Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ вводит в действие инструкцию по делопроизводству — локальный акт, по которому в компании оформляют, регистрируют и хранят документы. Ниже — бланк и образец заполнения: кто подписывает, что перечислить в приказе и как довести инструкцию до сотрудников.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

16 ноября 2026 г. № 27

г. Москва

Приказ

об утверждении Инструкции по делопроизводству

16 ноября 2026 г. № 27

Утвердить Инструкцию по делопроизводству ООО «Ромашка» согласно приложению и ввести её в действие с 1 декабря 2026 года.

С 1 декабря 2026 года оформлять, регистрировать и хранить документы общества по правилам утверждённой Инструкции. Ранее изданные локальные акты о работе с документами применяются в части, не противоречащей Инструкции.

Начальнику отдела кадров И. И. Иванову ознакомить работников, которые готовят, подписывают и принимают документы, с Инструкцией под подпись до 30 ноября 2026 года.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: Инструкция по делопроизводству на 24 л. в 1 экз.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Начальник отдела кадров

____________ / 16.11.2026 /

Зачем нужен приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству описывает, как в компании проходят документы: кто готовит, кто подписывает, как присваивают номера, что и сколько хранится. Обязательна она для бюджетных учреждений; коммерческие организации принимают её по своему решению.

Сам по себе текст инструкции силы не имеет, пока его не ввели в действие распорядительным документом. Приказ фиксирует дату, с которой правила начинают работать, назначает ответственных и служит доказательством, что работники с правилами ознакомлены.

Содержание локальных актов определяет ст. 8 Трудового кодекса: они не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством.

Что указать в приказе

Название утверждаемой инструкции и её реквизиты: дата, номер, количество листов.
Дату введения в действие — с неё инструкция обязательна для работников.
Кто отвечает за ознакомление сотрудников и в какой срок.
Судьбу прежних локальных актов о работе с документами: какие отменяются, какие действуют в части, не противоречащей новой инструкции.
Приложение с текстом инструкции и подпись руководителя.
Отметки об ознакомлении работников, которых инструкция касается.

Как издать приказ

Подготовьте инструкцию. Соберите правила работы с документами в один текст: приём и регистрация входящих, оформление исходящих, бланки, подписи, номенклатура дел, сроки хранения. Реквизиты документов удобно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Согласуйте с теми, кто работает с документами. Проект читают делопроизводитель, юрист, бухгалтерия и руководители отделов: они найдут правила, которые не совпадают с текущей практикой.
Издайте приказ. В приказе укажите название инструкции, дату введения в действие, ответственного за ознакомление и приложение с текстом.
Ознакомьте работников под подпись. Лист ознакомления приложите к приказу или к инструкции: подпись и дата подтверждают, что человек знает правила.
Храните вместе. Приказ и инструкцию храните в одном деле: при проверке видно, с какой даты действуют правила и в какой редакции.

Частые ошибки

Приказ издан, а инструкции в приложении нет или она в другой редакции.
Дата введения в действие раньше даты приказа — работники узнают о правилах задним числом.
Нет листа ознакомления: нечем подтвердить, что сотрудник знал требования.
Старые акты о документообороте не отменены и противоречат новой инструкции.
В инструкцию включили пункты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?

Для бюджетных учреждений инструкция по делопроизводству обязательна, и приказ вводит её в действие. Коммерческие организации принимают такой акт добровольно: закон этого не требует, но единые правила экономят время и снижают число ошибок в документах.

Кто подписывает приказ?

Руководитель организации или лицо, которому это право передано доверенностью либо уставом. Делопроизводитель готовит проект, согласовывает и передаёт на подпись.

С какой даты действует инструкция?

С даты, указанной в приказе. Назначайте её так, чтобы работники успели прочитать инструкцию и расписаться в ознакомлении: обычно через несколько дней после подписания приказа.

Нужно ли знакомить с инструкцией всех сотрудников?

Ту часть работников, которая готовит, подписывает, регистрирует и принимает документы. Остальных достаточно ознакомить с правилами, которые их касаются: как подать заявление, заявку или служебную записку.

Чем инструкция по делопроизводству отличается от номенклатуры дел?

Инструкция задаёт правила работы с документами: как их оформляют, регистрируют, передают и хранят. Номенклатура дел — перечень дел с заголовками и сроками хранения, по которому документы раскладывают по папкам. Номенклатура — часть инструкции или отдельное приложение к ней.

Как часто пересматривают инструкцию?

По мере изменений: смена форм документов, переход на электронный документооборот, новые требования законодательства. Изменения вносят отдельным приказом или утверждают инструкцию в новой редакции.

Пока правила живут в голове делопроизводителя

Чтобы типовые документы собирались по инструкции

Инструкция есть, но заявления, заявки и служебные записки по-прежнему пишут в свободной форме, а делопроизводитель правит каждую.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят на подпись готовый текст.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»