировании. Копию оставьте у себя.

Частые ошибки

  • Нет цифр: «сотрудники перегружены» не даёт директору понять, насколько вырос объём и стоит ли платить.
  • Не указан период: непонятно, за какой месяц или квартал премия, и бухгалтерия не может её начислить.
  • Сумма дана диапазоном «от и до» — решение откладывается до нового согласования.
  • В записке смешаны премия за нагрузку и премия к празднику: у выплат разные основания и разное оформление.
  • Записка написана после выплаты, задним числом: тогда она не обоснование, а оправдание.

Частые вопросы

Обязан ли директор согласовать премию по записке?

Нет. Записка — просьба с обоснованием, решение принимает руководитель. Если положение о премировании относит такие выплаты к его компетенции, без его резолюции премию не начислят.

Можно ли включить в записку премию за сверхурочную работу?

Сверхурочную работу оплачивают по статье 152 ТК РФ: первые два часа не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Это оплата, а не премия, и оформляют её отдельно. В записке уместно упомянуть, что сотрудники работали сверх нормы, но просить премию за нагрузку, а не заменять ею оплату сверхурочных.

Какие документы приложить к записке

Расчёт показателей за два периода, список сотрудников с должностями и участками, выписку из положения о премировании, если выплата им предусмотрена. Этого хватает, чтобы директор принял решение без дополнительных запросов.

Нужно ли указывать сумму налога и взносов

Достаточно пометки, что премия облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях. Точные суммы считает бухгалтерия, руководителю отдела они не нужны.

Сколько хранить записку

Срок зависит от того, попала ли она в состав документов по основной деятельности. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Записки о премиях, заявки и согласования съедают часы

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Руководитель отдела тратит время не на работу с людьми, а на сбор цифр для записки: выгрузить обращения, свести сделки, посчитать нагрузку по каждому сотруднику.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают показатели из CRM и приносят руководителю готовый проект записки на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы