Штатная расстановка: бланк скачать бесплатно в Excel

Штатная расстановка показывает, кто фактически занимает места в компании: отдел, должность, фамилия, оклад, подчинение. Ниже — бланк в Excel и образец заполнения для компании на 12 человек.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Организация: ООО «Ромашка»

Подразделение: все отделы

Дата: 01.12.2026

Штатная расстановка

ООО «Ромашка» на 1 декабря 2026 года

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров, 01.12.2026

В отделе продаж четыре менеджера и один руководитель отдела. Руководитель подчиняется коммерческому директору, менеджеры — руководителю отдела.

В бухгалтерии два человека: главный бухгалтер и бухгалтер по расчётам. Обе должности подчиняются генеральному директору.

Свободные места — менеджер по продажам и кладовщик — отмечены в таблице как вакансии, фамилия не заполнена.

Составил

Менеджер по персоналу

____________ / А. А. Сидорова /

Согласовано

Главный бухгалтер

____________ / М. И. Козлова /

Что такое штатная расстановка

Штатная расстановка — таблица, которая показывает, кто из сотрудников занимает каждое место в компании на определённую дату. В ней видно отдел, должность, фамилию и инициалы работника, оклад по штатному расписанию, дату приёма и кому сотрудник подчиняется.

От штатного расписания расстановка отличается тем, что расписание фиксирует должности и оклады, а расстановка — людей на этих должностях. Расписание утверждают раз в год и меняют редко, расстановку обновляют при каждом приёме, переводе и увольнении.

Обязательной формы для расстановки закон не устанавливает. Компания делает её для себя: чтобы видеть структуру, считать численность по отделам и передавать данные в кадровый учёт. Бланк в Excel ниже закрывает эту задачу.

Какие графы завести в бланке

Номер по порядку — чтобы ссылаться на строку при обсуждении.
Структурное подразделение: отдел, цех, филиал.
Должность по штатному расписанию — в том же написании, что в расписании и трудовых договорах.
Фамилия, имя, отчество сотрудника; у вакансии — пометка «вакансия».
Количество ставок: целая, половина, четверть — если в компании есть неполные ставки.
Оклад или тарифная ставка по штатному расписанию.
Дата приёма на должность.
Подчинение: должность и фамилия руководителя.
Примечание: отпуск по уходу за ребёнком, длительная командировка, совмещение.

Как заполнить бланк

Возьмите штатное расписание. Строки расстановки повторяют должности расписания: так видно, какие места заняты, а какие свободны.
Разложите по отделам. Сначала крупные подразделения, внутри — от руководителя к подчинённым. Так таблица читается как структура компании.
Впишите людей. Фамилия и инициалы из трудового договора, дата приёма — из приказа. Вакансию отмечайте словом «вакансия», а не пустой клеткой.
Укажите подчинение. У каждого сотрудника — должность и фамилия прямого руководителя. По этой графе строят схему подчинения.
Утвердите и разошлите. Расстановку подписывает составитель, утверждает руководитель. Актуальную версию храните в одном месте, чтобы отделы не работали по разным спискам.

Частые ошибки

Путают расстановку со штатным расписанием: в расписании должности и оклады, в расстановке — конкретные люди.
Пустая клетка вместо пометки «вакансия»: непонятно, место свободно или сотрудника забыли внести.
Должность написана иначе, чем в трудовом договоре, — при проверке приходится сверять вручную.
Не указано подчинение: таблица не показывает структуру, и по ней нельзя понять, кто кому ставит задачи.
Расстановку обновляют раз в год: после нескольких приёмов и увольнений она расходится с реальностью.

Частые вопросы

Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания?

Штатное расписание — документ с перечнем должностей, количеством ставок и окладами; его форма унифицирована постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Штатная расстановка — рабочий список, кто именно занимает эти должности на дату. Обязательной формы у неё нет.

Обязательна ли штатная расстановка?

Закон её не требует. Расстановку ведут, когда нужен обзор структуры: численность по отделам, вакансии, подчинение. Для кадрового учёта хватает штатного расписания, приказов и личных карточек.

Как часто обновлять расстановку?

При каждом приёме, переводе, увольнении и изменении оклада. Удобно закрепить дату, на которую составлена таблица, и хранить прошлые версии: по ним видно, как менялась структура.

Можно ли вести расстановку в Excel?

Да, для этого хватает таблицы с графами из бланка. Excel удобен фильтрами по отделу и должности и сводной таблицей по численности. Когда сотрудников становится много, таблицу переносят в кадровую систему.

Нужна ли подпись руководителя на расстановке?

Форма свободная, поэтому компания сама решает, как её утверждать. Подпись составителя и руководителя делает таблицу официальной версией, по которой работают отделы.

Когда таблицы собирают вручную

Чтобы выгрузки и списки собирались сами

Расстановку, список вакансий и численность по отделам обычно собирают вручную из нескольких файлов: кто-то обновляет одну таблицу, кто-то другую, и версии расходятся.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие таблицы из ваших систем по шаблону, сверяют данные и приносят готовый файл руководителю.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»