Реестр документов: образец

Реестр — это список документов с номерами, датами и подписями тех, кто их передал и принял. Ниже — образец реестра документов и реестра приёма-передачи, который можно заполнить от руки или перенести в таблицу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж → бухгалтерия

к договору поставки от 12.10.2026 № 47

Реестр документов

передаваемых от отдела к отделу

16 ноября 2026 г.

Передаю в бухгалтерию документы по сделке с ООО «Василёк» за октябрь 2026 года. Всего 4 документа на 6 листах.

1. Договор поставки от 12.10.2026 № 47 — 2 л. — 1 экз. 2. Счёт от 14.10.2026 № 218 — 1 л. — 1 экз. 3. УПД от 20.10.2026 № 96 — 1 л. — 1 экз. 4. Акт сверки на 31.10.2026 — 2 л. — 1 экз.

Документы переданы в полном составе, замечаний по комплектности нет.

Передал

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Принял

Бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое реестр документов

Реестр документов — список бумаг или файлов, которые передают из одного места в другое: из отдела в бухгалтерию, от подрядчика заказчику, из компании в архив или в суд. В нём перечисляют каждый документ с номером, датой и количеством листов, а в конце расписываются те, кто передал и принял.

Обязательной формы в законе нет. Компания сама решает, какие графы завести, и закрепляет шаблон в инструкции по делопроизводству. Оформляют такие списки по ГОСТ Р 7.0.97-2025: реквизиты, дата, подписи — как у остальных внутренних документов.

Реестр приёма-передачи — тот же список, только с акцентом на момент передачи: в нём важны подписи сторон и отметка, что комплектность проверена.

Что указать в реестре

Название организации и подразделения, которое передаёт документы.
Кому передают: отдел, должность и фамилию получателя.
Дату составления реестра и, если в компании принято, регистрационный номер.
К чему относится папка: номер договора, период, название сделки.
По каждому документу: порядковый номер, вид, дата и номер документа, количество листов и экземпляров.
Итог: сколько всего документов и листов.
Подписи передающего и принимающего с расшифровкой.

Как составить реестр документов

Соберите документы в одну папку. Разложите бумаги по порядку: договор, приложения, счета, акты, переписка. Один документ — одна строка.
Пронумеруйте строки. Порядковый номер в реестре помогает найти бумагу и сверить комплект при приёмке.
Опишите каждый документ. Вид, дата, номер, на скольких листах и в скольких экземплярах. Для приложений укажите, к какому договору они относятся.
Подведите итог. Посчитайте общее число документов и листов — по этой цифре принимающий сверяет папку.
Подпишите в двух руках. Передающий и принимающий ставят подписи с датой. Один экземпляр остаётся у передающего, второй — у получателя.

Образец реестра приёма-передачи документов

Реестр приёма-передачи составляют, когда документы переходят от одного ответственного лица к другому: при смене бухгалтера, передаче дел в архив, возврате оригиналов после проверки, отправке папки курьером.

В шапке пишут, кто и кому передаёт документы и к какому договору или периоду они относятся. В таблице перечисляют каждый документ, а ниже — итог по количеству и листам. Завершают реестр две подписи: «передал» и «принял», у каждой — должность, фамилия с инициалами и дата.

Если документы отправляют почтой или курьером, к реестру прикладывают опись вложения и указывают её номер в отметках.

Частые ошибки

Пишут «документы по договору» без перечня — при нехватке бумаги невозможно понять, что именно пропало.
Не указывают количество листов, хотя принимающий сверяет папку именно по этой цифре.
Ставят одну подпись — того, кто передал; без подписи принимающего реестр не доказывает передачу.
Смешивают в одном реестре оригиналы и копии, не помечая, что именно передаётся.
Не указывают дату — при споре невозможно понять, когда документы перешли к получателю.

Частые вопросы

Обязателен ли реестр документов по закону?

Общей обязанности составлять реестр при каждой передаче бумаг внутри компании нет. Но если передача важна для учёта или спора — оригиналы подрядчику, документы в суд, дела в архив, — реестр с подписями обеих сторон подтверждает, что и когда передали.

Чем реестр отличается от описи?

Опись обычно составляют к конкретному делу или папке для хранения и вложения в почтовое отправление. Реестр — более широкий список передачи: в нём могут быть документы из разных дел, и главное в нём — подписи передающего и принимающего.

Можно ли вести реестр в таблице?

Да. Электронная таблица удобна для больших папок: в ней проще считать листы и фильтровать строки. Распечатанный и подписанный экземпляр прикладывают к папке, а файл хранят вместе с ней.

Нужна ли печать на реестре?

Нет. Это внутренний документ, его подписывают передающий и принимающий. Печать ставят, только если так принято в компании или если реестр уходит во внешнюю организацию и там этого требуют.

Сколько хранить реестры?

Срок зависит от того, к каким документам относится реестр. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда папки передают каждый день и вручную

Чтобы реестры собирались сами

Когда документы передают десятками, реестр вручную отнимает время: надо переписать номера, посчитать листы и собрать подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие списки по шаблону из почты и папок, проверяют комплектность и приносят готовый реестр на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»