Заявка на транспортные услуги по перевозке грузов: образец

Заявка на перевозку — документ, по которому перевозчик ставит машину под конкретный груз: откуда, куда, когда, что везём и сколько за это платят. Ниже — бланк заявки и заполненный образец, а рядом разбор, что без чего перевозчик не выедет.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Перевозчику: ООО «ТрансЛайн»

ИНН 7712345678, 125190, г. Москва, Ленинградский пр-т, д. 80

Заказчик: ООО «Ромашка»

ИНН 7798765432, 121087, г. Москва, ул. Барклая, д. 6

Заявка на транспортные услуги по перевозке грузов

к договору перевозки грузов № 7 от 12 января 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 15

Груз: мебель в разобранном виде, 12 паллет, масса 4 800 кг, объём 36 м³. Особых условий перевозки нет.

Маршрут: г. Москва, ул. Барклая, д. 6 — г. Казань, ул. Тэцевская, д. 5. Погрузка 18 ноября 2026 г. с 9:00 до 12:00, выгрузка 19 ноября 2026 г. до 18:00.

Транспорт: тентованный полуприцеп, вместимость не меньше 82 м³, грузоподъёмность не меньше 20 т. Погрузка силами заказчика, выгрузка силами получателя.

Плата за перевозку — 48 000 ₽ без НДС. Оплата в течение 5 рабочих дней после получения оригинала транспортной накладной и счёта.

Приложение: транспортная накладная на 3 л. в 1 экз.

Заказчик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Перевозчик

Директор ООО «ТрансЛайн»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна заявка на перевозку

Договор перевозки грузов перевозчик и заказчик обычно подписывают один раз на год, а грузы ездят каждую неделю. Конкретный рейс оформляют заявкой: в ней называют груз, машину, маршрут, даты и плату.

Статья 8 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) предусматривает заключение договора перевозки через принятие заявки при наличии договора об организации перевозок. Реквизиты заявки устанавливают правила перевозок; заявку формируют в электронном виде, кроме установленных Минтрансом случаев оформления на бумаге.

Заявка без подписи перевозчика — это просьба, а не договорённость. Рейс начинается тогда, когда обе стороны согласовали документ: заказчик прислал заявку, перевозчик подтвердил машину и водителя.

Что указать в заявке на оказание транспортных услуг

Стороны: полные названия, ИНН и адреса заказчика и перевозчика, номер договора, к которому относится заявка.
Груз: наименование, число мест, масса, объём, есть ли особые условия — хрупкое, опасное, требует температуры.
Маршрут: адрес погрузки и адрес выгрузки с точностью до дома, дата и время погрузки, срок доставки.
Транспорт: тип кузова, грузоподъёмность и объём, если нужны — требования к креплению, пломбам, температурному режиму.
Кто грузит и выгружает: заказчик, получатель или перевозчик, за чей счёт.
Плата: сумма, что в неё входит, порядок и срок оплаты, какие документы нужны для платежа.
Подписи и печати обеих сторон, дата и номер заявки.

Как оформить заявку на перевозку груза

Проверьте договор. Посмотрите, есть ли в договоре форма заявки и срок, за который её подают. Если формы нет, приложите свою и подпишите её вместе с договором.
Опишите груз точно. Перевозчик считает машину по массе и объёму, а не по названию. «Оборудование» может весить и 200 кг, и 20 т — такую заявку вернут на уточнение.
Назовите даты и часы. Погрузка «на следующей неделе» срывает рейс: перевозчику нужно поставить машину под конкретное окно. Укажите дату и время, а если грузят по записи — номер талона.
Зафиксируйте плату. Сумма и порядок оплаты в заявке снимают споры после рейса: перевозчик знает, когда получит деньги, заказчик — какие документы должен собрать.
Получите подтверждение. Перевозчик подписывает заявку или присылает письменное согласие с номером машины и данными водителя. Без этого рейс не считается согласованным.

Образец заявки на перевозку груза автотранспортом

Образец выше рассчитан на междугородний рейс одной машиной: тентованный полуприцеп, паллеты, погрузка у заказчика и выгрузка у получателя. Для перевозки автотранспортом по городу или в пригород меняется немногое: в маршруте указывают два адреса с точностью до дома и время подачи машины, а в требованиях к транспорту — нужен ли гидроборт и сколько грузчиков едет с машиной.

Если груз едет сборным или требует температурного режима, это пишут в строке об особых условиях: перевозчик подберёт машину и посчитает рейс иначе. Остальные поля — стороны, плата, подписи — остаются теми же, что в бланке.

Частые ошибки в заявках

Не указана масса или объём груза — перевозчик присылает машину меньше нужной, и груз не влезает.
Нет времени погрузки: машина простаивает, а простой по правилам оплачивает заказчик.
В заявке нет ссылки на договор — непонятно, какие условия перевозки и ответственности применяются.
Плата указана «по факту», без суммы: после рейса стороны спорят о цене.
Заявка отправлена по телефону или в мессенджере без письменного подтверждения — доказать согласованный рейс трудно.

Частые вопросы

Чем заявка отличается от договора перевозки?

Договор задаёт общие условия работы сторон на год или на серию рейсов. Заявка — это отдельный рейс внутри договора: конкретный груз, машина, маршрут и плата. Если договора нет, заявка может сама играть роль разового договора, но тогда в ней нужно прописать ответственность и порядок оплаты.

Обязательна ли заявка по закону?

Статья 8 Устава автомобильного транспорта предусматривает заключение договора перевозки через принятие заявки при наличии договора об организации перевозок. Реквизиты заявки и порядок её оформления устанавливают правила перевозок.

Чем отличается заявка на автотранспорт от заявки на перевозку по железной дороге?

Заявка на автотранспорт оформляется под конкретную машину и конкретный рейс: в ней есть тип кузова, грузоподъёмность и время подачи под погрузку. На железной дороге заявку подают на вагоны и контейнеры по плану перевозок, и правила там свои — Устав железнодорожного транспорта. Для автомобильной перевозки ориентируйтесь на бланк выше.

Можно ли отправить заявку по электронной почте?

Можно, если в договоре указано, что переписка по определённым адресам имеет силу. С 1 сентября 2026 года заявку на автомобильную перевозку формируют как электронный перевозочный документ и передают через оператора ИС ЭПД. На бумаге её оформляют в случаях, установленных Минтрансом.

Кто отвечает, если перевозчик не подал машину вовремя?

Перевозчик отвечает за неподачу машины, а заказчик — за неиспользование машины, если иное не установлено договором. Размер ответственности стороны прописывают в договоре или заявке; в законе есть общее правило, но конкретную сумму удобнее согласовать заранее.

Сколько хранить заявки и транспортные накладные?

Срок зависит от того, к какой группе документов компания отнесла заявки в номенклатуре дел. Перевозки и расчёты по ним обычно хранят не меньше пяти лет, но точный срок стоит взять из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепить в своей номенклатуре.

Когда заявки теряются между почтой и мессенджерами

Чтобы заявки на перевозку собирались без ручной переписки

Каждый рейс начинается с письма, звонка и таблицы: менеджер вручную переносит данные груза и машины, сверяет тариф и ждёт подтверждения от перевозчика.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают заявку по шаблону из письма или формы, проверяют обязательные поля и присылают готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»