Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками: образец

Приказ закрепляет топливную карту за конкретным сотрудником: кто ею пользуется, на каком автомобиле, с каким лимитом и кто отвечает за карту. Ниже — бланк и заполненный образец для автопарка из трёх машин.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

Приказ

о закреплении топливных карт за сотрудниками

16 ноября 2026 г.

Для заправки служебных автомобилей общество выпустило топливные карты на автозаправочных станциях сети «Топливо Плюс». Чтобы каждая карта была закреплена за конкретным водителем и расход топлива можно было сверить с путевыми листами, приказываю:

1. Закрепить топливные карты за сотрудниками: карту № 7700 1234 — за водителем А. С. Смирновым, автомобиль ВАЗ-2115, государственный номер А123ВС77, лимит 60 литров бензина АИ-95 в месяц; карту № 7700 1235 — за водителем П. И. Кузнецовым, автомобиль ГАЗель, государственный номер В456ЕК77, лимит 150 литров дизельного топлива в месяц; карту № 7700 1236 — за водителем С. В. Орловым, автомобиль «Лада Ларгус», государственный номер К789МН77, лимит 70 литров бензина АИ-92 в месяц.

2. Водителям заправлять только закреплённый автомобиль, передавать карту другому лицу запрещено. Чек об оплате топлива прикладывать к путевому листу.

3. Начальнику транспортного отдела М. А. Волковой вести журнал выдачи топливных карт, ежемесячно сверять расход топлива по отчётам поставщика с путевыми листами и докладывать о расхождениях главному бухгалтеру.

4. При увольнении или переводе сотрудника карту сдать начальнику транспортного отдела в день последней смены; карта блокируется у поставщика не позднее следующего рабочего дня.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлены

Водитель

____________ / А. С. Смирнов /

Водитель

____________ / П. И. Кузнецов /

Водитель

____________ / С. В. Орлов /

Начальник транспортного отдела

____________ / М. А. Волкова /

Зачем закреплять топливную карту приказом

Топливная карта — это средство оплаты, привязанное к договору компании с поставщиком топлива. Пока карта не закреплена за сотрудником, непонятно, кто отвечает за её сохранность и кто заправлял машину по конкретному чеку.

Приказ закрывает три вопроса: за кем числится карта и на каком автомобиле, какой лимит топлива отпускается в месяц и что делать при увольнении или переводе. Приказ помогает контролировать выдачу карт, а расход топлива подтверждают документами поставщика, путевыми листами и другими документами о служебном использовании; при споре с водителем о недостаче или перерасходе у компании будет письменное основание.

Что указать в приказе

  • Номер и срок действия топливной карты, название поставщика топлива.
  • Фамилию, имя, отчество сотрудника, за которым карта закреплена, и его должность.
  • Марку, модель и государственный номер автомобиля, который заправляют по карте.
  • Вид топлива и месячный лимит в литрах.
  • Кто ведёт журнал выдачи карт и сверяет расход с путевыми листами.
  • Порядок сдачи карты при увольнении или переводе и срок её блокировки у поставщика.
  • Подпись руководителя и отметки об ознакомлении сотрудников.

Как оформить приказ

  1. Соберите данные по картам. Выпишите из договора с поставщиком номера карт, вид топлива и условия лимитов. Сверьте номера с тем, что написано на самих картах.
  2. Соотнесите карты с машинами и водителями. Одна карта — один автомобиль и один водитель. Если машиной пользуются посменно, закрепите карту за каждым водителем отдельной строкой или выдавайте её под подпись в журнале.
  3. Установите лимит. Лимит в литрах на месяц — это ещё и инструмент контроля: по нему поставщик отсекает заправку сверх нормы, а бухгалтерия сравнивает расход с путевыми листами.
  4. Назначьте ответственного за учёт. Обычно это начальник транспортного отдела или механик: он выдаёт карты, ведёт журнал и сверяет отчёты поставщика.
  5. Ознакомьте сотрудников под подпись. Водители и ответственный за учёт ставят подписи и даты на самом приказе или в листе ознакомления.

Частые ошибки

  • Карта закреплена за автомобилем, но не за водителем: при поломке или подмене машины непонятно, кто отвечает за карту.
  • В приказе нет номеров карт — при проверке не с чем сверить отчёты поставщика.
  • Не указан лимит: водитель заправляет сверх нормы, а бухгалтерия узнаёт об этом через месяц.
  • Забыли порядок сдачи карты при увольнении: уволенный продолжает заправляться, пока карту не заблокируют.
  • Журнал выдачи не ведётся: карта переходит из рук в руки без следов.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о закреплении топливной карты?

Закон не требует отдельного приказа именно о топливных картах. Но карта — это имущество компании, переданное сотруднику, и письменное закрепление помогает подтвердить передачу карты и обязанности сотрудника; расходы на топливо и основания для возмещения ущерба можно подтвердить и другими документами.

Можно ли закрепить одну карту за двумя водителями?

Можно, если машина работает в две смены. Тогда в приказе указывают обоих водителей и порядок передачи карты, а фактическую выдачу фиксируют в журнале под подпись.

Что делать, если водитель уволился, а карта осталась у него?

Карту блокируют у поставщика и требуют вернуть. Стоимость утраченной карты взыскивают как подтвержденный ущерб по правилам статей 247–248 ТК РФ. В пределах среднего месячного заработка работодатель вправе издать распоряжение не позднее месяца после установления размера ущерба; при удержании из зарплаты соблюдают ограничения статьи 138 ТК РФ. В остальных предусмотренных законом случаях обращаются в суд.

Нужно ли знакомить водителя с приказом под подпись?

Да. Сотрудник должен знать, какая карта за ним закреплена и какой лимит ему установлен, иначе требовать соблюдения лимита и возврата карты не на чем основать.

Как часто пересматривать приказ?

При каждой смене водителя, машины или карты, при изменении лимитов и при смене поставщика топлива. Если состав автопарка стабилен, приказ действует до таких изменений.

Карты, лимиты и путевые листы сходятся вручную

Чтобы учёт топлива собирался сам

Номера карт, лимиты, чеки и путевые листы живут в разных местах: в договоре с поставщиком, в отчётах, в журнале механика. Сверка занимает часы, а расхождения всплывают в конце месяца.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают данные по картам и заправкам, сверяют их с путевыми листами и приносят ответственному готовый список расхождений.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы