Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

С записями в трудовой книжке ознакомлен: образец

Подпись работника под записями в трудовой книжке нужна не всегда. По Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, работник заверяет своей подписью титульный лист при заведении книжки, вкладыша и дубликата. Для остальных записей компания вправе вести лист ознакомления. Ниже — образец записи и форма листа.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Лист ознакомления работников с записями в трудовых книжках

за 2026 год

01 января 2026 г.

Работники отдела продаж, склада и бухгалтерии ознакомлены с записями, внесёнными в их трудовые книжки за 2026 год.

Записи внесены на основании приказов о приёме, переводе и увольнении; сведения сверены с трудовыми договорами и личными карточками.

Работник

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Специалист по кадрам

Специалист по кадрам

____________ / А. С. Петрова /

Когда работник ставит подпись в трудовой книжке

Порядок № 320н требует подписи работника на титульном листе: после даты заполнения книжки работник заверяет правильность внесённых сведений. Та же подпись нужна при оформлении вкладыша и дубликата трудовой книжки.

С 01.09.2021 прежнее правило заверять подписью все записи при увольнении не действует: в Порядке № 320н такой нормы нет. Записи о приёме, переводе, увольнении вносит работодатель, а работник с ними знакомится — под подпись в личном деле или в листе ознакомления, если такой порядок закреплён в локальном акте компании.

Что указать в записи об ознакомлении

  • Фамилию, имя и отчество работника полностью.
  • Должность и структурное подразделение на дату ознакомления.
  • Дату, по которую работник ознакомлен с записями, — обычно дату последней внесённой записи.
  • Подпись работника и её расшифровку.
  • Должность, фамилию и подпись сотрудника, который вёл книжку.

Как оформить ознакомление

  1. Проверьте, нужна ли подпись на титульном листе. Если книжка заведена впервые, оформлен вкладыш или дубликат, работник подписывает титульный лист после даты заполнения.
  2. Сверьте записи с приказами. Сравните каждую запись с приказом о приёме, переводе или увольнении и с трудовым договором: ошибки исправляет работодатель, а не работник.
  3. Внесите запись или заполните лист. Для подтверждения ознакомления используйте отдельный лист ознакомления; запись об этом в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки не вносите, а удобнее вести лист ознакомления по всем работникам сразу.
  4. Возьмите подпись. Работник ставит подпись и дату, кадровик — должность и расшифровку.
  5. Подшейте лист в личное дело. Лист ознакомления храните в личном деле работника или в деле отдела кадров — по номенклатуре дел компании.

Частые ошибки

  • Требуют подпись работника под каждой записью при увольнении — Порядок № 320н этого не устанавливает.
  • Забывают подпись на титульном листе при заведении книжки, вкладыша и дубликата — здесь она обязательна.
  • Ознакомление оформляют задним числом, после увольнения работника.
  • В записи нет даты, по которую работник ознакомлен, — непонятно, какие записи он видел.

Частые вопросы

Обязательно ли работник подписывает каждую запись в трудовой книжке?

Нет. По Порядку № 320н подпись работника нужна на титульном листе при заведении книжки, вкладыша и дубликата. Остальные записи вносит работодатель, а ознакомление подтверждают подписью в листе ознакомления или личном деле.

Можно ли вписать ознакомление прямо в трудовую книжку?

В трудовую книжку такую запись не вносят. Компании чаще ведут лист ознакомления — он не заменяет книжку и хранится в личном деле.

Что делать, если работник отказывается подписывать ознакомление?

Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Акт подтвердит, что работодатель ознакомил работника с записями, а подпись тот ставить отказался.

Кто подписывает лист ознакомления со стороны работодателя?

Сотрудник, ведущий трудовые книжки: специалист по кадрам, инспектор отдела кадров или руководитель компании, если кадровый учёт ведёт он сам.

Сколько хранить листы ознакомления?

Листы ознакомления хранят в составе личного дела работника по номенклатуре дел компании. Сроки устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Кадровые бумаги отнимают время у собственника

Чтобы рутина по трудовым книжкам шла без вас

Записи, листы ознакомления и приказы собираются вручную: каждая бумага требует сверки с приказом и подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные с приказами и карточками и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы