Закупочный акт при покупке товара у физического лица юридическим лицом

Закупочный акт — первичный документ, которым компания оформляет покупку товара у человека без статуса ИП: фиксирует продавца, товар, цену и дату. Ниже — бланк и заполненный образец, а также что проверить, чтобы инспекция не сняла расходы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, 125009, Москва, ул. Тверская, д. 1

Продавец: Иванова Мария Петровна

паспорт 45 12 № 345678, выдан ОВД Тверского района Москвы 14.03.2012

зарегистрирована: 125009, Москва, ул. Тверская, д. 3, кв. 12

Закупочный акт

о закупке товара у физического лица

30 октября 2026 г. № 7

Настоящим актом подтверждаю, что ООО «Ромашка» приняло, а Иванова М. П. передала товар: мёд цветочный в стеклянных банках по 0,5 л — 40 банок, мёд цветочный по 1 л — 20 банок. Товар новый, претензий по качеству и упаковке нет.

Цена за 0,5 л — 350 рублей, за 1 л — 600 рублей; общая сумма — 26 000 рублей. Деньги выплачены наличными из кассы, расходный кассовый ордер № 41 от 30.10.2026.

НДС не облагается: продавец не является плательщиком НДС.

Товар передал (продавец)

Иванова М. П.

____________ / _____________ /

Товар принял (покупатель)

Кладовщик ООО «Ромашка» С. А. Орлов

____________ / _____________ /

Что такое закупочный акт и когда его оформляют

Закупочный акт — первичный документ о покупке товара у человека, который не зарегистрирован как ИП и не выдаёт чек как продавец. Компания составляет его в момент передачи товара и денег: он подтверждает, что товар получен, а деньги уплачены.

Типовая форма № ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132 для общепита, но её давно применяют шире — при закупке сельхозпродукции, вторсырья, материалов у населения. С 2013 года унифицированные формы необязательны: можно взять ОП-5 или разработать свою форму и утвердить её в учётной политике.

Акт нужен, когда товар покупают у физлица за наличные или переводом и расходы надо подтвердить в налоговом учёте. Если продавец — самозанятый или ИП, вместо акта обычно достаточно его чека или документа о сделке.

Что указать в закупочном акте

Название и реквизиты покупателя: организация, ИНН, адрес.
Данные продавца: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес регистрации.
Дату и номер акта, место составления.
Наименование товара, количество, единицы измерения и состояние — новый он или бывший в употреблении.
Цену за единицу и общую сумму, способ оплаты и реквизиты платёжного документа.
Отметку об НДС: продавец-физлицо плательщиком НДС не является.
Подписи продавца и представителя покупателя с расшифровкой.

Как оформить покупку у физического лица

Проверьте статус продавца. Спросите, есть ли у человека статус ИП или самозанятого. Если да, берите его чек или акт по сделке; закупочный акт нужен, когда продавец — обычное физлицо.
Сверьте паспорт. Перепишите в акт фамилию, имя, отчество, серию и номер паспорта, кем и когда выдан, адрес регистрации. Укажите данные, позволяющие установить продавца: паспортные данные могут помочь подтвердить сделку, но статья 9 закона о бухгалтерском учёте не относит их к обязательным реквизитам каждого первичного документа.
Опишите товар. Укажите наименование, количество и состояние. Для сельхозпродукции приложите справку о праве собственности на товар из местной администрации или дачного кооператива, при необходимости — ветеринарное заключение.
Зафиксируйте цену и оплату. Напишите цену за единицу и сумму, способ расчёта. Если платите наличными из кассы, оформите расходный кассовый ордер и укажите его номер в акте.
Подпишите и приложите. Подпишите акт в двух экземплярах: один продавцу, один в бухгалтерию. Приложите платёжный документ и справки о происхождении товара.

Нужна ли касса при покупке у физлица

Применение контрольно-кассовой техники зависит от того, для чего покупают товар. Если товар приобретают для производства или перепродажи, наличный расчёт оформляют чеком, и чек прикладывают к авансовому отчёту или кассовым документам. Если покупают для хозяйственных нужд, касса не нужна, и основанием остаётся закупочный акт.

Наличные расчёты между организацией и физлицом законом не ограничены, но крупные суммы удобнее переводить на счёт: тогда к акту прикладывают платёжное поручение или выписку.

Частые ошибки

Не указаны данные, по которым можно установить продавца и проверить сделку: это может вызвать вопросы к подтверждению расходов.
Товар описан одной строкой без количества и цены за единицу — непонятно, что именно купили.
Нет платёжного документа: акт подтверждает передачу товара, но не факт оплаты.
Акт составили задним числом, а товар фактически приняли позже — расхождение с накладной и складским учётом.
Закупочный акт используют при покупке у самозанятого, хотя у него есть чек, который и подтверждает расходы.

Частые вопросы

Обязательно ли использовать форму ОП-5?

Нет. Унифицированная форма № ОП-5 из постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 необязательна с 2013 года. Можно разработать свою форму, но в ней должны быть обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Можно ли купить товар у физлица без паспортных данных?

Да. Паспортные данные не входят в обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 закона о бухгалтерском учёте. В акте нужно указать сведения, позволяющие установить стороны и содержание сделки, а также другие обязательные реквизиты.

Нужен ли закупочный акт, если продавец — самозанятый?

Обычно нет. Самозанятый выдаёт чек в приложении «Мой налог», и этот чек подтверждает расходы. Закупочный акт нужен, когда продавец — обычное физлицо без специального налогового статуса.

Какой налог платит физлицо с продажи товара?

Зависит от вида имущества и срока владения. По общему правилу доход от продажи облагается НДФЛ, но для ряда категорий действуют освобождения и вычеты. Организация налоговым агентом по такой сделке не становится, если не выплачивает доход как источник выплаты; уточняйте по конкретному товару.

Сколько хранить закупочный акт?

Как первичный учётный документ — не меньше пяти лет после года, в котором он использован для учёта, по ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Если акт связан с расходами в налоговом учёте, храните его до истечения срока хранения документов по налогу.

Когда закупки у физлиц идут потоком

Чтобы акты и чеки собирались без ручной сверки

Если компания регулярно покупает сырьё или материалы у населения, каждый акт приходится проверять: паспортные данные, количество, сумму, платёжный документ.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют реквизиты и суммы и приносят бухгалтеру готовый комплект на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»