Как пишется заявка: образец и бланк

Заявка — документ, которым сотрудник или подразделение просит предоставить что-то: материалы, доступ, транспорт, деньги, отпуск. Ниже — бланк в Word и заполненный образец заявки на закупку оборудования.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от руководителя отдела дизайна

И. И. Иванова

Заявка на приобретение оборудования

для отдела дизайна

16 ноября 2026 г. № 27

В отделе дизайна работают пять человек, у двоих компьютеры не поддерживают программу вёрстки обновлённой версии. Из-за этого макеты для двух клиентов срываются в срок.

Прошу выделить 180 000 рублей на покупку двух графических станций. Коммерческие предложения трёх поставщиков прилагаю.

Приложение: коммерческие предложения на 3 л. в 1 экз.

Автор заявки

Руководитель отдела дизайна

____________ / И. И. Иванов /

Что такое заявка и зачем она нужна

Заявка — письменная просьба сотрудника или подразделения предоставить ресурсы, получить согласие или запустить процесс. Без заявки сложно понять, кто и что просит, на каком основании и к какому сроку.

Единой формы в законе нет. Компания утверждает бланк заявки в локальном акте — инструкции по делопроизводству или регламенте закупок. Если бланка нет, заявку пишут в свободной форме, но с обязательными реквизитами: адресат, автор, дата, суть просьбы и подпись.

Какие реквизиты указать в заявке

Адресат: должность, фамилия и инициалы руководителя или название отдела, куда направляют заявку.
Автор: должность, фамилия и инициалы сотрудника, который просит.
Название документа и заголовок к тексту: «Заявка на …» — коротко о чём.
Дата и регистрационный номер, если заявки регистрируют в компании.
Текст: сначала факты и причина, затем сама просьба с суммой, количеством и сроком.
Приложения: сметы, счета, коммерческие предложения, служебные записки — всё, что подтверждает необходимость.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать заявку

Определите, кому адресована заявка. Пишите тому, кто принимает решение: руководителю компании, начальнику отдела закупок, в бухгалтерию. Если заявка идёт в другой отдел, укажите и руководителя этого отдела.
Опишите причину. Первый абзац — факты: что случилось, чего не хватает, как это мешает работе. Без причины заявку отложат.
Сформулируйте просьбу. Второй абзац начинается со слова «прошу»: что именно нужно, сколько, к какому сроку и за счёт какого бюджета.
Приложите подтверждения. Счета, коммерческие предложения, расчёты, ссылки на регламенты — всё, что поможет принять решение без дополнительных вопросов.
Подпишите и передайте. Подпишите заявку и передайте адресату или в канцелярию. Копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки в заявках

Нет конкретной просьбы: описана проблема, но не сказано, что именно нужно сделать.
Не указаны сумма, количество или срок — адресат вынужден уточнять, решение затягивается.
Заявку путают со служебной запиской: служебная записка сообщает или предлагает, заявка просит предоставить ресурсы или согласовать действие.
Несколько разных просьб в одном документе: каждую лучше оформить отдельной заявкой, чтобы решения не ждали друг друга.
Нет приложений — заявка выглядит голословной, её откладывают до выяснения обстоятельств.

Частые вопросы

Чем заявка отличается от служебной записки?

Служебная записка — внутренний документ, которым сотрудник сообщает сведения, предлагает решение или просит руководителя о чём-то. Заявка — просьба предоставить ресурсы или согласовать действие, часто по утверждённой форме. На практике грань размыта: если в компании есть бланк заявки, ресурсы просят по нему, остальное оформляют запиской.

Можно ли написать заявку от руки?

Да, если в компании не утверждён обязательный бланк. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная заявка с подписью имеет ту же силу.

Нужна ли печать на заявке?

Нет. Заявку подписывает автор, а решение руководитель оформляет резолюцией. Печать ставят, только если это прямо предусмотрено локальным актом.

Как зарегистрировать заявку?

Если в компании есть журнал регистрации заявок, присвойте номер и дату по порядку. Это помогает отслеживать исполнение и сроки. Если журнала нет, достаточно даты и подписи автора.

Сколько хранить заявки?

Срок хранения зависит от содержания: заявки на закупку обычно хранят вместе с договорами и первичными документами, заявки на отпуск — в личном деле. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел, ориентируясь на перечень типовых архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Когда заявки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Заявки, записки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»