Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: образец

Когда сотрудник в день увольнения не забрал трудовую книжку, работодатель отправляет ему уведомление: книжка лежит в офисе или уже ушла почтой. Ниже — бланк и два готовых образца под оба случая.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Иванову Петру Сергеевичу

г. Москва, ул. Лесная, д. 12, кв. 5

от ООО «Ромашка»

Уведомление

о необходимости получить трудовую книжку

16 ноября 2026 г. № 27

Вы уволены 13 ноября 2026 года по собственному желанию (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ). В день увольнения трудовую книжку вы не получили.

Трудовая книжка хранится в офисе по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4, кабинет 210. Получить её можно в рабочие дни с 9:00 до 18:00. При себе нужно иметь паспорт.

Прошу забрать трудовую книжку или сообщить в письменной форме о согласии получить её по почте. До получения такого согласия книжка будет храниться у работодателя.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Петров /

Зачем нужно уведомление

В день прекращения договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или вкладку в неё (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если работник в этот день на работе отсутствует или отказывается забирать книжку, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку почтой.

С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Без уведомления задержка считается нарушением: работник вправе требовать средний заработок за все дни простоя и компенсацию морального вреда.

С 1 сентября 2021 года бумажные трудовые книжки ведут только тем, кто выбрал их в заявлении. Остальным работодатель ведёт сведения о работе в электронном виде, а при увольнении выдаёт справку СТД-Р или СТД-СФР. Если работник отсутствует или отказался получить сведения о трудовой деятельности у работодателя, их направляют на бумаге заказным письмом с уведомлением, заверив надлежащим образом.

Что указать в уведомлении

Фамилию, имя, отчество работника и адрес, известный работодателю, — по личному делу.
Дату увольнения и основание: статья и пункт Трудового кодекса.
Где хранится книжка: адрес офиса, кабинет, часы приёма.
Что взять с собой: паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Просьбу забрать книжку или письменно согласиться на отправку почтой.
Просьбу сообщить письменное согласие на отправку книжки по почте и адрес для отправки.
Подпись руководителя и дату; если отправляете почтой — реквизиты письма с описью вложения.

Как отправить уведомление

Составьте уведомление в день увольнения. Если работник не забрал книжку, сразу оформите уведомление, чтобы не тянуть с выдачей.
Отправьте заказным письмом с описью вложения. Опись подтверждает, что в конверте было именно уведомление, а не пустой лист. Квитанцию и опись храните в личном деле.
Дождитесь ответа или визита. Работник может прийти за книжкой сам или письменно попросить отправить её почтой.
Отправьте книжку, если работник согласился. Трудовая книжка направляется почтой только с письменного согласия работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Зафиксируйте выдачу. При личной выдаче попросите расписаться в книге учёта движения трудовых книжек; при отправке — сохраните опись и квитанцию.

Если работник согласился получить книжку по почте

Письменное согласие можно оформить отдельным заявлением или прямо в уведомлении: работник пишет «согласен на отправку трудовой книжки по адресу…», ставит дату и подпись. Без такого согласия отправлять книжку нельзя — за самовольную отправку работодателя могут привлечь к ответственности.

Книжку отправляют заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. С даты отправки работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Храните опись и квитанцию: они доказывают, что книжка ушла.

Если работник не приходит и не отвечает

Закон не устанавливает срока, в течение которого работник обязан забрать книжку. Работодатель не может удерживать её бессрочно: книжка хранится в организации до востребования, но за задержку выдачи без уведомления наступает ответственность.

На практике после отправки уведомления книжку хранят в личном деле и в книге учёта движения трудовых книжек делают отметку о направлении уведомления. Если работник так и не обратился, книжка остаётся в архиве организации.

Частые вопросы

Обязательно ли отправлять уведомление, если работник отказался забирать книжку лично?

Да. Отказ работника зафиксируйте актом, а затем отправьте уведомление почтой. С момента отправки вы не отвечаете за задержку выдачи (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Можно ли отправить книжку без согласия работника?

Нет. Почтой книжку направляют только с письменного согласия работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Без согласия — только личная выдача.

Что будет, если не отправить уведомление?

Задержка выдачи книжки без уведомления — нарушение трудового законодательства. Работник вправе взыскать средний заработок за дни задержки и компенсацию морального вреда, а инспекция труда может привлечь к административной ответственности.

Нужно ли уведомлять работника, если он на электронной трудовой книжке?

Да, если он отсутствует или отказался получить сведения о трудовой деятельности у работодателя. Тогда их направляют на бумаге, заверив надлежащим образом, заказным письмом с уведомлением. Со дня отправки письма работодатель освобождается от ответственности за задержку предоставления сведений.

Сколько хранить копию уведомления?

Копию уведомления, квитанцию и опись вложения храните в личном деле работника. Сроки хранения личных дел устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Увольнение без бумажной волокиты

Чтобы кадровые документы собирались сами

Уведомления, акты, приказы и записки при увольнении отнимают время у руководителя и кадровика: каждый документ надо составить по форме, проверить сроки и отправить.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»