Служебная записка на возмещение расходов на бензин: образец

Служебная записка на возмещение расходов на бензин — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя компенсировать топливо, потраченное на служебные поездки на личном автомобиле. Ниже — бланк и заполненный образец с расчётом суммы и перечнем приложений.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера по закупкам

И. И. Иванова

Служебная записка

о возмещении расходов на бензин

16 ноября 2026 г. № 27

В ноябре 2026 года я выезжал на встречи с поставщиками на личном автомобиле: 5, 9, 12 и 13 ноября — на склад поставщика в Подольске, 10 ноября — в офис поставщика в Химках. Поездки на общественном транспорте заняли бы вдвое больше времени, а часть маршрутов без пересадок не проходит.

Прошу возместить расходы на бензин за эти поездки в сумме 4 860 рублей по приложенным кассовым чекам АЗС и путевым листам. Расчёт: 135 литров по средней цене 36 рублей за литр.

Приложение: кассовые чеки АЗС на 4 л., путевые листы на 4 л., маршрутный лист поездок на 1 л.

Автор записки

Менеджер по закупкам

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна записка, если есть авансовый отчёт

Служебная записка запускает решение: руководитель видит, куда и зачем ездил сотрудник, сколько топлива ушло и какую сумму компания компенсирует. Авансовый отчёт лишь подтверждает траты, когда решение уже принято.

При использовании личного автомобиля по делам компании размер возмещения расходов согласуют с работником письменно. В записке можно изложить цель поездок и приложить расчёт. Если такое соглашение есть, к нему всё равно прикладывают расчёт и чеки — записка служит основанием для выплаты.

Что указать в записке на бензин

Адресата — руководителя, который принимает решение о выплате.
Автора: должность, фамилию и инициалы.
Даты и маршруты поездок: куда, зачем, с какой служебной целью.
Марку и государственный номер личного автомобиля, если компания ведёт такой учёт.
Количество израсходованного топлива и цену за литр по чекам.
Итоговую сумму к возмещению цифрами и прописью.
Перечень приложений: кассовые чеки, путевые листы, маршрутный лист.
Подпись автора с расшифровкой и дату.

Как оформить возмещение бензина

Согласуйте саму возможность. Если сотрудник будет регулярно ездить на личном автомобиле, оформите письменное соглашение о компенсации или допсоглашение к трудовому договору с размером и порядком выплаты.
Соберите подтверждения. Кассовые чеки с АЗС, путевые листы или маршрутный лист с датами, адресами и целью поездок.
Посчитайте сумму. Умножьте израсходованные литры на цену из чеков. Если компания устанавливает норматив расхода на километр, считайте по нему и приложите расчёт.
Напишите записку. Изложите цель поездок, расчёт и сумму, перечислите приложения.
Передайте руководителю. После резолюции записка уходит в бухгалтерию вместе с чеками — она проводит выплату.

Частые ошибки

Нет цели поездки: указаны только даты и сумма, и руководитель не может оценить, была ли поездка служебной.
Сумма без расчёта: непонятно, откуда взялись литры и цена.
Нет чеков или путевых листов — бухгалтерия не может подтвердить траты.
Записка подана раз в квартал за все поездки сразу: мелкие суммы теряются, чеки выцветают, восстанавливать историю приходится по памяти.
Путают компенсацию за использование личного автомобиля и возмещение расходов на топливо: это разные выплаты с разным оформлением.

Частые вопросы

Чем компенсация за использование личного автомобиля отличается от возмещения расходов на бензин?

Компенсация — фиксированная выплата за использование личного имущества в интересах работодателя; её размер и порядок стороны определяют письменным соглашением. Возмещение расходов на бензин — оплата конкретных подтверждённых трат по чекам. Компенсация возмещает использование и износ автомобиля, а расходы на топливо — затраты, связанные со служебными поездками. Размер и порядок выплаты стороны согласуют письменно.

Нужен ли путевой лист, если сотрудник ездит на личном автомобиле?

По части 1 статьи 6 Закона № 259-ФЗ путевой лист оформляют на транспортное средство, которое используют при перевозке пассажиров и багажа или грузов. Для личного автомобиля сотрудника компании удобнее вести маршрутный лист или журнал поездок: он показывает даты, адреса и цель, а вместе с чеками подтверждает траты.

Можно ли возместить бензин без чеков?

Без подтверждающих документов бухгалтерия не сможет обосновать выплату. Если чеки утеряны, восстановите выписку по карте, которой платили на АЗС, или запросите дубликат у оператора топливной карты.

Облагается ли возмещение бензина НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение документально подтверждённых расходов, понесённых в интересах работодателя, не является доходом работника и не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Компенсацию за использование личного автомобиля и связанные расходы не облагают НДФЛ и взносами в документально обоснованном размере, установленном письменным соглашением с работником.

Как быстро выплачивают возмещение после записки?

Срок законом не установлен: его задаёт локальный акт компании или соглашение с сотрудником. Обычно выплату проводят вместе с ближайшей зарплатой после резолюции руководителя.

Пока записки ходят по рукам, деньги за бензин ждут

Чтобы рутинные заявки собирались сами

Записки, чеки и согласования отнимают у руководителя время: каждую поездку надо проверить, каждую сумму — сверить с лимитом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие заявки по шаблону, проверяют чеки и лимиты и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»