Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт приема передачи ноутбука сотруднику: образец и бланк

Акт приёма-передачи ноутбука фиксирует, что сотрудник получил технику компании и отвечает за неё. Ниже — бланк в Word и заполненный образец: серийный номер, комплектация, состояние и подписи сторон.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

г. Москва

Акт приёма-передачи ноутбука

к трудовому договору от 12 октября 2026 г. № 27

16 ноября 2026 г. № 14

ООО «Ромашка» в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава, передало, а менеджер по продажам И. И. Иванов принял во временное пользование для работы ноутбук Lenovo ThinkPad T14 Gen 4.

Серийный номер ноутбука — PF4X7K2M. Комплектация: блок питания 65 Вт с кабелем, аккумулятор, сумка для переноски, руководство пользователя. Состояние на момент передачи — новое, без механических повреждений, экран без царапин, все порты рабочие.

Стоимость ноутбука по данным бухгалтерского учёта — 92 000 рублей. Сотрудник обязуется использовать технику по назначению, не передавать её третьим лицам, бережно обращаться и вернуть по требованию работодателя или при увольнении в том же состоянии с учётом нормального износа.

Приложение: копия товарной накладной на 1 л. в 1 экз.

Передал

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Принял

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен акт приёма-передачи ноутбука

Акт приёма-передачи ноутбука подтверждает, что сотрудник получил имущество компании: модель, серийный номер, комплектацию и состояние на день выдачи. Без такого документа при увольнении сложно доказать, что техника была у работника и вернулась не в том виде.

Трудовой кодекс обязывает работника бережно относиться к имуществу работодателя (ст. 21 ТК РФ), а работодателя — создать условия для работы. Акт — это способ зафиксировать, что именно передано и в каком состоянии. Единой формы в законе нет: компания может утвердить свой бланк или взять готовый и дополнить его.

Что указать в акте

  • Название и дату документа, номер по журналу регистрации, если акты в компании регистрируют.
  • Стороны: организацию в лице руководителя или другого уполномоченного лица и сотрудника — должность, фамилию, инициалы.
  • Наименование техники: тип, марку, модель, серийный номер с корпуса и с упаковки, если они различаются.
  • Комплектацию: блок питания, кабель, сумка, мышь, гарнитура, установленное программное обеспечение.
  • Состояние на момент передачи: новый или бывший в употреблении, есть ли царапины, сколы, что не работает.
  • Стоимость по данным бухгалтерского учёта — она пригодится при взыскании ущерба.
  • Обязательства сотрудника: использовать по назначению, не передавать третьим лицам, вернуть при увольнении.
  • Подписи сторон с расшифровкой и дату подписания.

Как оформить передачу ноутбука

  1. Подготовьте бланк. Возьмите бланк акта и внесите в него реквизиты компании. Если в компании есть утверждённая форма, используйте её.
  2. Осмотрите технику. Включите ноутбук, проверьте экран, клавиатуру, порты, зарядку и аккумулятор. Сфотографируйте корпус и серийный номер — фото приложите к акту.
  3. Заполните акт. Впишите модель, серийный номер, комплектацию и состояние. Если есть недостатки, перечислите их в акте, а не на словах.
  4. Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у компании, второй — у сотрудника. Оба подписывают передающая и принимающая стороны.
  5. Зарегистрируйте и храните. Отметьте акт в журнале учёта техники и подшейте в личное дело или в папку по учёту имущества.

Акт на компьютер, инструмент и спецодежду

Тот же порядок работает для любого имущества, которое сотрудник получает для работы. Для компьютера или монитора в акте указывают модель, серийные номера системного блока и монитора, комплектацию и состояние.

Для инструмента — наименование, количество, инвентарный номер, состояние и стоимость. Для спецодежды и средств индивидуальной защиты — наименование, размер, количество и срок носки; спецодежду выдают по нормам работодателя, составленным на основе Единых типовых норм, утверждённых приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 767н, с учётом условий труда и профессиональных рисков.

Акт приёма-передачи материальных ценностей отличается от товарной накладной: накладная оформляет переход имущества между организациями, а акт — передачу внутри компании от работодателя работнику. Скачать бланк можно в Word и заполнить от руки или на компьютере.

Частые вопросы

Обязателен ли акт при выдаче ноутбука сотруднику?

Закон прямого требования не устанавливает, но без акта работодателю трудно доказать, что техника передавалась и в каком состоянии. Поэтому акт оформляют почти всегда, а его форму закрепляют в локальном документе компании.

Что делать, если сотрудник потерял или разбил ноутбук?

Составьте акт о повреждении или утрате с описанием обстоятельств и приложите объяснение сотрудника. Дальше решают, есть ли основания для взыскания ущерба: по ст. 241 ТК РФ работник отвечает в пределах среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено договором о полной материальной ответственности.

Можно ли включить в акт условие о полной материальной ответственности?

Отдельным пунктом акта — нет. Полную материальную ответственность оформляют отдельным письменным договором (ст. 244 ТК РФ) и только с работниками на должностях из перечня, утверждённого постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. В акте можно указать, что сотрудник ознакомлен с обязанностью беречь имущество.

Нужно ли указывать стоимость ноутбука в акте?

Желательно: остаточная стоимость по данным бухгалтерского учёта пригодится для расчёта ущерба. При утрате или порче ущерб определяют по фактическим потерям исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости по данным учёта с учётом износа; полная амортизация сама по себе не означает, что ущерба нет.

Сколько хранить акт?

Срок зависит от того, куда подшит акт. Акты о приёме-передаче имущества хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет срок в номенклатуре дел. Практика — не меньше срока работы сотрудника и трёх лет после увольнения.

Когда акты и заявки на технику собираются вручную

Чтобы выдача техники оформлялась без проволочек

Каждый ноутбук, инструмент и комплект спецодежды нужно провести через акт, отметить в учёте и напомнить сотруднику вернуть при увольнении. В компании с десятками людей это превращается в поток бумаг и потерянных документов.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент готовит акт по шаблону, подставляет данные из учётной системы, проверяет комплектацию и приносит документ на подпись. Работает с вашими настоящими случаями, а не с презентацией.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы