Авансовый отчет: бланк АО-1, образец заполнения и срок сдачи

Образец заполнения

В бухгалтерию ООО «Ромашка»

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Авансовый отчет

о расходовании подотчетных сумм

16 ноября 2026 г. № 14

Получен аванс из кассы 10 ноября 2026 г. по расходному кассовому ордеру № 87 на сумму 30 000 рублей.

Израсходовано 28 450 рублей, в том числе: канцелярские товары — 5 200 рублей, проездные билеты — 12 300 рублей, оплата гостиницы — 10 950 рублей. Остаток 1 550 рублей внесен в кассу 16 ноября 2026 г. по приходному кассовому ордеру № 52.

Приложение: кассовые чеки и накладные на 8 л., проездные документы на 2 л., счет гостиницы на 1 л.

Подотчетное лицо

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Проверил бухгалтер

Бухгалтер

____________ / А. С. Петрова /

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — первичный документ, которым сотрудник отчитывается за деньги, выданные ему под отчет. К отчету прикладывают чеки, накладные, билеты и другие документы, подтверждающие расходы.

В коммерческих компаниях отчет составляют по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. С 2013 года применять эту форму не обязательно: компания вправе разработать свой бланк, но должна утвердить его в учетной политике. На практике АО-1 удобна, потому что привычна бухгалтерии и проверяющим.

В госучреждениях применяется отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520; форма 0504505 с 2021 года не составляется.

Кто сдает авансовый отчет и в какой срок

На подотчет получают деньги работники по трудовому договору, включая руководителя; Банк России допускает выдачу наличных под отчет и исполнителю по гражданско-правовому договору (письмо от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). Человеку без какого-либо договора с компанией выдавать подотчетные нельзя.
Срок сдачи отчета компания устанавливает сама — обычно до трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. Точную дату лучше прописать в приказе или учетной политике.
Если сотрудник не отчитался вовремя, бухгалтерия вправе удержать неизрасходованную сумму из зарплаты, но только с письменного согласия работника и не позднее месяца со дня окончания срока (ст. 137 ТК РФ).
Деньги на командировку можно выдать наличными из кассы или перевести на карту — способ выдачи компания закрепляет в локальном акте.

Как заполнить авансовый отчет по форме АО-1

Заполните шапку. Укажите наименование компании, структурное подразделение, фамилию и инициалы подотчетного лица, его должность и табельный номер.
Внесите данные о деньгах. Номер и дату отчета, сумму, полученную под отчет, и сумму фактически израсходованных средств. Если остались деньги — сумму остатка, если перерасход — сумму, которую компания должна возместить.
Перечислите расходы. На оборотной стороне отчета укажите дату, номер и вид документа на каждый расход, сумму и счет учета. Приложите чеки, накладные, билеты — они должны быть читаемыми, без исправлений.
Подпишите и проверьте. Подотчетное лицо ставит подпись, бухгалтер проверяет отчет и расписывается. Утверждает отчет руководитель компании.

Какие документы приложить к отчету

Кассовые чеки — бумажные или электронные, распечатанные на бумаге. Чек без QR-кода или плохо читаемый налоговая может не принять.
Накладные, товарные чеки, акты — если покупка оформлена без кассового аппарата.
Проездные документы: билеты, посадочные талоны, справки о стоимости проезда.
Документы на проживание: счет гостиницы, акт об оказании услуг.
Документы на представительские расходы: чеки из ресторана, программа встречи, список участников.

Если сотрудник потратил свои деньги

Когда работник купил что-то для компании за свой счет, авансовый отчет оформлять неправильно: подотчетных денег он не получал. В этом случае расходы возмещают по заявлению сотрудника, к которому приложены подтверждающие документы. Компания издает приказ о возмещении и выплачивает деньги через кассу или на карту.

Если же сотрудник сначала получил аванс, а потом добавил свои деньги, в отчете показывают и подотчетную сумму, и перерасход — разницу, которую компания возвращает работнику.

Частые ошибки в авансовых отчетах

Нет подтверждающих документов или приложены копии чеков без оригиналов.
Отчет сдан позже срока, установленного в компании, и сумма не удержана с согласия работника.
В отчете указана сумма, не совпадающая с выданным авансом, а разница не отражена как остаток или перерасход.
Сотрудник не подписал отчет или бухгалтер не проверил его — такой документ не подтверждает расходы.
Наличные выданы человеку, с которым нет трудового или гражданско-правового договора.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму АО-1?

Нет. С 2013 года коммерческие компании вправе использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике. Форма АО-1 остается удобным готовым вариантом.

Можно ли выдать под отчет деньги на карту?

Да, если способ выдачи закреплен в локальном акте. Под отчет деньги выдают работнику, а также исполнителю по гражданско-правовому договору.

Что делать, если сотрудник не вернул остаток аванса?

Удержать из зарплаты можно только с письменного согласия работника и не позднее месяца со дня окончания срока возврата. Иначе остаток взыскивают через суд.

Нужен ли авансовый отчет, если сотрудник оплатил покупку своей картой?

Нет, авансовый отчет составляют только на подотчетные суммы. Расходы, оплаченные личными деньгами, возмещают по заявлению сотрудника с приложением чеков.

Сколько хранить авансовые отчеты?

Срок хранения зависит от содержания документа. Обычно авансовые отчеты хранят не менее пяти лет, но конкретный срок компания устанавливает по перечню типовых архивных документов и своей номенклатуре дел.

Читать в журнале

Когда отчеты и согласования отнимают время

Чтобы рутинные документы собирались сами

Авансовые отчеты, заявки и согласования отнимают у бухгалтерии и руководителей часы: каждую бумагу нужно проверить, сверить с лимитами и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Авансовый отчет: бланк и образец заполнения